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行政执法档案管理工作中存在的问题与
文/滨州市沾化区交通运输局 苏同磊
【摘 要】行政执法档案是国家档案的重要组成部分,客观记录了行政执法活动的全过程,对于规范执法行为、提升执法水平发挥着重要作用.本文通过分析当前行政执法档案管理实践中突显出的问题,着力行政执法档案管理难题.
【关键词】执法档案；档案管理标准化；对策措施
行政执法档案作为行政执法机关行使公共管理职能的历史记录,是载明行政执法机关执法检查活动的证据,具有体现法定主体、程序,确定法定事实、明确执法监管责任的特性,其不仅承担了文书档案的查找利用功能,同时也是行政复议、行政诉讼、国家赔偿的重要依据.
一、存在的问题
（一）重视程度不足.目前,直接从事行政执法档案管理的人员在工作中突出表现为认识水平不高、重视程度不够、人员素质参差不齐等问题.部分执法部门片面认为执法档案管理工作仅仅是保管,只要存放到位就可以了,所以一般从事档案管理的人员多是,甚至是勤杂人员,且岗位变动频繁,造成了管理人员专业知识水平不高,管理能力不足.
（二）制作水平不高.1.案卷收集不齐全.收集是整个档案管理、利用的基础.行政执法档案管理本身有着严格、系统的工作流程和标准,需要具备专业档案管理知识的专门管理人员按照标准进行管理,但是在实践中,有些部门或个人平时不注意档案材料的收集和保管,存在麻痹大意、消极懈怠心理,造成了档案的缺失,为以后的查找利用造成了隐患,甚至直接导致了行政复议、诉讼的败诉.2.整理方法不统一.主要体现在两个方面：一是执法案卷卷内文书排列不规范,有的将卷内文书单独排列,有的按照文书档案规则进行排列,还有的无规则随意排列,甚至同时存在立案审批、现场笔录、证据保存、违法告知、处罚决定、结案报告等材料不分先后,随意穿插排列的情况.二是档案在装订的时候未严格按照有关规定,有的采用盒装,有的采用组卷的方式.造成这种现象的根本原因在于有些行政执法部门没有形成统一的执法案卷归档标准和规定统一的保管方式.3.忽视档案安全管理.部分执法部门将档案保存在机关档案室,而一些设置了多支执法队伍的执法机关甚至直接将档案随意放置在执法机构内部,这样就直接导致了档案管理分散,处于多头管理的状态.造成了档案管理部门不能及时对相关执法档案进行有效监督,一些行政执法案件由于结案时间拖后,造成后续材料缺失、不完整,行政执法档案依据性缺失.同时在档案管理的过程中也极易出现肆意修改、整理不规范、利用环节随意等问题.
（三）档案管理人员业务素质不高.行政执法档案管理人员在专业素质、理论知识水平、文化修养等方面参差不齐,与档案管理标准化、规范化的要求仍有较大差距.档案专业毕业,专职从事行政执法档案管理的人员较少,知识结构和专业水平较低,高层次档案管理专业人才匮乏,已经严重制约了档案管理水平的提高.
二、做好行政执法档案管理工作的对策措施
（一）提高重视程度.上级档案行政管理部门应当不断加强对行政执法部门执法档案管理的监督指导.配合政府法制机构加大对行政执法部门案卷评查的频次,深入开展档案执法监督检查,保障执法档案管理工作依法依规开展.通过开展《档案法》《档案法实施办法》等档案管理相关法律法规的宣传教育,提高行政执法单位和档案管理人员对执法档案管理和保护的思想认识.在选拔档案管理岗位人员时择优选择作风正派、责任心强、档案管理和行政执法业务水平高的同志从事行政执法档案管理工作.
（二）强化制度保障.根据行政执法工作的特点,制定行业执法档案整理规范,健全和完善执法档案收集制度,严格按照《文书档案案卷格式》（GB/T 9705-2008）等国家标准和行业规范要求进行档案管理,做到归档范围明确,归档文件真实,分类准确,卷（件）内材料排列归整有序,依据《归档文件整理规则》（DA／T22-2000）或“一案一卷”原则进行组卷,做到案卷组卷合理,保管期限准确、封面、卷内目录、装订美观大方.实现各执法门类、载体的行政执法档案的统一集中管理和存放,并按照规定对档案利用明确查阅流程及范围,确保行政执法案卷完整、规范和系统.
（三）完善追责机制.我国行政执法档案管理的责任机制尚未建立,责任追究还仅限于《档案法》中关于档案管理责任的规定.而行政执法档案在内容上不同于一般的文书档案,它不仅发挥着档案本身的作用,更代表着政府的公信力.如按照一般档案管理责任来追究,则处罚力度偏弱,达不到应有的管理效果.因此,进一步明确行政执法档案管理过程中出现的违法犯罪行为或者违规行为时应当承担的法律后果,对于完善行政执法档案管理的责任追究机制,提高行政执法档案管理工作规范化水平,落实档案管理岗位职责,形成“有权必有责,有责要担当,失责必追究”的工作格局具有重要的现实意义.
三、结语
综上所述,近年来,随着行政执法档案管理工作水平的不断提高,执法档案管理工作一直在不断探索和完善,但是目前仍处在起步阶段,难免在工作中暴露出一些问题.在今后的行政执法档案管理过程中应当不断总结和完善管理经验,打造档案管理的长效机制,突出抓好思想认识提高、人员素质提升、制度规范运行等方面的工作,逐步适应现代档案管理的实际需要,提升档案的管理、保护、利用工作水平.
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