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建筑工程资料管理中存在的问题与改进策略

文/烟台市城市基本建设档案馆于欣令

【摘要】在社会全面建设的进程中,建筑工程领域为该项建设工作作出了巨大的贡献,建筑工程开展的规模越来越大,这样的发展环境使得该领域中的建筑信息和数据较多,若未对其展开合理化的管理,将对后续养护与维修工作不利.鉴于这样的状况,在此次研究中主要对建筑工程资料管理方面的课题展开详细论述.此次研究的思路是从分析当前管理存在不足的角度着手,进而提出几点优化的建议.

【关键词】建筑工程；档案资料管理；城建档案馆

建筑工程是当前较为火热的行业,在其发展中不仅要保障施工的质量,同时要将施工过程中各环节的数据进行记录和存储,这就使得建筑工程设计、施工、验收等方面的资料保管工作显得尤为重要.在大数据时代,各个行业经营与发展过程中的数据均影响着后续的维护工作与新发展战略的制定,当今时代的发展特点较为注重信息和数据,众多的数据能显现出事物发展的规律,这样对提升事物掌控力具有重要的辅助性作用,尤其是在建筑工程行业中的信息,对有效规避一些施工风险与质量风险意义重大.

一、建筑工程资料管理中存在的问题

（一）对资料的搜集工作缺乏全面性.在开展建筑工程设计与施工管理时,项目工程负责人对资料管理责任不强,直接影响着资料信息搜集的质量.同时资料员在开展资源管理工作时,受到自身和其他客观条件的影响,导致资料的搜集和分类工作不全面,甚至出现资料残缺与丢失的现象.

（二）资料归档的管理与操作缺乏规范性.在建筑工程完成施工任务之后,相应的施工人员要开展与自身相关资料的整理与存档,但是大部分的建筑工程企业基本上没有严格遵守相关法律法规,这样的状况在当前建筑工程领域中频繁出现,造成建筑工程的信息材料在内容上相互混杂,有的资料原件与复印件混放,资料生产的时间缺乏关联性,施工工艺与流程的内容过于粗糙,相应方案的审批手续不完备,以上的现象充分地说明了当前建筑工程资料档案管理不规范,这样的状况严重影响了建筑工程企业的管理与经营活动的顺利开展.

二、改进建筑工程资料管理的策略探究

（一）构建健全的资料管理体系.鉴于建筑工程资料对企业经营的重要性,在开展资料档案管理工作的过程中,应注重建立健全管理体系.首要的任务是提升档案管理部门的工作效率,并根据自身项目施工类型,制定与之相匹配的档案搜集与管理流程.在此环节应注重资料搜集工作开展的流程,针对不同项目的性质,对相应的资料予以实时记录和存储.为了提升竣工后工程资料管理的效率,要注重管理的系统化与规范化,需要对相关部门作出要求,让其构建完善的管理系统.在实际工作中应完成以下几点工作内容：一是对管理制度进行重新制定,把资料管理的工作落实到项目工程的各个环节当中,进而使每位与之相关的人员参与到该项管理工作中,并实现协调工作,保障资料搜集的规范性.二是建立健全工程项目资料的数据库,完善常规工作中原始信息的记录,例如材料采购、进场记录和相应的施工记录等,重点要对竣工资料信息进行整理与存储,进而提升数据库的实用性.三是要提升档案管理人员的职能水平.可以通过对专业的档案管理理论进行学习的方式来提升其相应的理论知识,并组织借鉴学习,通过对高效档案管理机构处理管理工作内容的了解,来取长补短强化自身管理能力.四是提升档案管理人员对资料校对的工作水平,以此来提升资料和数据的准确性.

（二）及时将建筑工程资料信息移交到城建档案馆.建筑工程资料的信息较多,各个阶段性的资料对整个项目工程管理而言具有重要的作用.因此,为了规避相应资料出现混乱和缺失,应从以下几个方面来进行管理：一是在搜集资料和存储资料的环节中,做好资料的有序分类与管理,分类主要是为了更好地弄清在工程中不同环节施工进度与质量,对后续的翻阅与存储起到积极作用.鉴于建筑工程项目涉及的专业和部门较多,若是全都放在一起,则造成日后的检索与统计工作难度系数较大,因此,要对资料进行组卷与归档,按照相应的系统化操作,将其分门别类地装订,并进行归档保管.二是要在竣工验收完成之后,立即向相关城建档案馆进行档案的移交,在此环节中城建档案馆在保管的过程中要注重档案室的建设,以此来提升资料的安全系数,提高资料保存的水平.

三、结论

通过本文的论述得知,当前建筑工程资料信息管理过程中表现出很多不足,其中影响较大的两个因素是管理规范性与资料搜集的及时性,这两方面工作落实的状况不佳,导致很多建筑资料存在不完整的状况.针对出现的问题,本文提出了两点建议：一是构建健全的资料管理体系.二是及时将建筑工程资料信息移交到城建档案馆.望此次研究的内容和结果能被建筑工程档案管理从业人员关注,进而辅助其提升自身的管理水平,为我国建筑工程领域稳定经营与健康发展起到推动作用.

【参考文献】

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