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控制环境中存在的常见问题与改善措施以Y港口公司为例
一、Y 港口公司简介
Y 公司是一家专业经营集装箱装卸相关业务的合资公司,该公司一直以实现价值最大化为宗旨,是国内沿海大型港口企业.Y 港口公司依托于董事会预算制来进行经营管理,目前在内部控制环境上暴露出了许多不足之处.
二、Y 港口公司控制环境中存在的主要问题
( 一) 董事会的权限有待进一部加强
在COSO 报告中指出,董事会对企业内部控制起到了关键性作用.因此,必须在企业内部成立相应的董事会,该董事会主要负责监督与指导相关经营决策.Y 公司的董事会一共有七名成员,每隔6 个月会召开1 次董事会议,会议内容主要商讨与确定企业预算方案、战略部署以及经营方针等内容.不过,这几名董事里就有3 名董事不止担任一家公司的董事职务,对Y 公司的经营情况了解并不多,还多次不参与董事会议.而该公司也未围绕审计、执行以及薪酬制定相应的委员会,大部分重要决策都是先由管理层来决定,决定之后再上报给董事会批准,有些决策甚至直接由管理层决定,比方说客户优惠活动以及大型资产的购买等.根据相关数据表明,在2014 年到2017 年6 月期间,Y 公司原本打算召开7 次董事会议,不过仅仅召开了5次,且有12 项事项未经过董事会审批就直接执行了,主要内容情况见表1.
( 二) 公司尚没有设立监事会
在公司目前的治理结构中,尚未设立监事会或设置专职监士,这使得目前公司的股东各方对公司董事会及经营机构缺少监督机制.
( 三) 目前公司的经营观念有待进一部转变
一般而言,港口城市都是用集装箱的吞吐量来评判自身的经济水平,所以当地政府都会考核港口码头企业吞吐量指标,这一指标的完成情况与企业领导者的业绩有着密切的关联,导致部分码头为了完成集装箱吞吐量,而将提高装箱量摆在首位,导致恶意竞争的情况屡次发生,个别公司为了提高箱量会做出损害公司利益的行为,如给予客户低于成本价的装卸费.Y 公司在本地是规模最大的一家码头公司,虽然是合资企业,但港务集团是其最大股东,具有实质控制权,因此难免也会受提高箱量指标影响,给予部分客户过多的优惠.
( 四) 组织架构设置不够合理
公司必须要制定一个健全的组织架构,确定每个部门的具体职责与权力,提高企业的控制管理水平,这样才可以更好的构建内部控制环境.不过Y 公司的组织架构还有许多不合理指出,详细情况见表2.
( 五) 业务经营的风险偏高
Y 港口公司的业务经营范围较广,不仅包括码头装卸业务,同时还包含货物运输与货物代理业务.其中,后两项的业务具有较高的经营风险,导致公司整体的经营风险大大提升了.除此以外,码头装卸、货物代理、车辆运输三项业务交织在一起,让财务核算的难度得到大幅度提升,尤其是对应收账款的核算.
( 六) 提高预算管理控制和内部审计功能水平
目前Y 公司的预算管理还较为粗放,且执行结果也差强人意.尽管公司内部成立了专门的内审部门,不过这一部门所具备的权限较低,加上部门工作人员的综合素质较差,导致内部审计并没有发挥出自身的作用.
( 七) 公司员工的整体文化程度偏低,且年龄偏高
由于Y 公司本身情况较为特殊,很多员工都是原先在港务集团码头公司工作过的员工,这些员工的文化程度较低,有接近七成的员工都是中专以下的文化水平,同时有10% 的员工年龄已经高于45 周岁.此外,这些员工的人事档案并没有更新,依然保留在港务集团码头公司内部,不论是办理入职还是离职,都必须到港务集团公司去办理.
三、Y 港口公司控制环境改善方案及建议
( 一) 改善公司治理结构
对于公司内部控制环境而言,治理结构是其中最为重要的层次之一,不断健全公司的治理结构,可有效推动内部控制环境的构建工作.公司管理层为了完成公司经营目标而执行了内部控制管理,这和治理结构之间存在着密切的关联.所以,健全公司治理结构是确保内控管理发挥出应有效果的重要前提.
( 二) 更新经营理念,力求利润最大化
Y 公司管理人员认为提过箱量是最为重要的,这一观念已经不适合现代企业的发展.虽然箱量对企业发展而言有着密切的关系,不过对于股东而言提高利润才是根本,所以公司管理人员必须要更新当前的经营理念,避免一味提高箱量而导致公司出现恶性竞争的行为,要以实现利润最大化作为公司经营的目标.
( 三) 进一步推动人力资源的开发
公司内部任何一位成员的行为与观念都会影响内部控制的管理效果,同时内部控制也会影响所有人员的行为与观念.因此,公司一定要加大对人力资源的开发力度,制定合理的人力资源制度,定期开展相关培训工作,大力提升员工的专业技能与职业道德.此外,还要不断完善当前的奖惩制度以及考核制度,从而有效提高员工的工作热情.
( 四) 不断完善企业的组织架构
对于企业的组织架构而言,应该分离各种不兼容的职务,这样可以确保同时由2 个或以上的部门来共同完成一项业务,两个部门之间可以形成互相约束的关系,让各个部门与员工需认真履行自身的职责,并清楚了解自身在公司内部的地位与作用.所以,Y 公司必须要不断完善自身的组织架构.
企业一定要加大对内部控制工作的监督力度,在监督过程中指导相关人员不断完善内部控制工作.内部审计部门作为内部控制的重要组成部分,应该充分发挥出自身的监督作用.要做好对企业所有员工的监督与评价工作,同时还要为公司的经营管理活动提出针对性的建议,主要包括：检验企业内控系统设计的可执行与合理性,并提出相关优化建议；评价所有工作人员的具体工作质量,并提出相关的优化建议；评价公司的风险管理水平,并提出相关的优化建议等.除此以外,预算控制也是内部控制管理的一项关键组成部分,实行良好的预算控制,能够确保公司更加有序、稳定的发展.财
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