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基于知识管理的建筑企业档案管理模式
摘 要：建筑企业的档案管理是企业基础工作中的重要组成部分,是公司各项活动开展的前提工作,但是随着市场经济的不断发展,传统的建筑企业档案管理模式已经不能满足社会的要求.本文基于知识管理的角度从建筑企业档案管理的必要性和特点、知识管理与建筑企业档案管理关系、知识管理背景下建筑企业档案管理模式的构建等4个方面展开研究,希望对建筑企业的档案管理有一定的借鉴意义.
关键词：知识管理 建筑企业 档案管理模式
引文：随着时代的进步和科学技术的发展,建筑企业行业的档案管理模式正在发生革命性的变革,现代建筑企业档案管理模式的建立必须结合知识管理进行系统化的转变,这成为建筑企业管理者面临的重大难题.档案作为企业发展的重要文化资源,对建筑企业的发展有着不可替代的作用.当前建筑企业档案管理要积极与知识管理相结合,找到当下存在的一些问题,并制定合理的解决方案,为建筑企业的档案管理提供一套专业系统的方案.
一、建筑企业档案管理的必要性和特点
1.建筑企业档案管理的必要性
档案资源是指一个国家、一个企业、一个人在社会生活中所形成的对自身发展有益的、有价值的档案总和.现如今这个时代互联网高速发展,对传统的档案管理方式造成了一定的冲击,促使档案管理走向信息化、网络化的方向.在以前大多数建筑企业档案管理主要依靠人工,由专门的工作人员将档案进行分类整理、搜索引用,这种管理方式不仅很容易产生错误而且效率极低.随着社会上的建筑物逐渐增多,建筑企业的工程档案数目日益增加,各式各样的建筑策划、建筑方案、建筑图纸也不断增加.传统的档案管理方式是将相关内容记录在档案纸上,这样不仅浪费大量的不可回收纸质资源,而且大量的纸质档案不易保存,花费的人工费用较大,不利于企业经济效益的增加.这些都对我们提出了更新档案管理模式的要求,通过引入现在的互联网技术,不断探索和寻找新的答案管理方法,让建筑企业的档案管理跟上社会的进程,不断提升建筑企业档案管理的质量和效率.
2.建筑企业档案管理的特点
对建筑企业的档案实施信息化管理,将企业重要的档案记录在存储盘上,并在存储盘上设置搜索功能,不仅便于档案信息实时共享,而且让建筑企业的档案管理增添更多的智能性,以便实现高效及时地在众多文件中找到需要的部分.
二、当前建筑企业信息化管理面临的问题
虽然在新的互联网时代,电子信息化档案管理模式为建筑企业带来了很多便利,尤其是在各种材料都日益繁杂的现状下为建筑企业档案管理模式指明了方向,但是这一发展模式尚处于初级孵化阶段,在目前的档案信息化管理中仍存在着很多问题,对此笔者提出以下几点问题.
1.档案安全问题
在互联网高速发展为我们带来便利的同时,我们也应认识到它是一把双刃剑,建筑企业不仅享受着互联网技术带来的全新档案管理模式,同时也面临着档案重要材料泄露的危机.因为互联网环境错综交杂,其安全性和保密性都难以保证,如果企业的一些硬件设施遭到病毒的破坏,有时可能会导致企业档案的丢失,甚至造成企业档案机密的泄露,从而使得其他竞争对手有可乘之机,极大地损害了建筑企业的经济效益.
2.没有相关标准与立法
我国尚处于社会主义立法的初级阶段,这说明我国的各项立法尚未完全深入到社会的各个方面,其中就包括建筑企业档案管理方面,这种情况直接导致企业的档案管理无法可依.由于建筑企业有基地分散、施工单位流动性较大、施工人员系统不稳定等特点,因此难以对企业档案实行集中管理,导致针对建筑企业档案的管理毫无头绪.
3.相关技术发展滞后,人员专业水平不够
在建筑企业档案管理的实施过程中,往往会遇到档案保管条件和保管期限有很大局限性的问题,这些问题使得电子信息化企业档案管理模式不能完全发挥其功效.根据档案信息化管理的步骤,在档案建立初期要把纸质档案通过识图软件转换为电子版,但目前大多数企业并不重视这类项目的投资,因此往往这些转换设备效能低下,转换速率慢,大大降低了企业的档案管理效率.另一方面,在档案管理领域的工作人员严重匮乏,大部分企业难以招到专业人员进行档案管理,也就无法满足企业对于档案管理的需求.
三、知识管理与建筑企业档案管理
知识管理是指对于借助企业产生的相关文化进行集中管理.建筑企业档案管理部门通过获取、收集、存储、共享等方式,将相关知识传播给公司的每个员工,进而企业员工对这些知识进行内部消化,再灵活地运用到企业策划的实际操作过程中,这样不仅增加了企业员工的知识储备,而且提升了企业员工的工作效率和质量.可以说,这种知识是将传统的经验与现有的条件相结合,通过借鉴过去的经验,使企业在未来发展过程中可以以最低的成本获得最大的收益,避免不必要的损失出现.
在建筑企业知识管理过程中,相关工作人员通过对知识进行整合处理的方式实现档案的管理.在经济高速发展的今天,知识管理对企业的各项工作提供了新的发展契机,其中对建筑企业档案管理借鉴意义有以下几个方面：
第一,知识是一个企业的重要战略资源,较高的知识意识可以促使企业人员正视档案管理的价值,对此投入更多的精力和时间.建筑企业的档案不仅仅是对企业过去工作的收集、总结,更是企业未来发展的重要蓝图,是建筑企业的重要战略资源,对企业的发展至关重要.
第二,建筑企业进行知识管理的根本原因是实现知识的价值,是用知识的作用来提升企业的核心竞争力,它可以改变以往人们对档案管理不重视的态度,激发企业工作人员利用档案便利工作的热情,这样工作人员将档案充分利用,不仅能够认识到档案是记录企业历史的重要文件,还可以对现实的工作有重要的参考意义.
第三,企业知识管理的基本内容是知识的组织、传递、创新和发展,它可以促使企业工作人员重新认识企业档案管理的内容.档案管理工作的重点是对于企业发展基本信息、企业重大方案决策、企业核心知识价值的管理.这就要求企业档案工作人员在进行档案收集的过程中,重视每个档案文件中蕴含的知识,深挖文件中的核心价值,将收集工作转化为发现知识并传播知识的过程.
第四,知识管理的信息支柱是互联网信息技术,它可以帮助人们建立新的企业档案管理意识,转变管理人员传统的档案管理观念,通过使用互联网信息技术来建立全新的档案管理系统,为企业的档案管理注入新鲜活力.
四、知识管理背景下建筑企业档案管理模式的构建
1.建筑档案实施知识管理的必要性
在科技发展日新月异的今天,建筑企业把更多的注意力从工业应用转到了知识应用,目前在互联网模式下,知识经济已经成为了市场经济发展的先导.知识经济时代的到来意味着建筑企业的档案管理应该朝着知识管理的方向发展,企业根据知识管理的程序,制定合理的工作环节.当今社会充满了机遇和挑战,建筑企业档案管理工作只有不断地向知识经济进行靠拢,才能得到更深层次的发展.
2.建筑构建档案知识资源管理模式的目标
2.1 使建筑企业档案信息化、整合化.这就要求我们把档案进行分类：数据型、知识型、信息型,之后按照知识管理的标准进行资源化处理,使之真正成为企业竞争的核心力量.将原有的信息型档案转换为知识型档案,按照知识管理结构进行共享应用；建筑企业工作人员对将来可能用到的数据型档案进行转化,将其转化为企业的知识文化.
2.2 知识档案为员工提供工作与学习的机会.这要求建筑企业通过制定合理的方案,将知识档案同企业员工的入职考试、入职培训等结合起来进行学习,为员工提供一个学习的平台,并把知识档案与日常工作巧妙结合起来,做到学以致用,让知识档案在建筑企业的日常工作环节中发挥更大的作用.
3.建筑档案知识资源管理模式的构建
3.1 完善建筑企业档案管理体系.针对目前企业面临的档案管理问题,我们要静下心来反思并找出问题所在,之后根据本企业实际情况来制定出合理的适应本企业的档案管理方案,这就要求企业必须摆脱原有的传统管理模式的束缚,用新的思路找寻新的方案,这也是强化企业档案管理的必经之路.
3.2 建立知识管理平台.现代网络信息技术为方便社会受众接触到各方面的知识,在不同的平台植入了相关的系统,为不同组织、不同企业之间提供了交流技术的平台,让知识档案在企业之间共享成为一种可能.企业如果掌握了以知识管理为基础的档案管理体系,员工就可以更加方便地从企业档案中获取更多的知识,并可以在不同企业之间进行交流,以高效率解决当下所遇到的各类问题.
结语：建筑企业档案管理变革的主要方向是由传统的人工管理到应用知识的管理,并结合现代互联网技术,对建筑企业档案实行信息化、全面化的管理.档案信息不仅具备为企业日常运作提供保障的作用,还有解决企业之间的纠纷的重要作用,它为企业创造了众多的直接和间接的、经济效益,让企业在市场竞争中能够拥有更多的主动权.
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建筑企业论文范文结:
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