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关于档案信息化建设

摘要：当前网络环境下,随着电子政务和办公自动化的发展,人们对在网上查询档案信息的需求也日益强烈,对档案工作也提出了更高的要求和更大的挑战,档案信息化建设对于档案事业的发展有着不可忽视的作用.档案管理方面如何合理地应用计算机技术和现代通讯技术,实现档案管理数字化和网络化,重视档案管理信息化的建设.为此,本文针对当前档案信息化建设进行浅显的分析和研究.

关键词：档案信息化；建设；现状；问题

一、档案信息化建设现状

档案信息化是档案工作的重要组成部分,是现在乃至今后相当长一个时期内档案工作的重要内容,也是档案学研究的主要对象.

(一)档案数字化建设

档案数字化是目前档案信息化建设的重要内容之一.有学者指出,"十一五"以来,档案数字化工作取得很大发展,规模不断扩大,档案数字化加工市场已经形成,不只局限在纸质档案方面,已扩展到很多不同种类载体档案.

(二)电子文件管理

近年来,国内外关于电子文件管理的理论研究众多,在电子文件管理理论、标准、参考模型等方面的研究都取得了长足的进步.

在国内方面,中国人民大学电子文件研究团队首先启动了电

子文件国家战略的研究,提出中国电子文件管理应该走一条"统

揽全国,政策引导,融合发展,综合治理"的道路.

(三)数字档案馆建设

杨安莲在《关于数字档案馆标准体系的思考》中指出数字档案馆是指存储和利用档案信息资源的信息空间,是一个由众多档案资源库群、档案信息资源处理中心、档案用户群构成的数字档案馆群体.

2000年,国家档案局在深圳召开了全国第一次数字档案馆

建设研讨会,就此拉开全国数字档案馆建设的序幕.数字档案馆

建设逐步规范化.

(四)档案信息安全建设

2010年,国家档案局杨东权局长在全国档案安全体系建设工作会议上的讲话中明确指出：必须始终坚持把档案信息安全和档案实体安全放在同等重要的位置.在信息化建设上加强档案信息安全管理,采取一些有效措施和技术手段,来保证数字档案管理系统运行安全,提高档案信息安全的保障能力.

二、档案信息化建设存在的问题

档案信息化建设,特别是数字档案馆与传统档案馆相比,有丰富的数字化资源、海量存储、快速传输、信息共享等优点.从当前我国档案界的情况看,在档案信息化进程中总体态度是积极的,但在一定程度上存在急于求成、片面追求结果、淡化过程、对困难估计不足的倾向.因此,我们应该清醒地认识到档案信息化建设还存在着诸多的难点和问题亟待深入研究解决.

(一)指导思想问题

倪丽娟教授指出市场经济社会,任何行业的发展必须首先从自身所肩负的社会使命出发,通过有效履行自身的社会职责来换取自身发展所需的外部社会环境,与此同时从社会获取自身发展的动力.

(二)解决传统思维定式的影响

档案工作的社会使命在于通过为社会提供档案信息服务来推

动社会和个人的发展与进步.在社会发展不同阶段,社会对档案

部门提供信息服务方式的要求是不同的.

(三)档案信息开发职责的调整

从档案信息开发意义上,我们长期以来奉行的思想是：档案

工作者肩负着为社会进行档案价值鉴定和信息筛选的职责.在社

会信息技术不发达的时候,这样处理问题具有明显的社会适应性.

(四)档案信息技术建设的问题

夏燕玲教授认为技术问题主要有以下两个方面：一是数据的异构性.由于档案馆接受的移交电子档案来自不同单位和部门,各个单位之间的数据库往往是异构的.二是高度的分散性.档案馆作为信息资源的最大拥有者,面对巨大信息量,如何尽快筛选出有价值信息,合理管理和利用信息,并与社会形成知识共享提出了挑战.

（五）档案信息化的自身存在风险

孙晶彬在《实现档案信息化对促进企业管理提升的思考》提到档案信息化是以电子文档的形式进行留存,但是这种保存方式需要空间环境必须具有防磁、防潮等条件.除此以外,电子信息与纸版信息相比,真伪鉴定较难,电子文件信息与载体的可分离性,这都会使电子文档出现被篡改的危险.

三、档案管理信息化建设应采取的措施

(一)加强电子文件归档管理,提高档案信息化管理水平

根据档案管理的规定和要求,对各种不同类型载体的档案进行数字化处理及转换,加强电子文件著录、归档的工作,保证产生的电子文件真实、完整、有效,并有一定的保存价值.研究电子档案接受、保管、利用的技术方法,并制订相关电子档案管理办法.

（二）稳定档案队伍,提高业务素质,档案人员必须从杂业型转向专业型

用什么来保证档案系统现代化管理工作正常、有序、可持续的发展,人的因素至关重要.既要提高档案人员的专业知识水平,又要转化他们固有的观念.提高档案从业人员队伍素质,创造条件有针对性地对他们进行岗位的培训和知识更新；建立相应的竞争机制,克服人的惰性,充分发挥档案人员的主观能动性；还应建立相应的激励机制,合理设置各类岗位.

（三）提高现代化管理手段,实行资源共享,管理方式从传统的管理转向现代化管理

各级档案工作要紧紧围绕本部门的工作重点、关注的热点来组织信息、提供信息.档案工作如何认识"网络化管理"和"数据化档案",实现信息资源的共享、共建的目的.为此,应开展现代化管理工作,必须做到档案管理软件的选择,推广要慎重.选择的软件必须具备规范化、通用化,并有很强的包容性.

四、结语

档案信息化建设对于档案事业的发展具有十分重要的现实意义,已经成为现代档案信息管理和利用的最有效途径.在这一过程中应充分认识到档案信息化是一个长期的、艰苦的过程,档案部门应进一步加强基础工作,改革档案工作管理机制与运行机制,切实把档案信息化建设落在实处.

参考文献：

[1]倪丽娟.信息化背景下的档案信息资源开发.档案学通讯,2003,04:79-82.

[2]杨安莲.关于数字档案馆标准体系的思考.档案学通讯,2006,06:58-62.

[3]夏燕玲.档案信息化建设与档案管理的几点思考.云南档案,2010,03:19-31.

作者简介：樊敬,山西大学经济与管理学院.

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