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档案征集工作和优化
【摘 要】为了做好档案征集工作,按照有关的法律法规对档案征集工作的工作流程进行优化很有必要.从档案征集工作现状来看,我国的档案征集工作在新时代正处于探索和改进阶段,无论是从制度层面还是进展流程方面都需要不断研究和完善.档案征集工作是档案馆资源日益丰富的主要手段之一,同时为档案馆的可持续发展提供新鲜血液.本文立足于现实,首先阐述新时代对档案征集工作的新认识,其次分析当前档案征集工作中存在的问题,最后提出档案征集工作发挥作用和优化的可行策略,希望具有一定的借鉴意义和参考价值.
【关键词】档案征集；档案馆；发展；优化
进入21世纪以来,知识占据新时代的主导地位,一方面档案工作面临着发展的新机遇.另一方面档案工作也面临着时代带来的挑战.在这种形势下,档案征集工作成为档案工作的重要内容,是提高档案利用效率和提高档案质量的核心环节.现阶段,全国各地的档案馆都在积极开展档案征集工作,将焦点集中在了档案征集工作发展和优化研究方面.部分地方政府甚至出台了档案征集工作的保护条例和法规,以此支持档案征集工作的顺利开展.这些政策法规的制定颁布对于档案征集工作发挥出重要作用,实现了档案资源的有效收集和利用,为档案事业的发展作出了贡献.
一、分析新时代档案征集工作的新认识
（一）档案征集工作是法律赋予档案馆的重要职能.档案征集工作受到法律的保护和认可,在我国《档案法》第八条规定中阐明了集中管理档案是和地方各级政府应该承担的责任,为档案的接收、收集、整理和保存提供可利用的范围支持.这一法律规定明确档案征集工作是档案馆的核心内容.
（二）档案征集工作是丰富档案馆收藏的必要手段.随着现代社会经济的发展和文明的进步,对档案的利用率变得越来越高.这种扩大的档案利用需求越来越对现实的档案馆收藏感到不适应,两者存在的矛盾变得尖锐.档案征集工作由于受到传统思想的束缚,总是对提取档案的利用范围进行限制,而当前的档案征集工作不受到时空的限制,利用互联网网络可以采取灵活多样的方法,对于丰富档案馆馆藏具有不可替代的作用,尤其是对重要档案和珍贵资料的征求效率,对于发展馆藏和优化馆藏所发挥的价值是不可比拟的.
（三）档案征集工作是拯救人类文化遗产的重要行动.我国拥有5000多年的历史文明,光辉灿烂的中华文化在历史的发展过程中被流传开来,但是在这一历史进程中有更多的珍贵档案资料丢失,受到自然灾害和战争等多种因素的影响,对于档案的流传都产生了无法避免的伤害,保存在当前的历史资料变得残缺不完整,有更多的档案资料流落在民间,分散在各个地区.档案馆想要在新时代承担历史责任,保护人类文化遗产就必须积极开展档案征集工作.
二、当前档案征集工作中存在的问题
（一）档案征集工作组织不到位.首先征集机构不完善,我国档案征集工作的机构普遍人员构成精简,没有设置专门从事档案征集的机构.其次征集力量薄弱,一般基层的档案综合档案馆仅指派单个人从事档案收集工作,专职人员在管理中面临的事务繁琐,征集工作经常处于附属地位.最后是征集网络建设不够完善.有的档案馆曾发文征集档案,但是并没有专业的档案征集人才来系统化、规范化调整,工作中发挥的成效甚微,虽然建立了征集网络,但是联系次数太少,激励措施也落实不到位,因此作用没有凸显出来.
（二）档案征集工作宣传不到位.首先新时期档案征集工作面临严峻的形势,馆藏问题、征集范围和征集方法探索研究不彻底,没有形成统一的认识,也没有出台规范化、具体化的档案征集文件来向公众给予说明,可以宣传使用的材料极少.其次,宣传手段单一落后,随着现代互联网在全国范围内的普及应用,档案征集工作可以利用的宣传手段变得多样化,由于大众对于档案征集工作的意义、范围和重要性还不够理解,参与的积极性还不够.最后宣传范围和力度小.档案征集工作是要深入到基层实践中才能获得真实成效,但是当前宣传仅仅停留在了发布文件通知上,这种宣传没有深入到大众心中.
（三）档案征集工作实践性不强.档案征集工作是丰富档案馆藏的重要手段之一,具体应该从实践性出发,但是档案馆征集档案的方式还是以口头的发布信息为主,真正下功夫研究的人并不常见,征集的方式单一陈旧,通过激烈的竞争受到馆内珍藏的,利用途径更是少见.因此当需要具体的档案服务于群众时经常找不到东西.
三、档案征集工作发展和优化的可行对策
（一）在档案征集流程中加入提供利用环节.不同的档案征集方法对于档案产生的影响有所差异.比如比较购买档案的方法和主动征集档案的方法,其中所有的档案归属权就属于档案馆,对于这种档案,只要不涉及个人隐私和国家的重大机密,就应该向社会大众开放,以便提高利用率.此外还有一种捐赠的方式,区别对待其所有权和利用权.捐赠者对于捐赠给档案馆的档案材料,应该事先针对其所有权和利用权达成一致协议,是否允许提供给社会研究利用.明确征集档案的利用权力,仅仅是提供利用服务工作的首要前提,主要的目的还是在条件允许的情况下,不断扩大档案征集工作的社会影响力,实现良性循环.
（二）加强档案征集工作的业界合作.对于档案征集机构来讲,相互合作和协作是可取的办法,尤其是对于共属于统一地理区域内的档案征集机构来讲.首先,自身征集范围有交叉和重叠的档案征集机构,在合作的前提下会减少能源的消耗,不需要花费更多的精力就可以顺利实现目的.其次,详细了解统一地理区域下不同档案征集机构在征集什么,直接在合适的情况下推荐给适合的档案征集机构.总的来讲,这些措施都会在业界合作中形成良性循环,不断促进档案征集工作的良好发展.
（三）创新档案征集工作新思路.第一,从档案馆履行职能的思路考虑,增强档案征集工作的使命感和责任感,随着当前经济的飞速发展,我国在国际范围内的影响力不断增强,社会大众对于档案的利用率越来越高.在这种背景下,不断丰富档案资源,有效利用现有的物质条件成为必然要求.第二,改变重征集轻利用的思想观念.征集和利用是相互依存的两方面,利用是征集的目的,征集是利用的前提条件,只有从这两方面同时做起,才会丰富档案馆的资源.第三,征集工作具有紧迫感和使命感,世间存在的档案资料是有限的,早发现早征集早利用,这种激烈的竞争意识要时刻存在于档案征集人员心中.
四、结语
综上所述,档案征集工作是一项事关丰富馆藏、保持党和国家真实历史面貌的重要手段之一.只有转变档案征集思路,优化档案征集方法,不断拓宽思路,才能在征集工作中取得成效.
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