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对档案数字化和数字档案馆
【摘 要】档案的数字化对实现数字档案馆的目标来说是极其重要的,只有在实现了馆藏档案的数字化后才奠定数字档案馆的基础.本文根据新形势下的档案工作发展前景,从数字化档案建设特点及其定位进行阐述,提出有效实现企业档案数字化建设的几种方式.
【关键词】档案数字化；数字档案馆；思考
伴随着计算机技术和网络技术的发展,在档案领域相继出现了档案管理自动化、档案数字化以及数字档案馆等一系列新的概念.笔者通过本文,对现今的档案数字化和数字档案馆发展作一些简单的阐述.
档案管理自动化是档案从传统的手工管理向数字化管理发展的标志性阶段.这个阶段主要是通过输入案卷的条目信息,实现了案卷信息的网络查询以及在流通领域档案案卷的实时借阅.通过计算机程序,消灭了账簿、卡片和借阅本,实现了查询和借阅的实时控制,达到档案无纸化管理的程度.
档案的数字化是实现档案现代化的重要手段和必然趋势.档案实现数字化的意义在于把传统的纸质档案通过扫描的方式,将纸质档案信息从传统的纸质形态转变成计算机可识别的数字化形态,同时,将传统的案卷管理方式扩展延伸到数字化管理方式,并对此加以科学的分类存储,建立相应的数据库,以便数字档案能在网络环境中快速、简便地查阅和利用.数字化工作使档案管理的模式发生了开创性的变革.文书档案从分类、组卷的案卷级管理进展到一文一卷、“年度—保管期限—流水号”分类的文件级管理；工程档案从卷册管理、进展管理到图纸,这两个进展大大提高了档案工作的现代化程度,引发了档案管理的变革.为了实现档案的数字化,就存在大量繁重的扫描、录入信息的工作,对过去库藏的档案实现数字化,扫描生成数字图档是唯一的解决办法.但对正在产生和未来不断产生的档案,再这么扫描录入下去,对档案工作来说将是一个负担,需要耗费大量的人力,这是一种被动式的数字档案馆.因此,档案数字化工作的主要对象只能是库藏的历史档案.
数字档案是指运用当代计算机信息技术,自动收集在生产、管理过程中产生的电子文件信息,并对其进行管理的电子档案.因此,只有通过数字技术接收,并自动收集在工程设计和后勤管理中产生的原始文件,并最终进行有效的管理,才是真正意义上的数字档案.
数字档案馆是一种建立在有序的信息空间、开放的信息平台,在现代化数字技术已经普及的前提下,利用信息技术,围绕档案信息这个核心,进行收集管理,通过现代网络通信设施实现资源共享的数字信息系统.也就是说,数字档案馆是建立在馆藏档案数字化和实现数字档案的基础上,以网络化的方式实现数据互联,并加以利用,以达到实现档案信息共享的目的.
所以建立数字档案馆极其重要的一点,就是实现档案数字化.只有实现了馆藏档案的数字化,才能确立数字档案馆.下文中,笔者将围绕档案数字化建设的定位,以及数字档案馆建设两个角度来分析、讨论.
一、档案数字化建设的定位
档案数字化建设包括档案管理手段现代化和档案信息数字化.
档案数字化建设的初期,只是采用数字化设备,以扫描仪和录音解析器为主,对传统介质的档案进行扫描和解析.最终要开发出符合企业实际需求的应用系统,把和档案信息息息相关的计算机技术、多媒体技术和网络技术等新兴技术手段融入数字档案管理领域内.
档案信息具有可利用性,即采用先进的数字化扫描和存储技术,将各个时期、各个类别有利用价值的纸质档案通过现代化管理手段,建成文件、资料、语音、视频、图形、图像等多种形式的数据库.数字化档案信息应具备较高较强的可视性、较高的安全系数、更强大的通用性、更高的标准,能支撑网络查询和浏览.档案信息实现可利用性是因为档案信息具有共享性,可为各行各业提供跨类别的信息互联,实现大范围的信息资源共享.
档案信息数字化是通过计算机将摄影、摄像、录音、扫描图像、扫描文字后OCR转可编辑的电子版等等的数据存储入数据库,把各种介质的档案信息转变为可共享的数字档案,为用户提供利用,实现信息共享.档案数字化建设不仅是单纯地将文字、图像通过扫描设备把传统的纸质档案扫描转换为电子档案,也不只是拘泥于开发一个数字系统来帮助单位进行档案管理这么简单,而是以计算机管理档案为基础,通过网络平台把档案作为信息资源的主体共享出去的一种服务,最大限度去实现档案数字化.
二、数字档案馆建设的特点
（一）档案业务流程化和服务网络化.充分利用计算机网络平台,对内建立业务数据处理流水,对外连接部门间局域网,为用户获取信息提供通畅的通道.
（二）档案管理自动化.用信息化手段进行档案管理工作,实现档案管理自动化,可针对设计研发过程中形成的电子文件和办公过程中产生的电子文稿、图像、视频等实行实时接收和归档,实现文档一体化管理.
（三）档案信息知识化.建立丰富的档案信息资源库,进一步发展面向知识的内容管理,提供主动式档案编研成果服务和智能化内容导航,使档案信息成为企业管理重要的信息资源和知识资源.这种档案实体与信息的分离,将极大地丰富档案信息,提高档案信息可利用性,成为档案数字化建设的重要参考.
三、数字档案馆建设的实现方法
数字档案馆建设与其他业务板块的信息化建设一样,是利用最新的技术开发企业的文化资源,其建设过程可以说是“一次知识的创新”.我们公司目前的数字档案馆建设已经基本实现了线上档案流程,自动收集档案信息,并通过网络出版和归档.
1.将档案数字化建设融入公司信息化建设体系中,充分发挥信息采集框架的基础,按资源建设的需求进一步丰富和完备公司档案信息.
2.实现档案系统与其余部门的办公系统无缝衔接.例如档案系统已经与出版系统实现了无缝对接,工程图纸直接在档案系统中设计,设计完毕传送至出版系统进行打印出版,之后自动回到档案系统完成归档.随着数字化建设的发展,公司各部门各类应用系统,都必须与档案系统进行对接,实时收集各类信息.各部门都蕴藏着大量的档案信息,是数字建设的重要信息源.
3.强化跨界档案信息利用,突出档案的信息共享性特点.数字化档案管理模式改变了传统的以案卷为中心的整理方式,采用以文件信息为中心的数据结构,支持多媒体化跨界应用,提供多种查询方式的同时淡化了案卷和档号的概念.
四、结语
信息化社会是未来的主题,实现全面档案数字化建设是未来的趋势,是顺应时展的产物.如何在确立档案管理数字化的基础上,充分发挥档案信息的作用,逐步掌握信息技术为档案工作服务,为社会主义经济建设服务,为社会主义精神文明建设服务,是我们迫在眉睫的任务.
【参考文献】
[1]高艳,单敏.档案信息资源开发利用[J].新疆电力技术,2012-09-15.
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[3]张云艳,浅析档案信息资源开发的发展趋势[J].兰台世界,2010-12-20.
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