数字化档案方面学术论文怎么写 与基层纸质档案和数字化档案管理有关毕业论文题目范文

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基层纸质档案和数字化档案管理

摘 要:随着信息化时代的来临,以网络为基础的现代信息技术得到快速发展,对我国社会生产结构和管理模式产生重大影响,逐渐由传统人工管理向自动化管理转变,基层档案管理是基层的一项重要工作,本文对基层纸质档案与数字化档案进行对比,指出数字化档案管理优势及在基层档案管理中的地位和作用.

关键词:基层档案管理;纸质档案管理;数字化档案管理

档案管理是指对档案实体和信息进行搜集及整理的过程,是我国基层政府的重要工作,也是国家档案事业最基本的组成部分.当前,随着现代信息技术的发展,数字化档案管理逐渐成为基层档案管理的主要方式,利用网络计算机的传递性、存储性等特征,能够将传统纸质档案管理向数字化档案管理模式转变,实现基层档案管理的现代化发展.本文以沂水县基层档案管理为研究对象,探讨沂水县档案管理部门纸质档案与数字化档案管理现状,进一步提高沂水县档案管理效率和水平.

一、数字化档案管理在基层档案管理工作中的优势与不足

数字化档案管理主要是指以计算机为载体,全面运用多媒体技术和数据库技术,实现档案管理信息化和自动化管理的方式,在我国基层档案管理中,现阶段依然以纸质档案管理方式为主,即依赖档案管理人员的专业知识和管理水平,对档案实体进行分类整理,导致档案管理人员工作繁琐,对档案管理人员综合素质要求较高.而数字化档案管理方式的出现,有效的将档案管理人员从工作中解放出来,实现档案管理工作效率提升.和传统纸质管理方式相比,数字化档案管理主要具有以下几方面的优势:

第一,便于档案信息查找和使用.数字化档案管理能够将档案实体以各种电子文件的形式进行存贮,如文字、图片、视频和音频等,是现代信息技术在档案管理中的运用.在数字化档案管理中,档案管理人员只要借助计算机平台,就可以通过关键词查找等方式,快速的将档案信息调出来,省却了纸质档案管理中人工检索问题,提高档案使用率.

第二,依赖外部电子技术.传统档案管理主要以纸质档案保存形式为主,由于纸质档案对保管的外部条件要求较高,同时随着时间的推移,基层档案内容和数量会越积越多,造成档案存储空间不足的尴尬局面,而数字化档案管理则有效的解决这一问题,通过将纸质档案转化为虚拟信息,并生成相关的数据库,在很大程度上解决档案管理空间不足问题,推动档案管理科学化发展.

马克思主义哲学中指出事物的发展是双面的,在认识到数字化档案管理带来的优势的同时,还需要认识到数字化档案管理中的不足.由于数字化档案管理具有一定的虚拟性,主要通过网络载体进行存储和保管,因此存在很大的安全问题,容易出现病毒传播、攻击等问题,同时电子信息还具有易修改缺陷,属于二手信息资料档案管理,而传统纸质档案则是对原文件进行保管,真实性和安全性较高.

二、数字化档案管理的实施途径

在信息化时展背景下,数字化档案管理在基层档案管理中的地位和作用越来越突出,成为当前基层档案管理的重要职责,为进一步发挥数字化档案管理在提高基层档案管理效率中的作用,需要不断创新和改革档案管理制度,将数字化档案管理贯彻和落实到具体工作中.

(一)树立数字化档案管理意识

当前我国档案基层管理部门采用纸质档案管理为主、数字化档案管理为辅的形式,尽管在一定时期内纸质档案管理具有一定的优势,但随着档案管理实体文件的增多,档案管理人员工作量逐渐增多,长久发展下去会出现管理混乱等问题,数字化档案管理方式的提出和运用,有效的解决了这一弊端,档案管理人员只需要对纸质档案进行扫描就可以自动生成电子档案管理数据库,减轻工作人员压力.为此基层档案管理人员要正确意识到数字化档案管理的优势,主动树立正确的数字化管理意识,在档案管理过程中熟练的运用现代计算机,保证档案管理工作高效完成.

(二)注重纸质档案和数字化档案管理的协调发展

在基层档案管理组织中,纸质档案管理和数字化档案管理都是档案管理部门的重要工作内容,一方面纸质档案属于原文件,包含各种会议记录、方针政策及民生资料,保密性较高,不得随意丢弃和损坏,需要档案管理部门重点保管;另一方面数字化档案管理是对纸质档案的信息化存储,通过建立档案数据库,能够随时随地对档案资料进行查找和使用,提高档案利用率,因此纸质档案和数字化档案都是档案管理部门不可缺失的工作职责,这就要求基层档案管理部门要明确纸质档案和数字化档案管理的职责,明确各种档案管理移交和登记情况,保证每一份纸质档案都有相对应的电子信息,实现档案管理的科学化发展.

(三)完善数字化档案管理制度

基层档案管理部门作为政府档案管理的重要组成,需要充分意识到档案管理工作的重要性,并能够在具体的工作中落实数字化档案管理措施,当前大部分基层档案管理组织部门依然采用传统的档案管理制度,具有严重的落后性和局限性,已经无法适应档案管理工作的需求,为此基层政府及相关部门要对传统管理制度进行创新和改革,结合现代档案管理需求,制定更加完善的档案管理制度,如电子档案录入标准、使用守则、维护标准等,进一步规范数字化档案管理流程,为提高数字化档案管理水平做出重要贡献.

三、数字化档案管理在沂水县档案管理部门中的落实情况

山东省沂水县档案管理局于2016年5月份召开了全县档案数字化管理培训会议,要求在全县档案管理部门中实施数字化档案管理制度,会议召开后又从各乡镇抽调人员到县档案局进行集中培训,集中指导,以此提高基层档案管理工作人员数字化档案管理水平和能力,为我国基层档案管理培养优秀的工作人员,以保证基层档案管理工作的顺利开展.

笔者作为山东省沂水县夏蔚镇人民政府档案管理部门一名馆员,在档案管理工作中认真贯彻和落实数字化档案管理制度,规范数字化档案管理工作流程,以进一步提高档案管理质量和水平,发挥档案管理最大利用效率.在当前沂水县档案局档案管理工作调查中可以发现,当前沂水县各乡镇、单位档案管理部门基本实现了数字化档案管理,县档案管理局对移交到档案馆的档案资料进行审核,指出其中存在的问题和不足,并严格遵守我国出台的档案数字化管理要求,高标准地进行档案目录信息著录、档案原文扫描、校对验收等一系列的数字化工作,取得显著进展.通过开展档案数字化工作,有效地避免和解决纸质档案管理过程中存在的档案资料丢失和破损现象,加强档案的使用效率,发挥档案管理在地方社会主义建设中的积极作用.

四、结束语

综上所述,随着现代信息技术的发展,数字化档案管理在基层档案管理中发挥着重要的作用,能够有效解决纸质档案管理中存在的破损、丢失等问题,提高档案管理水平和质量.数字化在基层档案管理中的运用是时展的必然趋势,这就要求基层档案管理人员要树立数字化档案管理意识,学习和掌握数字化档案管理技巧,发挥纸质和数字化档案管理的优势,实现基层档案管理工作科学化和专业化发展

参考文献

[1]王俐俐.浅议网络环境下基层档案管理的创新服务[J].办公室业务.

[2]连红.“双轨制”模式下的基层档案多元化编研新实践[J].档案学研究.2008(05)

[3]栗旭.信息时代基层档案事业面对的挑战及对策[J].南阳师范学院学报.2008(10)

作者简介:许加迎,女,汉族,1978年8月生于山东省沂水县,工作于山东省沂水县夏蔚镇人民政府,档案管理方向,大学本科,馆员.

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