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高校图书馆办公系统自动化
【摘 要】本文分析了高校图书馆办公自动化的优势,并结合工作实际,对图书馆办公自动化的发展趋势进行了探讨.
【关键词】高校图书馆；办公系统；自动化；研究
图书馆办公自动化是伴随着信息网络技术的发展而衍生出来的,是图书馆办公人员通过计算机设备处理图书馆的相关业务,为用户提供各种信息服务并进行各种信息处理,包括图书的采访、编目、流通的借还与查阅、期刊的管理、文献资源的检索及行政管理等.各个部门处理各项业务都可以与网络通信技术相结合,这种办公自动化工作模式具有快而准的特点,能整合各种信息资源,提高工作效率,保证工作质量.
一、图书馆办公自动化的概念
在以往的手工办公系统中,对于数据的处理工作总是存在很多弊端,巨大的信息量和复杂的信息结构,使得办公系统对其处理比较模糊,比较困难.图书馆办公自动化正是基于这个问题而提出来的,它是以计算机技术和网络技术为主要手段,用以提高和改善办公人员管理图书的层次和水平的方式.可借助先进的计算机技术和办公设备,运用一些办公技术来操作这些设备,将图像、文字、音频、视频等多种形式的信息集中在一起,以某一办公要求为目标,形成基本上人机一体的综合性的办公系统.通过运用这种自动化的办公方式取得最佳的工作效果.
二、图书馆办公自动化的优势分析
（一）促进工作的高效性.通过互联网,在办公中能快速准确查到诸如采购的图书、期刊、报刊等所需要的数据信息,能快速了解不同地域的信息资源.运用计算机网络以及各种办公软件,不仅可以有效地提高个人的办公效率,更重要的是能提高个人与群体之间的工作效率,这种运用计算机技术协同办公的方式,能及时接受工作信息并对各种信息进行处理.通过图书馆自己的主页,不同部门馆员之间可以通过各种工作信息及时调整自己的工作,共享所需的文件并指导工作,能及时快速地处理各种信息,从而大大提高办公人员的工作效率.
（二）通过联合目录促进网络信息资源共享.图书馆借助计算机网络传输迅速的特点,达到与其他兄弟院校图书馆工作上的共识.借助各成员馆之间的联合目录,网络的各成员可以通过计算机终端进行馆际互借,同时,可通过查询联合目录,查找某种文献的入网情况,从而了解到此文献被收藏到哪个图书馆中,通过对各成员馆的连续出版物联合目录的查询,便于自动化管理各种连续出版物以及出版年鉴.借助联合目录,采用协调采购的方式,了解各个成员馆的书刊采购情况和馆藏特色,有针对性地决定是否采购某一文献.促进了馆与馆之间的协调与合作,克服了单个馆资源的限制,任何成员馆的读者都可利用整个网络内各成员馆的资源,实现信息资源共享.
（三）促进高校馆的社会化服务.各图书馆馆内的计算机通信网,可以深入到机关和家庭,服务范围则由国内某一地区扩大到全国乃至全世界.对此,高校馆要充分发挥自身的优势,深度开发各种信息资源收集并整理数据库.建立好信息咨询的网络互动平台,随时随地提供网络信息咨询服务,满足社会上的用户和读者的需求.针对部分信息用户对网络知识和专业知识了解甚少,对利用网络终端查找各种信息难的问题,图书馆专业办公人员,利用办公网络,有效地对用户进行专题的培训和讲座,使其能熟练掌握获得信息的技能.
（四）促进馆员的知识素养和潜能发挥.办公人员的知识素质是图书馆办公自动化的重要因素,办公系统自动化管理,需要办公人员熟练操作现代化的办公设备,才能使办公自动化被有效利用和发挥,才能使得工作更加规范化.因此,馆员熟练掌握信息网络技术,努力学习计算机知识,提高操作技能,是适应办公自动化工作的需要,能够激发馆员学习的动力和创造力.办公自动化有利于培养一批网络知识型馆员.知识是创新的基础,创新是衡量知识的标准.知识型馆员的增加,能最大限度地发挥自身的潜能,促进社会信息产业的发展和社会的进步.
三、图书馆办公自动化的发展趋势
（一）进一步完善管理系统.随着网络技术与办公自动化应用软件开发规模的不断扩大,在商用软件日益成熟的今天,软件开发人员利用程序语言不断编写新的软件,这些都为图书馆提供了更多的选择.随着办公功能的扩展和更新,商用软件将开发出更多适合于办公自动化的管理系统.
（二）越来越先进的计算机设备.伴随着计算机技术的发展,办公自动化也在向着多元化、高性能和系统化方向发展.而计算机性能的提高,设备种类的增加,都为办公自动化提供了有利的硬件条件.
（三）信息管理和数据管理的现代化.通过计算机网络向馆员提供多元化的信息,如馆内的考勤办法、规章制度、馆员通信名录、业务表格下载等信息管理系统,给馆员带来了方便.把图书馆的工作信息数据统一存到数据管理系统中,不仅可以查询原始数据,还可以根据工作需要对数据进行修改、整理、分析、汇总等,以报表的形式输出数据,使办公人员从繁琐的查询、统计和分析中解放出来,既减轻了工作量又提高了数据的准确性.
总之,一个成熟的图书馆自动化办公系统应该是功能齐全、信息处理快捷、管理维护方便、系统软硬件及网络设备先进、有较好发展前景的.伴随网络技术的不断发展,图书馆办公自动化系统的研发及使用必将成为大势所趋.
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