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人事档案管理工作之我见
人事档案是上级领导、人事部门、人事管理部门等依据人事工作需求、以每个人的姓名为特征,集中保存起来,真实反映每位员工个人经历、德才表现、工作业绩等内容的资料.随着我国人事制定改革的逐步深入,就业者转移节奏越来越快.此时,做好人事档案管理工作尤为重要.本次研究在把握人事档案管理工作的特性基础上,深入分析人事档案管理工作有待改进之处,并提出相应的解决方法,以期为促进人力资源开发提供一定指导.
一、人事档案管理中的不足之处
（一）单位领导未认识到档案管理的重要性.众所周知,档案管理是一项复杂、琐碎的工作,不易获取明显的成绩.因此,有些领导在认识方面存在一定误区,认为人事档案管理者日常只是从事抄写或整理资料等工作,不需要多高的技术含量,也无法直接创造经济效益.他们认为人事档案管理只要不丢失、泄露档案即可,忽视人事档案管理的重要性,也并未将其提到议事日程上,档案办公场所、经费等问题自然无法解决,档案管理工作难以很好开展.
（二）人事档案管理智能化水平低.现阶段,虽然部分单位已开始把电子化人事档案管理系统运用至人事档案管理工作中.但在具体操作中,部分职员对电脑的使用权限只表现在信息录入、修改等方面.查阅、检索档案信息时,依然借助传统操作方法完成.现代化技术手段并未充分发掘出来,导致人事档案管理手段落后,无法适应智能化、数据化发展趋势.
（三）档案管理人员素质普遍较低.人事档案管理人员素质低是导致档案管理措施无法落实到位的主要影响因素.多数单位档案管理者缺少相应的培训,无法满足条目分类清晰、归档完整、编排有序等要求,很难保障整个管理工作的准确性.即便是出身于档案专业人员,其专业知识也比较老化,知识面较为狭窄,知识结构并不合理,学历比较低,思想观念以及管理水平都比较滞后,难以与新形势下档案管理事业发展相适应.此外,单位管理者和普通员工对规范化人事档案管理工作的意识淡薄,重视度明显不足,导致档案管理工作效率较低.
二、完善人事档案管理工作的方法
（一）相关人员提升档案管理的重视度.各单位要加强对《档案法》的学习、宣传力度,确保各单位管理人员认识到人事档案工作的重要性.虽然人事档案仅是各单位业务管理中的辅助内容,但却是这些管理层制定决定的依据,也是这些单位引入优秀人才的信息源,能保障企事业单位档案管理工作顺利展开.此外,员工如果想获得提拔、调动的机会,必须依赖全面的档案才能给予支撑,进一步提高所有员工归档自觉性和归档意识.因此,单位可组建人事档案领导小组,定期对人事档案管理工作实施检查、指导,及时发现日常管理中存在的问题并提出针对性的解决方法.同时,人事档案管理者也应具备较强的法律意识,确保档案管理达到有法可依的效果,并使管理者树立服务意识,并完善已有的服务方法,进而满足社会市场经济的发展需求.在此基础上,创建人事档案管理工作升级考核机制,对人事档案工作实施绩效考核,使人事档案管理向着规范化方向发展.
（二）创新人事档案管理手段.想要实现人事档案管理信息化,必须不断创新传统的管理方式和手段,逐渐依托计算机管理人事档案工作.同时,创建职员档案数据库,充分运用计算机、扫描仪器等设备,进一步挖掘先进的档案管理技术.此时,人事档案管理人员不单只借助计算机实施简单的信息录入操作,也可通过现代技术对信息实施针对性的处理,例如：将图片或声像资料转为文字资料完成归档.在此基础上,为避免人事档案丢失,可采用纸质与电子版档案双备份的做法进行保存.
（三）提升档案管理者的业务水平.一方面,必须提高职员的工作意识,使他们充分认识到档案管理工作的重要性,具体可采用宣传、讲座、考核等方式展开.另一方面,各单位应加强对人事档案管理者的培训,如：可聘请专业素质较高的人进行示范、演讲；安排部分管理者外出学习等,只有如此,方可提升档案管理者的工作意识和技能,促进人事档案管理向着规范化、现代化的方向发展.此外,各单位要采用多元化的方法,不断提升档案管理人员的综合素质,例如,组织老员工学习现代化设备,针对新型档案管理设备进行相关的培训工作,提升他们的工作技能.
三、结论
总而言之,新时期各单位人事档案管理工作不仅迎来新的发展机遇,也面临巨大的挑战.想要确保人事档案管理工作更好地为企业提供服务,不单要改进管理制度,也要促进企业更新管理观念,不断探索现代化管理模式和手段,以此提升人事档案管理效率.本次研究从人事档案管理的不足之处入手,提出一系列完善人事档案管理工作的对策,以期为企业合理配置人才、促进企业更好地发展做出相应的贡献.
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