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规范高校学科档案管理
何玉兰
(黄冈广播电视大学,湖北黄冈438000)
［摘 要］在学校的建设和发展过程中,学科档案建设水平对学校教育工作和人才培养工作产生着重要的影响,而要想进一步提高学校学科建设水平,就应该认识到学科档案管理的重要性,加强对学科档案资源的应用,为学科档案管理工作提供良好的支持.文章将高校学科档案的规范化管理作为研究对象,力求加强管理的规范性和有序性,促进学科档案资源的应用.
［关键词］高等教育；学科建设；学科档案；规范化管理
［DOI］10.13939/j.cnki.zgsc.2018.12.114
在学科建设工作中,学科档案资源的应用产生着极其重要的影响,加强对学科档案资源的应用,可以促进学科建设水平的进一步提升.因此新时期针对我国高校学科档案管理效果不理想的情况,应该积极探索对学科档案管理工作进行优化创新的措施,增强档案管理工作的规范性和有序性,在学科建设方面促进档案资源的优化利用.
1高校学科档案的主要内容
高校学科档案是高校长时间推进学科建设过程中形成的重要文件、信息资源,涉及多方面的内容,如行政管理类型的档案、科学研究类型的档案、固定资产管理类型的档案、人事管理类型的档案以及财务管理类型的档案等,是对高校学科建设情况的准确记录.在高校推进学科建设工作的过程中,加强对学科档案管理工作的重视,并积极探索对学科档案管理工作进行优化创新的措施,可以形成学科档案管理优势,为学科建设提供相应的支持,为高校教育教学质量和人才培养质量的逐步强化提供相应的支持.
2高校学科档案管理工作现状
在研究中对我国高校当前学科档案建设管理情况进行细化的分析,发现虽然高校初步认识到档案管理的重要性,并为了提高档案资源的利用率在档案管理方面做出了一定的实践和探索,但是学科档案管理工作仍然存在问题,无法支撑高校学科建设工作的稳定发展.［1］系统分析,现阶段我国高校在推进学科档案管理工作的过程中,遇到的问题集中体现在以下几个方面：首先,学科建设人员和学科科研人员对学科档案管理重要性的认识不足,在实际参与学科建设和科研管理工作的过程中一般不会主动配合档案管理工作,导致档案管理工作无法获得学科建设部门的有效配合,会对学科档案建设基本情况产生不良影响.其次,高校在开展档案管理工作的过程中,管理制度和管理机构的建设不够完善,导致部分档案管理部门无法承担学科档案管理工作,学科档案管理及时性和全面性不足,管理工作缺乏科学性,导致学科档案管理与学科建设出现了相脱离的情况,难以借助学科档案资源的应用促进学科建设工作的开展.最后,学科档案管理人员专业素质不足,并未与时俱进地加强对先进档案管理理念的学习,在实际开展学科档案管理工作时仍然沿用传统的管理方法和管理理念,缺乏主动服务意识,无法保证学科档案资源的有效应用.所以针对这些问题,新时期在组织开展学科档案管理工作的过程中,要制定更为科学的规范化管理方法,增强管理的科学性和有效性,确保学科建设过程中档案资源的利用率得到明显的提高.
3有效规范学科档案建设的对策
在对高校当前学科档案管理工作存在的问题形成细化认识的基础上,要想对高校学科档案管理工作进行改革创新,促进档案资源利用率的逐步提高,就要制定相应的规范化管理措施,全面推进学科档案建设工作的优化开展.
3.1积极树立科学的档案管理理念
高校学科档案管理工作的有序推进离不开学校领导和学科建设管理人员的支持,只有在学校领导和学科建设人员的紧密配合下,才能进一步增强管理的科学性和规范性,保证学科档案管理水平的逐步提高.［2］因此要引导学校领导人员和学科建设人员正确认识到学科档案管理的重要性和必要性,并借助一定的宣传教育促进领导人员档案管理意识的提高,能够在工作中积极主动地配合学科档案管理工作,在学科体系中形成管理合力,确保档案管理工作取得理想的成果.同时,要在学科内部加强对档案管理知识的普及,宣传最先进的档案管理思想和管理方法,让学科建设人员都可以积极主动地参与到学科档案管理工作中,促进学科档案管理规范性的明显增强.
3.2构建完善的管理机构和规章制度
在高校推进学科档案管理工作的过程中,完善的管理机构和规章制度能够对学科档案管理工作进行规范,增强管理专业性.［3］一方面,在对学科档案管理机构进行完善的基础上,由专业的科学管理人员负责学科档案管理工作,对各部分管理人员的工作责任加以明确,在细化分工的基础上能提高学科档案管理工作的整体质量,促进档案的移交、接收和归档工作都可以取得理想的成效.另一方面,结合高校学科档案的实际建设需求加强对管理制度的建设,对归档制度、查询借阅制度、保密制度、奖惩制度以及库房管理制度等进行构建,可以形成全方位学科档案管理规范化体系,促进学科档案管理规范化建设工作的全面落实,进而形成学科档案管理的系统化管理优势,在提高管理效果的基础上,为学科建设方面对档案资源的应用创造良好的条件.
3.3加强对学科档案管理人员综合素质的培养
学科档案管理人员是组织开展档案管理工作的主体,只有保证学科档案管理人员的综合素质,才能使其凭借较强的工作能力开展管理工作,增强管理的科学性和有效性,保证档案资源管理水平的逐步提升.［4］因此,一方面,要针对学科档案管理人员实施理论教育培训,对档案管理人员的政治素养和工作责任感加以强化,保证其能够以良好的工作状态投入学科档案的收集和管理工作中,对管理流程进行细化,增强管理工作的有序性.另一方面,学科档案管理人员结合培训教育工作队自身创新意识加以强化,在管理工作中不断参与到学习和实践活动中,以创新管理思想对管理工作进行优化,在实际管理工作中将理论和实践进行有机结合,力求可以真正发挥出学科档案建设管理优势,稳步推进高校学科建设工作的优化开展.
3.4加强对现代档案管理手段的应用
随着信息技术的发展,在学科档案管理工作中管理技术也发生了一定的变化,档案管理人员要想增强管理规范性,凸显管理效率,就要在管理工作中引入信息化管理手段,加强对电子档案文件的管理,并且将现有纸质档案录入到电子数据库中,完成对档案资源的备份.［5］同时,还要加强对电子档案共享平台的建设,让档案管理人员可以将有价值的档案信息上传到共享平台上,方便学科建设人员对档案资源的查询和应用,促进档案资源的共享.如此,就可以在现代信息技术的支撑下,逐步构建完善的档案管理模式,切实保证学科档案资源的共享和应用效果,全面推进高校学科建设工作.
4结论
对于高校学科建设工作而言,学科档案资源是重要的资源形式之一,加强对学科档案资源的应用,能够对前期工作成果和工作经验教学进行总结,并提出更加科学的建设发展规划.因此在推进高校学科建设的过程中,应该注意将学科档案管理的规范化发展作为研究对象,制定合理的档案管理规划,有效促进学科建设质量的逐步提升.
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1、档案管理论文
6、医学教育管理杂志