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关于物业公司降低成本方法
王亚君
摘 要：物业管理的主要工作是对物业和行为的管理,最终呈现给客户的是以提供优质服务为目标.文章探讨如何提高物业公司的整体管理水平,降低物业管理的成本费用,对物业实施专业化管理,达到资产的保值增值.
关键词：物业公司 人工成本 管理作用 降低成本 措施
中图分类号：F275.2
文献标识码：A
文章编号：1004-4914（2018）01-126-02
作为一个物业管理企业,其核心竞争力是什么？其中之一是科学合理的成本设置,严谨有效的成本核算程序.物业管理的生产与其它行业的生产不同,物业管理是无形产品生产,不需要复杂的产品设计,不需要购买原材料,不需要多道加工工序,不需要复杂的销售环节,当月服务即时见效.因此,科学合理的成本管理显得异常重要,节省一份人工,就可能增加一份毛利；节省一分管理费支出,就增加一分的利润,成本节约的效果十分直观.
物业管理公司如何降低成本、实行成本费用管理？笔者认为,物业管理企业降低成本、实行成本费用管理,主要应从以下五个方面入手.
一、降低物业管理公司的人工成本
物业管理企业的性质决定了物业管理企业成本费用主要是人力资源成本费用,人工成本包括行政、客户、安保、卫生、工程维修等相关工作岗位的人员工资.
如何控制好人力资本的成本费用可以从两个方面入手.
（一）因地制宜、合理有效地设置公司职能部门,合理地制定基层单位的用人编制
合理有效地设置公司职能部门,减少不必要的机构、部门或岗位,是降低物业管理企业成本切实有效的方法和手段.
物业管理企业职能部门的职能就是控制、决策、协调、服务四大功能.从劳动生产率的角度来衡量,物业服务管理的全过程,90％的工作量是在管理处完成的,并且在人工成本费用组成中,最主要是公司管理人员的工资,特别是中层以上部门领导的工资,占较大的比重.一个管理层管理人员的工资,是基层服务层员工的多倍,减少一个管理人员的岗位,就可以增加几个服务层员工的费用支出.因此,物业管理企业职能部门的设置,应以精干、高效为宜,部门越少,人员越精越好.机构庞大、人员冗杂是极大的资源浪费,不但增加了成本,还增加了内耗,降低了管理效益.
如何科学、合理、有效地设置公司职能部门和人员岗位？笔者认为,以管理任务来确立机构和员工编制比较科学、合理、有效.管理面积在100万平方米以内的物业管理企业,总经理的管理幅度为2～4人；副总经理的管理幅度为3～6人；职能部门经理的管理幅度为5～10人；同时合理地制定基层单位的用人编制,应以精干、高效为宜,根据公司管理的小区的实际情况和本公司的管理水平定岗定编.一般来说管理面积比较大的封闭式多层小区,可按人均管理面积3500～4000平方米来核定小区管理处人员编制；技防措施好又是封闭式高层小区,可按人均管理面积3000平方米来核定管理处人员编制；技防措施差又不是封闭式的高层小区,可按人均管理面积2000平方米来核定管理处人员编制.定编只是一个参考比较值,可把定编值看作是小区成本核算的边际值,大于边际值就会减少利润甚至亏损；少于边际值就能保本或者多盈利.严格地控制人工成本,是物业管理企业降低成本提高效益的主要途径.
（二）采用科学管理,提高管理实效
采用科学管理,提高管理实效最主要是要合理地使用资源,做到“物尽其用,人尽其才”.在物业管理服务中用人第一大户是保安服务,用人第二大户是清洁绿化服务.如何通过科学有效的管理来降低人力资本投入,就是一个值得认真研究的课题.
目前,物业管理对保安、清洁、绿化服务采用两种模式：一种是把保安、清洁、绿化承包给社会专业公司来完成；另一种是由自己公司内部的专业公司来完成.是承包给社会专业公司做好呢？还是让自己的专业化公司做好？这要作具体的分析,无论是自己的专业公司做,还是包给社会专业公司做,总体上说成本是差不多的.
如果用社会化专业公司的报价为基准,对小区的清洁、绿化做成本分析和比较：在同等条件下,社会专业公司能做到的成本底线,自己的专业公司也能做到.实践证明,有条件的物业公司,清洁、绿化交给自己的专业公司干,可以最大限度地降低物业管理的成本和费用支出.这主要是自己公司做可以获得一定的利润空间,小区的部分工作可以由物业公司各部门的工人完成,不用再另外支出人工成本.
无论是包给社会化专业公司来管理,还是交给自己的专业公司做,关键是看公司内部管理机制能否按市场化机制来运作,在成本核算上能否把自己的专业公司,当作社会化专业公司一样来对待、来要求,并给予相应的自主经营权.
对于内部公司和社会化专业公司,如何保证服务质量？由物业公司管理处来要求和约束专业部门,充分发挥公司职能部门、管理处、专业部门等多方面的积极作用,最大限度地提高成本效益率.
二、降低物业管理公司的管理费用
降低物业管理公司的管理费用是降低成本的一条路子,从管理学的角度看,管理费用的控制具有三层含义：一是对目标成本的控制；二是对目标成本完成的控制和过程的监督；三是在过程控制的基础上,能为物业公司成本的降低指明方向.
（一）物业公司应充分论证,科学决策,以降低成本
物业企业接管物业管理项目时要进行充分的研讨论证,并作出科学决策,为降低成本提供根本保证.科学决策一般需做到.
1.要建立一套的企业决策制度和程序,建立由职能部门参与、专家咨询与企业领导相结合的科学决策机制,强化企业决策可行性的论证,推进企业决策的化.
2.要强化监督,实现对物业企业决策权力和决策过程的有效制约.企业的董事会、监事会要对经营决策的监督起到积极作用.
3.要建立企业决策责任制,使决策者对自己的决策承担责任,用法律责任来进行约束.不断培育、提高企业决策者的责任感,使企业决策失误降至最低限度,为降低成本提供根本保证.
（二）全面考虑成本升降因素,统筹兼顾,避免片面性
降低物业公司管理费用不是物业企业应对物价上涨等因素的权宜之计,而是企业的根本方针,是长期的策略之一.物业企业降低成本,不仅仅指“服务成本”,还包括其他作业成本.严格控制固定资产的购置和日常费用开支,对低值易耗品制定量化标准,降低损耗；建立专门机构,完善采购制度,保证所购物品质优价廉；大宗物品的采购,实行招投标,最大限度地降低采购成本.
严格控制管理费用中招待费和车辆使用费,招待费在许多公司占有相当大的比例,人们强调说物业管理行业是微利行业,赚钱不易,随着行业运作的进一步规范,赚钱更加不易.如果一个企业仅公司每年的招待费就几十万元,这对一个中等规模的物业管理企业来说,应该是一笔不小的成本费用支出.对招待费的支出要有的放矢,该花的钱一定要花到位,不该花的钱坚决不花.在车辆使用方面,鼓励个人买车,公司给予适当补贴,工作时间外出办事用个人的车,以达到降低公司管理成本的目的.
三、物业公司应注重节能降耗
节能降耗在物业管理行业体现在多方面,应该大处着眼、小处着手,完善细节管理.物业管理是微利企业,且物业企业科技含量低,人员工资、材料和水电费,约占总成本的85％,所以在服务过程中就必须完善细节管理.
1.克服成本管理中的滴漏现象,要注重每一个细节.节约一度电、一滴水、一张纸、一个灯泡,这在总成本中的比重微不足道,也许短时间内看不出效果,但日积月累,就会有意想不到的收获,日常消耗和所发生的费用要分别建立台账,每月底由专人计算汇总,进行量化考核；要通过多种形式、采取多种途径让员工懂得控制成本细节的技巧和方法.
2.加强设备的日常维护保养工作、消除安全隐患,节约维修费；加强对维护维修设备的管理,坚持日周月保养制度,定人、定时对设备进行巡检；对于设备在使用时所出现的问题尽量以维护的方式将其处理掉,这样不仅节省了维修费,而且还能防患于未然,及早消除设备的安全隐患.加强状态监测,变事后维修为事前处理,改变以时间为基础的设备维修制度,建立以状态监测为基础的自主维修体制；加强对维修中更换备件的管理,认真监督维修人员的过程操作；加强维修人员的责任心,对做得好的维修工给予精神上或物质上的奖励,对缺乏责任心的员工,严肃处理.
3.建立岗位责任制,定编、定岗、定员.每个成本发生点,都要制定费用标准,建立班组核算,分解目标成本,做到责任到人.班组要建立日常消耗和费用台账；不同岗位、不同工种,制定相应的劳动定额,定期进行绩效考核,与部门和员工的奖金和工资挂钩,使成本控制建立在广泛的群众基础上,成本的降低就会水到渠成.
四、加强员工培训,提高员工素质与技术水平,确立正确的成本意识
1.员工素质的高低是决定成本控制工作成败的一个关键因素.物业企业一方面要注重引进高素质、高层次的实用人才；另一方面要立足现有的员工队伍,充分利用企业现有资源,搭建良好的员工成长平台,通过职业培训等手段大力提高员工的业务素质.
2.培训是提高员工职业道德和劳动技能的主要手段,不同工种的作业流程和操作方法将会直接影响劳动效率,企业人力资源部门要通过多种形式、采取多种途径的培训方式,让员工熟练掌握作业流程和操作方法,熟能生巧,熟能创新.让人人动脑筋、个个想办法,群策群力,集思广益,不断改进作业流程和操作方法,争创创新型企业.
3.员工的职业道德和劳动技能的提高不仅可以提高劳动生产率,节约劳动用工,而且树立了正确的成本意识,实际工作中不断总结控制成本的技巧和方法,成本控制就会见到成效.
五、开拓专项服务项目,提升物业服务档次,增加劳务收入
目前,绝大多数的物业管理服务,处于低水平层次运行,仅限于传统的服务项目.物业企业可根据自身人力和资源情况,拓展专项业务服务项目,既可提升物业服务档次,同时也增加了劳务收入,大有作为.随着人民生活水平的不断提高,需求也各不相同,物业企业应针对业主不同的消费需求,提供不同的服务,在为住户营造舒适生活环境的同时,增加企业的收入.物业企业在拓展服务内容中,增强企业竞争力,为企业的发展壮大,开辟广阔的前景.
通常的专项服务的内容主要有以下几大类：一是日常生活服务类.即衣食住行等方面的服务.二是商业服务类.包括开办小型超市、饮食店、美发厅、修理店等,安装、维修各种家用电器和生活用品等.三是文化、教育、卫生、体育活动服务类.四是社会福利类.包含照顾老人,拥军优属等,这类服务一般是以低价或无偿的方式提供.
总之,众多物业公司根据上述方式进行开源节流,成效非常可观,可见,物业管理是一个需要精打细算进行管理的行为,只有做到持之以恒,才能显现出最终的优势,为企业的持续发展打下基础,最终实现企业的长期目标.
参考文献：
[1] 朱丽彬.物业管理公司成本管理控制[J].经营管理者,2016（12）
[2] 蔡东海.如何加强物业企业成本管理[J].经营管理者,2009（22）
（作者单位：宁波三江劳务发展有限公司 浙江宁波 315200）
（责编：李雪）
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