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电子档案安全管理探析
目前,纸质档案的管理已非常成熟,各单位依法建立了档案管理的制度和措施,保障档案馆（室）内纸质档案的安全,调阅保密文件也有严格的审批手续.各档案馆（室）无论从科学选址和先进的防火、防盗方面,都能确保档案馆（室）的档案安全.可是,针对电子档案安全管理,未形成较成熟的管理制度,在管理上还存在技术漏洞,不经意间有可能造成电子档案的安全隐患.网络技术的广泛应用,使电子档案在进行网络传输时,具有极大的共享能力,也极易被攻击和破坏,急需加强电子档案安全管理.
一、电子档案的概念
电子档案是以数字编码的形式按照一定格式存储在磁盘、磁带、光介质上,并能够被计算机识别或加以处理,可以以数字代码序列的形式进行网络传输.当信息被记录于存储的载体之后,信息被数字化,非直读性、机读性较强,存储信息的密度较高.
二、电子档案存在的安全隐患
对电子档案进行管理,因应存储载体的科技进步和更新换代,使查询方式和读取与利用也在不断更新,这将对电子档案的安全带来“软件”和“硬件”两个方面的隐患.
（一）在“软件”方面的安全隐患.电子档案具有一定的重写性,往往通过计算机或者网络进行录入、查看,修改、变动都不会留下痕迹,具有可变性；传输时很容易造成丢失,真实性和可靠性也很难保证.目前,网络技术应用于各行各业,一旦电子档案的信息被篡改或丢失,会造成无法估量的损失.同时,计算机“软件”的更新也会给电子档案带来安全隐患.
（二）在“硬件”方面的安全隐患.电子档案往往存储在磁盘、磁带、光介质上,这些载体成分复杂,稳定性弱,磁电潮湿、意外事故等都可能导致电子档案的丢失.这些载体很容易受外界环境影响,温度、湿度、机械损坏等等,保存年限比较低.另外,存贮介质的读取设备也在不断更新,该“硬件”设备也会对电子档案存储介质构成安全隐患.
三、加强电子档案的安全防护措施
对电子档案进行安全管理,必须从管理制度、业务流程、人员素质等各个方面规范管理,消除各种隐患,确保电子档案的信息安全.
（一）应完善管理制度,提高从业人员专业技能.要确保电子档案的安全,就必须提高从业人员专业素质.制定合理、合法的电子档案管理制度.电子档案管理人员应认真领会《电子档案安全管理办法》《综合电子信息系统管理办法》《涉密电子信息档案管理办法》等法律、法规,明确岗位职责,熟知工作流程,提高在管理电子档案中应用计算机的能力,每个环节都应防范信息失真等隐患,确保电子档案的真实性和原始性.
（二）明确人员责任分工,确保责任到人.在电子档案的形成、收集、整理、分类存储、处理等环节,需要分配专人去负责它的录入、审核、审批、发布、传输等等工作.分工明确,责任分明,每项工作过程有记录和操作者签名,环节可追溯.确保操作正确,从源头确保电子档案的安全.
（三）形成电子档案要严肃、规范,确保可读性.公文性的电子档案,定稿后不允许任何修改,如需更改,必须经过必要的审批手续.收集积累电子档案时,要严格进行登记,重要的电子档案要备份作“双保险”.在产生涉密电子档案的过程中,按涉密文件管理并结合电子文件特点,进行流程登记并确保电子档案的可读性.对涉密电子档案在存储到磁、光介质上后,要保留纸质文件,采取“双轨制”以防不测.
（四）电子档案归档要规范,目录和指引要简明.电子档案在归档前要进行全面认真检查,保证信息正确性,进行归档时,按规定格式进行存储,并保存在脱机载体上,通常使用光介质作为存储介质,以只读状态进行存储.要定期进行检测和拷贝,确保信息安全可靠.磁盘2年拷贝一次,光盘5年拷贝一次,拷贝后原载体与新载体同样编号进行保存.重要的电子档案再归档时应一式三套,可供查阅、备份及异地存储,防止丢失、损坏及突发性事件.涉密电子档案要打印纸质或制成缩微品进行脱机存储,防止网络攻击或机器损坏造成电子档案丢失、损坏.所制作的电子档案目录和指引要简洁明了,便于以后的档案管理人员操作.
（五）建好电子档案管理日志.对电子档案要进行实时监控,防止电子数据被修改和损坏.处理信息时,要对用户分权限进行有效控制,并对其登录和进行的各种操作等相关信息实时记录,对信息作修改、存取、传输时也应进行实时记录,将这些记录以保密形式进行存储,为电子档案提供细致、完整和可查考的管理日志.
（六）加强电子档案网络保护.加强网络保护,是保证电子档案安全的重要措施.通常需要验证用户登录的信息、输入调阅口令来限制访问和阅读权限；涉密的电子档案禁止网络开放.应安装杀毒软件和建防火墙等措施,防止病毒、对电子档案的恶意损坏；采用密钥、数字签名等技术手段进行管理,通过各种方式严防电子档案丢失.
四、总结
习总书记在党的十九大报告中多次提到创新发展.随着电子信息技术进步,更多纸质档案将不断进行数字化存贮.国家档案局发布的档案事业发展“十三五”规划纲要（档发〔2016〕4号）要求加快电子档案信息化步伐.因此,电子档案安全管理更需加强,只有不断完善制度,加强技术防范,提高从业人员安全保密意识和专业技能,从根本上杜绝安全隐患,确保电子档案的安全.
电子档案论文范文结:
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