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企业档案管理信息化的实现方式与相关问题
随着全球产业信息化进程的推进,企业要想在激烈的市场竞争中占有一席之地,健康有序地发展,就应当紧跟发展的脚步实现企业档案管理信息化.运用先进的科学技术对企业的各类档案进行整理分析,再通过网络平台实现信息传递.这样在提高企业工作效率的基础上,实现经济利益的提高,更好地实现企业价值.
一、企业档案管理信息化的必要性
档案管理是企业管理中非常重要的一环,应用良好的档案管理技术进行管理可以更好地反映企业信息资源,帮助企业更好地维护自身的合法权益.那么,在信息网络技术发达的今天,将高技术含量的信息化管理应用到企业档案管理中去,势必会为企业档案管理工作带来福音.首先,档案管理信息化是一个以数据库为主的系统,它会完成文件收集、鉴定、查询、共享等一系列工作内容,使档案工作不必像从前那样只能完成企业资料存储.传统的档案管理情况下,当企业管理者需要某项资料时,需要耗费大量的人力查询及送达,而档案信息化后则可以轻松实现电子查找及网络传输,节约了人工成本的同时提高了工作效率.其次,档案管理信息化可以实现资源共享.所谓信息化时代最主要的标志就是资源的共享,很多学者已经指出信息资源的战略地位,信息资源已成为社会经济发展的重要组成部分.档案管理信息化可以大量地减少档案管理人员的工作量,并更加有效地完成档案归集、立卷等工作,极大地提高了工作效率.再次,档案管理信息化更有利于企业管理者进行决策,增加企业收益.档案应包含企业管理经验、经营理念等一系列资料,在企业进行重大决策前可以通过对以往工作决策、提案执行情况的研究,对现行决策的可行性做出分析,使企业进行更优质的资源配置,提高企业经济效益的同时还可以不断提高企业的软实力.
二、企业档案管理信息化路径
企业档案管理信息化势在必行,作为管理者应与时俱进,接受新的管理理念、学习新的管理知识、明确企业管理方向.我们可以通过以下措施布署企业档案信息化管理工作：
（一）增强档案管理信息化意识.以往的档案管理工作并没有受到企业管理者的重视,对于企业信息大多需要经历过的人回忆整理,不但不能完全将事件客观的还原,还很容易造成无人知晓的尴尬状况.在当前的信息化时代,我们应加强企业档案信息化管理,强化档案管理的法规、制度,提高企业对档案管理的重视程度.还应在档案管理方面加强企业内部宣传,使企业领导及员工都可以充分意识到档案管理不仅仅是企业历史的记载,还可以通过数据归纳总结企业生产经营过程中的经验及不足,对于企业今后的生产、经营、管理有着重大意义.
（二）加强企业档案信息化资源建设.企业应加强档案信息化管理的投入力度,利用计算机、扫描仪等将纸质档案数字化,建立全文数据库系统,使企业档案管理更具规范性、服务性、共享性.企业以往的档案管理即使已经应用计算机进行归档,但由于信息化资源的不健全,使企业在应用软件方面比较随意,并没有将文件检索与信息管理融于一体,这就造成了信息管理过程中不能快捷地编研信息成果,制约了档案信息化进程.因此,企业需要加强档案数据库存建设,进行标准化的档案管理,进一步促进信息共享进程.
（三）建立档案信息安全系统.档案的价值在于其原始性、唯一性及历史传承性,为以后的工作提供参考.所以档案管理工作要保障档案的完整、有效、安全,以及档案的原始性、长期保存性等至关重要.因此,我们要建立健全档案信息安全保障系统,努力维护档案信息的安全性.我们可以通过身份认证进入系统,采取加密措施、时时存盘程序、文件备份等手段实现档案管理的安全保障.同时,必须加强档案管理人员的培训,使其适应档案管理的现代化管理方式,更好地完成档案管理的安全保障工作.
三、总结语
综上所述,企业档案信息化管理是企业经营管理的重要组成部分,是当前的信息化时代的必然趋势,也是提高档案信息化服务水平的必由之路.我们应加大对企业档案信息管理的研究力度,通过现代化管理手段完成档案管理进程,推动企业档案管理的进步和发展,为企业更好地适应社会发展,进一步提高经济效益奠定坚实基础.
管理信息化论文范文结:
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6、医学教育管理杂志