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对高校学生档案管理正规化建设
文/河南科技学院 马秋妍
【摘 要】大学生档案是大学教育工作及教学活动的真实记录和历史反映的载体,是宝贵的资源和财富.加强学生档案的正规化、现代化、信息化、科学化建设,建立高层次的档案管理体制,不断为提高服务质量和效率做准备,是当代高校档案管理发展的必然趋势,是档案信息化的重要任务.
【关键词】学生档案管理 ；正规化建设；思考
高校学生档案以文字的形式详细记录了每一个大学生的高考成绩、在校学习成绩、政治面貌、家庭情况、在校期间的表现和奖罚情况等基本数据,几乎涵盖了大学生在大学期间所有生活和学习的内容.这一档案资料既能充分反映出每一个学生的成长历程,又能对学生个人实际情况作出真实判断.作为高校对学生进行管理、指导和评价的集合体,学生档案显得尤为重要.大学管理者能够清醒地认识到这一重要性,近年来致力于改变传统的人工管理模式,把计算机档案管理系统工作平台引入档案管理中来,建立电子档案,完善电子信息,从提高数据查询的精准性、快速化入手,以便更好地为广大师生服务,从而使学生档案管理与时代同步,真正达到调阅有序、查阅方便、存放安全、管理到位的理想效果.
一、大学生档案管理工作的重要性
一般来说,大学生档案就是学生在校学习生涯全部资料的备份.从迈入大学校门的那一刻起,高校就为每个学生设置了档案,根据一系列的材料内容可以很直观地看到每个学生的实际学习经历、政治面貌等情况.借助学生档案资料记录学生在校的学习情况,能及时反映出学生学习轨迹；通过对学生档案资料的分析,能充分了解学生的成长经历；通过运用学生档案资料,还可以帮助学生规划未来.由此可见,学生档案的作用在学生实际学习工作和生活中是不可替代的.因此,做好学生档案管理工作,就要从思想上把学生档案的管理放在首位,在管理手段上改变传统的人工管理模式,运用现代信息技术,通过计算机和互联网设备,建立其高效、科学的电子档案,把学生诸多信息录入数据库,一方面提高档案查询的快速化和精准度,另一方面为建立健全完善的管理体制夯实基础.
二、高校大学生档案管理的现状及存在问题
当前,高校学生档案管理工作中,还存在一些不尽如人意的地方,比如档案管理员对归档的档案整理缓慢,入架超时；有关部门归档不及时；大量档案仍以纸质的形式记载,时间长,字迹模糊无法识别,甚至出现个别档案丢失的情况；现代化办公硬件配置较低,档案管理者操作不熟练等等.档案管理员管理档案存在的问题,具体表现在以下几个方面：
（一）档案管理员对档案管理工作重要性认识程度不高.在我国,由于保密的需要,档案管理向来处于一种封闭半封闭的状态中,加之20世纪90年代大学的持续扩招,在校学生数量逐年出现新高,管理难度相对较大,多数档案管理员惰性思维意识较强,传统管理观念根深蒂固,现代管理意识比较薄弱,对档案信息化管理的认识不足,加之相关信息化设备的投资和应用力度不够,导致信息化管理停留在表面.从管理制度上分析,档案管理的责任分配不合理,导致档案信息登记错乱；操作不规范,严重影响到档案管理的效果.
（二）档案管理员专业技术能力相对较低,解决问题的能力不足.档案管理员的配备,从年龄结构上来看,比较偏大；从学校岗位上来看,均为教辅岗,相对偏离教学中心；从学历上来看,一般不算太高；从工作开展上来看,主要能应付下差事就行.这种状况与档案管理需要配备底子厚实、专业技术能力强、敬业心强的要求格格不入,现代档案管理要求组建大数据库,开发新技术,解决在档案管理工作中可能遇到的这样那样技术上的难题.如此,专业技术层面断层,人员素质不高,解决出现的问题能力不足,必然影响档案管理的工作效率.
（三）档案管理员对大数据时代现代化档案管理的思想认识不足.就目前的管理模式来看,档案管理员依然摆脱不了传统的管理方法,认为只要保管好档案,不丢失不损坏就可以,殊不知收集、整理、归档、查找、保存都属于工作义务.再加上管理员对现代化办公设备的不熟练,无法合理地加以利用；对大数据先进理念的认知不足,搜集过程较繁琐,使档案管理内容的完整性时刻受到挑战.由于完美的数据集成较少,在工作中常出现查找难、借阅难、保存难.随着大数据时代的到来,云技术的广泛运用,计算机已经植入到生活和工作中,与人们的生产、生活、工作息息相关.档案管理员没有想到技术来得这么快,这么迅捷,这么不可逆转,由于准备不足,思想扭不过来,现代信息技术就摆在了面前,真有点想认识你有点难,告别你更有点难的苍茫感.档案管理用现代信息技术代替传统纸质档案管理方式,已成了不可逆转的必然.档案管理员如何运用现代信息技术在工作中发挥作用,如何提高档案管理的现代化、标准化和创新性之间的矛盾已经上升为当前档案管理的主要矛盾.
三、完善大学生档案管理现代化的几点思考
（一）完善管理制度,加强管理理念.如前所述,许多档案管理员常常把自身的工作经验和工作习惯作为档案管理最基本的操作方法,没有建立科学、合理、规范的标准,在工作中常犯经验主义错误,在调阅档案,转入转出档案等方面凭以往的经验办事,造成档案残缺不全,信息不对称,错发档案等错误.如何更好地完善档案管理制度,提高档案管理工作的效率,要靠可行、科学的档案管理制度,靠完善完美的工作流程,借助现代信息技术这一破瓶颈之术来完成.有效的规章制度是提高管理工作质量的坚实基础,能够对管理人员进行一定的约束并且让其明确自身应有的责任和任务,从而督促管理人员更好地负起责来.
（二）建立专业技术团队,提高专业管理水平.档案管理,并不是一项简单的记录、存档工作,而是一项系统化、专业化的管理工作,涉及档案的收集、修订、整理等各项工作.因此,要做好档案管理工作,有必要坚持做到以下几点：1.要全面提升档案管理员的能力和水平,特别是运用现代信息技术的能力.2.要提升档案的监督力度,有效增强档案管理人员的责任意识、工作意识、必要的法律意识,逐步构建以爱岗就业、服务师生和严格管理的观念,合理制定科学合理的规章制度,以确保档案内容的全面性、正确性.3.要提升档案管理员的业务素养.业务素养主要包括业务知识结构和管理水平.提升档案管理员的业务素养,可以在经费允许的范围内,通过定期开展交流观摩和会议相互切磋,不定期组织档案管理员到档案管理好的单位考察学习,利用假期时间开展知识技能培训.完善年度测评考核机制.4.要加强职业能力培养.针对档案管理员在工作中出现的散漫、懈怠等情况,要及时予以指正,可以通过定岗定编、职业能力测试、专业技能比拼等方式来增强档案管理员对工作的认识,提高服务态度.
（三）规范建设路径,把信息技术现代化充分运用到工作中去.规范建设路径是改变现阶段档案管理现状的指南针,是档案管理的必经之路.管理现代化是以系统论等现代管理科学为指导,运用现代管理方法和手段,采用先进的管理技术与设备,充分发挥档案管理人员的主动性、积极性和创造性,对档案管理的传统方式进行改革,加快实现其系统化、定量化、信息化、智能化管理.要彻底改变陈旧落后的管理方式,与时俱进,把现代信息技术充分运用到档案管理工作中去,把“规范、先进、实用”落到实处.就当前形势来看,首要任务是要建立并完善档案信息化科学管理的机制,建立大数据库,加强基础设施建设,普及计算机和网络技术,升级办公系统,努力构建内部局域网络建设.在校园网上使用档案管理系统,加强宣传力度,让各职能单位积极配合,完成远程归档,实现数字化链接.针对现有档案,要分清楚轻重缓急,采取先新后旧的办法,分阶段整理学生档案,逐步建立起数据准确、内容充实、信息完备、条理清楚,可查可阅、归档及时、整理到位的大学生档案系统,实现动态管理.要不断充实档案内容,录入到大数据库,为科学管理奠定坚不可摧的基础.
四、总结
综上所述,大学生档案是大学生个人求学过程中所有数据的集合体,是教师开展教学活动和开展政治辅导工作的主要依据之一.为充分体现大学生档案管理的重要价值,需要校内各方倾注心血,共同浇筑学生档案管理工作.
档案管理论文范文结:
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6、医学教育管理杂志