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基于过程控制导向的企业合同内部控制

摘要：合同作为现代企业经济活动的重要依据和行事规范,是企业经营行为的重要载体,因此合同管理在企业内部管控中的重要性日益突出.当下企业在合同内部控制过程中,过多地注重签订结果,轻视合同的过程控制,这在一定程度上造成了企业管理的短视行为.为了营造规范有序的企业经营活动,强调过程控制的重要性,本文以合同过程控制为导向,对企业合同内部控制进行研究,以降低合同的风险隐患.

关键词：过程控制；企业合同；内部控制；研究

企业将优化内部控制流程,降低合同风险、提高合同管理效率作为企业合同内部管控的主要目标,就需要对合同的全过程进行分析,找出风险点以便制定出相应的控制方案.一般的合同过程主要包括合同的签订、审批、履行、变更、终止、违约处理、归档保管等,本文将上述过程分为两个阶段进行分析：(1) 合同准备阶段,包括调查、确定准合同对象、谈判、拟定合同文本、审核等程序；(2) 合同履行阶段,包括合同履行、变更、终止、处理纠纷、档案归档等程序.

一、基于合同准备过程控制为导向,对企业合同进行内部控制

合同内部控制首先需要对合同签订之前的准备工作进行控制,合同的准备过程主要包括1) 调查、确定准合同对象;2) 谈判、拟定合同文本;3) 文本审核;4) 合同正式签署四个阶段,需要建立相应的内部管控方案.

( 一) 建立合同签订前的调查制度

在合同签订之前,需要了解当事人的基本条件和资信等情况,以确保合同的法律效应.因此需要对当事人的主体资格、企业性质、工商注册情况、代理人身份和资格、履行能力和信用等级、当事人相关档案以及当事人的印章等相关内容进行详细调查.同时,为了保证上述调查制度的充分实施,企业应当建立合同对象的信用档案,实行准合同对象确定的集体决策机制,并实行责任追究制度.

( 二) 建立合同签订时的管理制度

合同签订时主要面临合同谈判风险、合同文本风险、合同审查风险、合同正式签署风险等四大风险.

合同谈判风险主要指在谈判过程中信息泄密以及谈判过程中忽略重大问题或者在原则性问题上做出不当让步等风险.这种风险主要表现为：合同标的物的数量、、履行期限、地点、违约责任、解决争议的方式等核心内容考虑不周或不当让步导致企业利益受损.为了控制此类风险,需要组建有丰富业务经验和谈判经验的专业结构谈判团队,必要时聘请外部专家参与合作,以便充分发挥团队的力量,避免上述风险的产生.

合同文本风险主要指合同内容和条款不合理、不完整表述存在歧义,导致重大误解；或者内容条款违反法律法规,形成无效合同.为了控制这类风险,主要的方法是加强合同审核制度,规范合同语言,减少歧义用语,确保核心条款完整、内容具体.

合同审查风险主要指在合同审核过程中没有发现合同不当内容和条款的风险,控制此类风险的主要办法是合同内容起草人员与审核人员实行岗位分离；制定规范的合同操作指南和审核指南；实施责任追究制度.

最后,合同正式签署风险指合同承办人越权签订合同；与他人勾结签订阴阳合同；承办人违规使用印章等行为.

为了防止此类风险,必须要求合同双方当事人当面签订,如果上级领导委托下级签署合同,需要有上级领导人的委托书,并在规范使用印章的同时加上合同承办人的亲笔签名,以防止合同篡改,同时在合同各页码之间加盖骑缝章,以此加强对企业合同的内部控制效率,降低合同准备过程中存在的风险[1].

二、基于合同履行过程控制为导向,对企业合同进行内部控制

合同生效后,双方当事人遵循诚实守信原则全面履行自己的义务,因此,下文会对合同履行过程中合同的执行环节、合同条款变更环节、合同归档处理环节以及合同的后续纠纷四个主要的环节进行分析,以此防范合同的履行风险,减少由此给企业带来的经济损失.

( 一) 企业合同执行环节

在合同生效之后,企业需定期对合同执行情况进行追踪记录,防止合同执行过程中出现疏漏,保留书面记录并在合同履行终止时留档保存；同时还需要相关人员对企业合同的执行进度和要求进行及时的追踪处理,亦或者由企业合同双方互相进行监督管理,以此降低合同内控管理方面的疏忽.另外,对合同履行过程进行监督,一旦发现对方有违约的可能性或违约行为,则要采取措施将合同损失降到最低.如在执行的过程中需要对执行的状况进行资金方面的跟踪,因此需要对合同项目进行预算处理,针对合同执行过程中的收款进度、相关合同条款等方面进行监督处理,防止执行过程中出现预算透支、超余额等情况,同时联合财务部门对资金的使用情况进行审批,防止合同执行期间出现财务风险,由此对财务风险同步进行有效的内部控制[2].

( 二) 企业合同变更环节

在企业合同履行的过程中,条款的变更是非常多发的一种状况,由于某些法律事实的出现,从而迫使合同的内容需要发生一定的改变,包括主合同变更引起的一些子合同的变更,在一定的程度上需要对约定的合同内容发生变化,因此在合同更改的过程中,需要谨防未经授权的合同进行变更.比方说,某项条款明确的交货期限是半年,但是因为某些原因需要有一定的延迟,而且该条款是允许变更的条款,那么在经过领导层授权之后才能进行更改,否则就会存在合同风险.同时在变更之后,还需要对原有的合同进行备案处理,并及时进行合同的更新,以便合同双方按照变更之后的合同进行执行,减少后续合同纠纷的出现[3].因此控制合同变更风险的主要方法是：明确合同变更的报告制度,未经授权不允许随意变更合同；合同变更的内容和条款必须与当事人协商一致,以便减少后续的纠纷；变更后的合同视同新合同,严格按照合同管理制度履行相应的合同管理程序.

( 三) 企业合同归档环节

合同归档环节的风险主要表现为合同的丢失、泄密以及滥用.控制此类风险的方法是：明确合同管理员的职责；规定合同的借阅制度；实行合同管理责任追究制度；对合同保管实施定期与不定期检查.具体的操作可以分解为,首先将合同进行分类编号,方便在合同进行更改或产生纠纷的时候进行查找；其次就是定期的对合同进行整理,查找是否存在遗失、损坏等情况,以便及时进行合同的补充处理,同时加强合同档案的统计工作,编制相应的清单和检索工具,以便提高合同查询和使用的效率；然后,针对合同进行档案管理,严谨将合同外出借阅,及时有领导的签字同意,也只允许接触复印件,并安排专门的负责人进行管理,以此降低滥用合同或者泄密等风险的存在；最后,针对合同准备过程开始到合同结束整个过程中的相关资料,都需要进行整理存档,以此提高对合同档案的管理质量和效果.

( 四) 企业合同纠纷环节

合同纠纷环节的风险主要表现为：未及时向上级汇报合同纠纷和拟采取的措施；未及时有效阻止纠纷的扩大化；纠纷过程中未充分收集对方违约的证据,使企业处于举证不力的地位；未按合同规定追究对方违约责任等.控制纠纷环节风险的主要办法就是规定合同纠纷的处置办法,建立专门负责合同纠纷处理的部门,一旦发生合同纠纷,可以及时调动纠纷处理专业团队,根据纠纷的情况进行有效的处理和解决,并对存在的纠纷解决策略记录在案,方便日后进行信息的获取.此外需明确各类成员在处置合同纠纷中的责任；拟采取的纠纷措施应当经相应层级领导的审核批准,严禁经办人未经授权就向对方予以实质性承诺.通过上述措施以降低合同纠纷风险.

三、结束语

综上所述,企业在进行合同内部控制管理方面,需要以过程控制为导向进行规范化的管理,做到内部控制环环相扣,针对不同环节的风险提供不同的防范措施,不仅有效的降低了法律、运营、财务等风险的存在,同时也加强了企业合同的内部控制水平,促进企业稳定发展.财

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