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医院会计信息化探究
[摘 要] 21世纪是一个充满创新、竞争的世纪.科学技术特别是计算机技术、网络技术和通信技术日益深入各行各业中.基于当前医疗改革背景,对医院会计信息系统从单机、局域网到互联网,从局部应用到大范围会计领域应用进行分析,指出会计信息化不再是一个单纯模拟人们行为的操作系统,而是成为一个可以人机交互的智能系统,同时针对医院会计信息化存在的风险,提出相应的建议.
[关键词]会计信息化；发展阶段；风险措施
[ DOI] 10. 13939/j. cnki. zgsc. 2018. 05. 239
会计信息化是指利用计算机、网络等信息技术,对信息资源进行数据采集、加工处理和输出,并在此基础上生产出能带来增值的会计信息,使会计工作全面实现业务流程的数字化和网络化.
1 医院会计信息化的发展阶段
11 电子数据处理阶段
以单机运行为主,要求医院会计信息系统的运行按照医院会计制度的要求操作.应用于账务处理、工资核算、固定资产核算等,满足了医院一般的记录要求.计算机替代手工核算,减轻了会计人员的工作量,提高工作效率,实现会计核算工作的半自动化.由于各模块之间相互独立运行、互通性差,未能解决数据重复输入和数据一致性控制等问题.并且,核算后发现错误,要从原始数据查找原因并更正.该阶段是医院会计信息化的初级阶段,信息化效果未得到充分发挥.
1.2医院会计管理信息化阶段
随着社会信息化的发展,医院会计信息化内容得到进一步扩展.会计信息系统突破单机模式,开始形成整体性的信息系统,包括应收应付、资金管理、成本核算等诸多子系统.各子系统之间的有机结合,实现了信息的快速传递和共享,克服了电子数据处理阶段数据重复输入和不一致的问题.随着成本核算系统的建立,使会计核算从核算型会计向管理型会计转变,从医院总账核算向项目核算深入.这是医院会计信息化建设的重要阶段,为财务管理精细化打下坚实的基础.
1.3基于互联网的医院会计信息化阶段
医院会计信息化不但涵盖所有与财务工作相关的领域,也涉及对医院的管理和决策.会计信息采集不再由财务部门制成记账凭证后输入会计信息系统,而是包含在各种原始凭证中,从网络传递到系统后,自动生成会计凭证经过审核后记账,实现了财务账与实物账同步生成.财务人员的工作重心,从会计核算转变为对会计数据进行综合加工和分析,更好地为医院各层管理人员提供决策辅助信息.云计算、大数据、人工智能、区块链等网络技术的飞速发展,促使医院会计信息化向更高的水平和领域拓展.
2 医院会计信息化的优势
2.1会计信息披露更完整
医院提供会计信息的主要渠道是通过定期公布财务报表.采用传统会计模式公布报表具有很多局限性,如无法反映非数量化和非货币化的信息、受报表篇幅限制无法反映医院的特殊经济业务等.若将会计信息采用资源共享方式,不仅有效地扩大财务报表的信息容量,而且有利于医院与会计信息使用者之间的双向交流.
2.2会计信息提供更及时,获取更方便
信息化时代最大的特征是信息传递的迅速,定期财务报告制度显然已经无法满足信息使用者和管理者对信息传递及时性要求.会计信息化实现了网上发布,管理者、投资者及其他相关利益集团,可以随时通过医院网站访问财务共享信息,使信息的预测价值和反馈价值大大提高,有效地促进了管理水平的提升.另外,直接获取相关数据并进行分析,不但减少了人为舞弊现象,也提高了会计信息的可靠性.
2.3会计的相关性与监控职能
医院各部门通过局域网,将各种信息及时传输到财务部门,财务部门随时可以对这些数据进行加工、处理、反馈.如：门诊按最新药品收费；药房调出处方核对剂量；临床、门诊对放射科、检验科等功能科室的收费情况进行监督等.各部门之间处于及时信息沟通中．最大限度地发挥会计的相关性与监控职能.
3 医院会计信息化存在的风险
3.1系统环境方面
第一,财务数据反映了医院运营情况和财务状况,会计人员将其存入计算机后,会由于硬件失灵、软件或线路错误等意外造成信息失真,给医院带来损失.当前,财务信息的载体由纸变成了比特流,被泄露、窃取的风险加大,如何保证财务数据的安全,是医院急需解决的问题.
第二,医院会计信息化主要由单位财务部门和网络信息部门进行系统分析,外单位负责系统设计和程序开发工作,开发完成后,对系统的重大修改由网络信息部门负责,日常维护工作由财务部门负责.该系统是在充分考虑医院自身生产经营特点和管理要求的基础上,针对会计人员和审计人员的日常工作进行的开发,因此在整个开发过程中,需要会计人员和审计人员的参与.但在实际开发过程中,常因参与开发人员之间没有充分沟通,使开发出的系统存在安全性和保密性隐患,并对医院日后进行系统维护和升级产生影响.
3.2管理制度方面
在传统手工会计系统中,数据处理是由医院多个部门共同协作,非常强调对业务活动的使用、授权和批准.若出现差错,对每个环节的负责人进行排查便可解决,重复发生错误的概率很小.实行会计信息化后,记账、核对、存储等内部会计控制方式均被计算机和程序所替代,原来通过账簿核对实施控制的方式已不复存在.自动化程序使这种不透明的处理方式一旦发生问题,很难快速得到解决,并且问题会在短时间内蔓延,造成多种数据及整个系统的数据出现混乱.如未查出问题原因,重复出现的频率会很高.由于会计信息存储在计算机的磁性介质中,操作人员可能会超越权限对重要数据进行篡改、复制、伪造,以达到舞弊目的.
3.3数据处理方面
会计信息化下,采用计算机进行账务处理,整个过程分为输入、核算、输出,并都在系统内自动完成,避免了重复处理,实现数据处理一体化.这虽提高了整体财务处理效率,但毕竟会计数据的数量庞大,易出现多种错误.如：在输入数据过程中,会发生按错功能键、录入错误、没有及时存盘等现象；在对数据进行处理时,因使用了错误数据或错误程序,导致保存的数据失效；对输出方式选择错误,造成会计信息使用者无法及时得到数据.
3.4会计信息化人才方面
实现医院会计信息化的关键,在于建设一支既具有传统会计学知识,又掌握相应信息化技术的专业会计人才队伍.由于会计人员对会计软件功能不熟悉,未能及时发现操作中存在的问题；单位审计人员缺乏相关专业知识,对违规行为不能及时发现等类似事件的发生,严重影响财务数据的准确性,为舞弊提供便利.
4 防治医院会计信息化风险的措施
4.1树立会计信息化理念
随着会计信息化建设的不断深入,越来越多的先进管理方法、理念被引入进来.因此,财务部门应向单位领导说明会计信息化给单位财务工作和医院管理工作带来的新方式、新问题、新方案.使领导对会计信息化建设的意义和实施的情况具有清晰的认识,能够在资金、人才、技术等方面给予更多的投入与支持,为医院会计信息化的建设创建良好的环境.
4.2完善会计信息化内部控制制度
首先,要有严格的授权控制,如：在系统正式使用后,软件开发人员不允许有会计记账、修改等操作权限；网络信息部门通过用户名、、硬件配置等手段来鉴别系统资源使用者.其次,为了进一步完善医院财务部内部牵制制度,通过建立一套健全的内部保障控制系统来实现.待系统初建完成时,由医院审计部门对内部控制系统的完善性、合法性和可审性做出评估,保证系统运行后数据处理的准确、真实,防止舞弊行为的发生.网络信息部门要定期对系统进行维护,及时升级防火墙软件,采用信息加密存储、回叫机制、一次性口令等技术来保证系统安全.
4.3会计信息化人才的培养
新的环境对会计人员提出了新要求.想要培养出一支合格的会计信息化队伍,一方面,要求开发出更完善的软件使得医院会计信息化程度不断提高；另一方面,要求会计人员加强学习信息技术应用,具有较强的计算机应用能力,能利用信息技术实现对信息系统及其资源的分析和评估,将信息技术与会计理论有机结合,为重构或优化合理的会计流程打下基础.可通过组织典范医院、大学科研机构为会计人员提供培训基地或培训服务,树立其对当代会计信息化的认识,拓宽思路,进而根据自身具体岗位的不同,有选择地进行知识积累,进一步深造.还可以邀请医院网络信息部门工程师授课,讲解计算机基础操作和办公软件的基本使用技巧,传授软件的安装、维护、数据库的使用、病毒的防护等知识.
当前医疗改革制度,要求医院发展向信息化建设迈进.如何将现代信息技术与医院会计相结合,建立一个会计信息资源共享、处理全自动化、跨会计主体、跨地域的医院信息化系统,是医院面临的一项长期而艰巨的任务.
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