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档案保密工作和信息化的融合
【摘 要】立足于大数据云计算的新形势,企业档案的信息化建设早已被提上议事日程.推动企业档案保密与信息化建设的深度融合,对于指导档案信息化建设实践有着重要作用.本文结合企业档案保密工作的现状,系统论述企业档案保密同档案信息化发展融合的有效实施策略.
【关键词】档案保密；企业档案；档案信息化；安全保密
在大数据时代背景下,企业档案的信息化建设和发展犹如一柄“双刃剑”：一方面可为企业提供异常便捷、周到的档案服务,极大地维护了实体档案的安全性.另一方面,亦为档案信息的外泄带来了不少不可预测的风险.基于此,在对大数据档案严加保密的今天,维护档案的安全,推动档案信息化发展已成为当务之急,值得企业档案工作者深入思考并有效实践.
一、严格遵循企业档案保密的基本理念
企业档案保密需要遵循一套基本理念,以便为档案信息化的有效融合提供规范性的指导思想.对于企业而言,首要争做《中华人民共和国档案法》的忠实践行者,严格依据国家档案法律、规范的有效引导开展集团公司档案的保密管控工作.其次,如今电子外设用品几乎“人手一个”,譬如U盘、移动硬盘、网络云盘等几乎人人皆有.然而,为了企业档案的保管安全,必须严禁在个人存储设备上处置、存储、传输任何与企业档案管理系统有关的各类数据.再次,禁止向企业外部人员泄露档案管理系统的登录口令、密钥及安全保密措施等,加强档案信息的自律,不私下于互联网上发表任何有关企业内部商业机密的信息.除此以外,企业高管要增强内部员工的档案保密意识,切不可私下处置、存储、复制、出借、销毁存有企业商业信息的各项载体.如遇员工离岗时,有必要对企业员工电脑数据和个人存储介质加以严格审验,严禁员工存储、保留所持有的岗位计算机（含便携式计算机）.
二、安全保密的监控手段要保障有力
为推动档案信息化建设和发展向纵深发展,必须在安全保密监控方面狠下功夫,尤其要推行一系列行之有效的网络隔离举措,并加强攻击防御手段.
（一）网络隔离举措要有实效性.针对企业档案已电子化、网络同步化的趋势,企业要借助网闸达到网络数据传输隔离的基本目标.依托保密业务综合管控系统,上传、收发文件,使与企业有业务往来的外部用户可借助该系统及时收取有效信息文件,但同时拒绝外部人员访问保密业务综合管控系统维护后的企业本地网络.其次,当企业下发文件时,可依靠专用机作为将文件导出并传送至系统的媒介方式.再次,企业本地用户可经保密业务综合管控系统取得企业外部用户所上传的文件,但严禁直接将文件下发出去.
（二）搞好攻击防御手段的坚固屏障.要有效发挥和充分利用防火墙功能,以达至基本访问限制的目标,借由安全网关把可能遇到的攻击风险降至最低.要健全企业入侵防御体系,尤其要做好防范蠕虫、DOS等的深度攻击.为规避攻击行为,可对网络行为推行严格、专业的审计.
三、加强涉密档案同档案信息化的融合调控
企业涉密档案通常可分为国家级秘密档案以及企业内部机密档案.前者有关的档案数据主要以纸质的形式,通过机要保密渠道完成纸质版档案的传输、签收、登记及人工审阅.这一套流程走完以后,则可签字并移交归档.该类档案在解除禁忌前是不会推行数字化管理的.在国家未发布解禁政策,抑或是档案保密技术不允许的情形下,档案的文号和内容等信息不得录入到内部档案信管系统之中,仅仅允许手工登记档案的检索纲目,以尽最大可能地维护国家级档案文件的保密安全.
对于另一类档案——企业内部的机密档案,则事关重要商业机密及内部工作事项等方面.依据企业文档一体化的需求,可将档案的信息化统一纳入办公自动化的大格局中,统筹兼顾办公自动化.当然,在企业机密档案保密的过程中,离不开规范化的管控,尤其是针对归档的保密文件,在电子运用中要缜密周详地设定权限,只对涉密项目的那部分档案开放检索的权限,企业内部员工仅可于档案信息化综合管控系统中检索到相关事项的电子信息,对于涉及机密的敏感电子内容则给予屏蔽.
为有效推动档案保密与信息化发展的融合衔接,企业档案管理人才队伍的强力锻造势在必行.档案管理人员要增强高度的主人翁责任意识,严格履行档案保密的使命职责,做到“公私分明”、严守秘密.要熟知企业内部的档案保密理念原则,使经手的机密档案均能有头有尾、手续清晰明了,切不可出现容易产生歧义、误解或保密不到位甚至漏洞百出的现象.企业要对档案管理员工推行严格考评,把保密方面的遵规守纪、照章办事、管理明晰统一纳入员工绩效考评体系中.与此同时,企业高管的考核要确保层层有序地落实,使档案保密理念精神在企业全体员工中落地生根、开花结果,形成共保企业档案安全的强大人才资源合力.
四、结束语
如今,在大数据云计算时代,企业档案保密的严密与否再度考验着企业管理者.要深度推行档案保密同信息化发展的融合,不断积累实践经验,科学看待保密和开发利用的关系,维护档案安全.
【参考文献】
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保密工作论文范文结:
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