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档案信息资源的知识化应用

0 引　言

档案管理是企业管理的重要领域之一,传统印象中的档案工作就是归档,一项工作完成之后最末端的一个环节,是一项静态的工作.档案文件作为企业的重要资产,如何把档案工作从末端管理提升到前端控制、从后台走向前台,构成以内容收集管理为根本、以知识共享和传递为价值体现的档案管理系统,方便文档检索和利用,进行文档全生命周期管理,较好发挥档案知识资源的共享价值,成为档案管理工作创新所面临的问题.

1 档案信息化发展趋势

1.1 档案信息化建设成为主流

随着信息技术的普遍应用,档案信息化建设已成为档案管理工作的重要组成部分.档案管理已从最初的纸质化管理逐渐过渡到电子化、网络化集中管理,电子化归档已经成为档案管理的主流方式,实现各领域档案管理的信息化、智能化已成为各行各业所共同面对的新课题.

1.2 档案信息管理转向知识管理

近年来,以档案信息资源建设为核心、以知识共享为目标的档案管理与服务系统建设日渐成熟,档案管理功能逐渐演变成为信息化平台之上的一项应用,如基于电子文档管理、内容管理的一项应用.档案管理正在向电子档案管理系统和电子文档知识管理集成方向发展,注重文档生命周期内各阶段的信息流转和知识共享,从基于档案介质的收、管、存到以档案利用为核心的用、管、存转变,变档案为知识,变管理为服务,变档案管理员为知识管理员.

2 档案知识管理建设思路

2.1 企业档案知识管理的总体定位

企业要以知识共享为出发点,在企业生产过程中形成知识文档收集、整理、归档、利用和创新的循环,将档案管理纳入企业管理信息化建设总格局,形成以档案利用为核心的大数据知识管理模式.此外,企业要将档案信息管理作为企业知识管理的重要组成部分,赋予档案职业新的内涵,同时带动档案人员角色转变,即从档案实体保管员转变为档案知识管理者、知识提供者及决策咨询者.

2.2 企业档案知识管理的功能定位

档案知识管理在功能上主要满足以下几点.

（1）企业通过已规划实施的 SOA(Service-Oriented Architecture,面向服务架构 ) 架构,将档案管理系统与企业内已建系统进行系统对接,实现统一单点登录和统一业务流程审批,借助统一门户实现企业内各业务数据的统一检索、知识共享和利用.

（2）企业要按照知识分类实现对归档文件的自动收集、整理,确保归档资料数据的完整性,提升档案的利用价值.

（3）企业要提升档案资源利用效率,在传统静态档案管理的基础上,从知识的角度对档案资源属性和内容进行充分描述,实现对档案借阅、下载、浏览等安全的实时监控.

（4）企业要个性化的知识地图导航界面,实现档案文件、管理文件、关联电子档案间的关联,将档案信息中所蕴藏的知识直观展现在读者面前.

2.3 企业档案知识管理的效益定位

企业通过实施档案大数据知识管理智能化服务,实现电子档案在文档各生命周期阶段的信息流转、资源聚合及共享利用,并完善档案管理职能,从过去对档案实体的管理转向注重对档案内容的管理,强化对档案知识的开发利用,实现档案知识资源的共享价值.具体来说,企业需要从以下几个方面进行完善：①企业要完善内部管理规范、制度和流程体系,利用信息化工作加以固化,强化档案对各业务工作过程的服务功能,提高文档的利用效率；②企业要通过信息化技术,严格控制纸张利用,建立绿色电子知识馆；③企业要完善项目管理规范、建立项目知识支撑机制,充分运用集体智慧提高企业创新能力,强化企业知识沉淀与积累,进而提高企业经济效益.

3 档案知识管理的建设与实践

3.1 档案数据的集成管理

档案数据的集成管理是档案知识管理建设与实践的重要环节.档案数据集成管理包括 3 部分内容：一是搭建面向 SOA 集成架构的集成平台,解决档案系统与业务系统间的信息孤岛,通过整合各类信息资源,实现档案信息资源的集成管理,方便知识共享应用；二是将现有纸质档案通过扫描的方式转换为光栅文件或其他格式的电子档案,促使档案信息与载体剥离,突破实体档案的物理局限,深化档案价值是笔者所在单位深化档案大数据知识管理的重要一环；三是将遗留在相关业务系统中的旧档案数据,按照已规划的知识内容体系、知识体系结构进行档案数据的再分类管理,统一存放.

为有效做好现有档案数据的集成管理,解决信息孤岛问题,档案资源建设共规划 2 个层级的集成：一是将笔者所在单位的 4 大数字化设计平台（站场、线路、土建、经济预算）与项目管理平台集成；二是项目管理系统、办公自动化 OA、知识管理系统、档案管理系统与Documentum 统一文档管理平台集成,由文档管理平台集中统一管理所有档案文件,保证文件的唯一性.档案管理从知识应用角度进行知识的梳理、归类,同时借助 Documentum 统一文档管理平台的分布式部署,有效解决了企业内各分支机构间的异地档案共享使用.

3.2 档案知识的服务化

档案知识管理的目的在于通过档案的知识服务,实现档案信息和档案服务的增值,发挥档案管理部门与其他部门或外界联系的纽带作用.同时,档案知识管理通过整理、重组、提炼和创新可以利用的各种显性和隐性信息资源,以知识为内涵、以服务为中心、以档案数据为基础,走知识服务的建设路线,形成方便、易用的知识来解决实际应用中遇到的问题.

档案知识服务是面向解决方案的服务.它关心并致力于向用户提供全面、完善的解决方案.因为档案信息和档案知识的作用最主要地体现在对解决方案的贡献,解决方案的形成过程又是一个对档案信息和档案知识不断查询、分析、组织的过程,因此档案知识服务将围绕解决方案的形成和完善而展开.传统的档案信息服务则满足于具体信息、数据或文献的提取.

档案知识服务是增值服务.它不像档案信息服务那样仅限于以序化的方式向用户提供档案信息的存贮位置和获取方式,而是对档案信息进行析取、整合、集成、创新,从而成为可直接应用的知识,进而提高用户档案知识应用和档案知识创新效率,使档案知识产生增值效应,而不是基于档案信息资源占有和简单开发利用的档案信息服务.

基于档案知识的增值服务目标,笔者所在单位的企业档案知识服务体系共分为 5 个服务模块：一是企业知识资源门户的建设与管理；二是企业决策分析服务；三是为企业员工提供服务的文档知识库、专家网络、知识问答、知识地图和维基知识库；四是进行档案编研,为企业科研、科技项目、基础工作及企业文件建设服务；五是图书期刊或标准管理平台服务.档案知识服务体系如图 1 所示.

3.3 档案知识的 IT 平台化

围绕知识产生的关键业务活动、关键业务知识以及关键业务数据,笔者所在单位借助先进的 IT 手段对企业的知识资源管理进行了优化重组,构建知识资源应用功能前端平台系统、知识信息数据库系统、知识资源收集整理系统及档案资源库管理系统.档案知识IT 平台化集成如图 2 所示.

其中,企业员工通过企业统一门户或个性化门户系统访问和利用知识资源；资源库管理人员通过档案资源库和知识信息库规划建立库分类、知识地图,并制定和设立访问权限；资源库管理人员、档案人员和知识资源的委托专家通过收集整理系统实时建立知识资源.档案知识 IT 平台从文档产生初期开始管理,到文件动态变化形成最终版本归档,然后依据归档文件内容升华至企业级知识的全过程,实现了文件库、档案库、知识库三库合一的系统化管理,保障了知识数据的规范性、完整性、唯一性及有效性.

3.4 档案知识的制度安全管理

为确保档案知识管理的持续发展,企业还应按照制度化和安全化要求,建立健全档案知识管理的相关制度,并采取相应的知识资源安全管理措施.首先,在管理制度化方面,企业要采用制度的形式确立知识资源管理的组织结构,成立企业级知识管理专家委员会,制定从内容转换为知识的应用流程、基于内容整理后形成知识的应用流程以及非内容体系来源的知识应用流程,伴随着知识参数、应用的过程,对不同职责、岗位人员应当具有的知识行为进行了逐一细致的说明.其次,企业要采用制度的形式,明确普通员工、知识专家、知识管理员的职责和权益.最后,为了保障知识管理的顺利推行,企业要知识应用积分规则,建立起员工参与贡献知识的激励措施.

4 档案知识管理的下一步主要工作内容

按照“文档一体化”管理要求,企业应整合应用导向的知识管理模式,通过 SOA 企业架构集成多个信息系统知识,建立知识和角色的关联通道,让合适的角色在适当的业务场景、合适的时间获取合适的知识,并按照企业生产和管理需求,全方位、多元化地提供不同的知识专题数据库,发挥档案整体优势,成为档案知识管理接下来的工作内容.

另外,档案知识服务要注重档案信息内容的开发和挖掘,如何从现有的档案信息资源中挖掘有效知识,组织形成有一定价值的专题知识库,通过知识的传递对外提供使用,实现对档案知识内容的创新应用也是笔者所在单位下一步的主要工作.

主要参考文献

［1］田小青 . 档案在企业知识资源体系中的地位［J］. 档案学通讯 ,2012(12).

［2］周艳华 , 李刚 . 基于知识服务的档案管理模式的理论探索［J］. 档案学通讯 ,2011(2).

［3］徐拥军 . 档案管理与知识管理的关系研究［J］. 山西档案 ,2008(1).

［4］剧艳英.档案管理与知识管理的关系研究［J］.办公室业务,2012(7).

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