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综合办公室的精细化管理探析

文/中国航空规划设计研究总院有限公司李静

【摘要】在全球市场经济环境下,企业竞争日益激烈,办公室作为保障企业正常运行的基础单元,发挥着重要作用和根本影响.本文主要阐述新形势下综合办公室的精细化管理,从而提升企业综合实力和市场竞争力.

【关键词】综合办公室；精细化；管理

综合办公室是企业或单位的中枢管理部门,起到外部接待和内部沟通衔接的重要作用,保障各部门的正常运转.综合办公室的责任重大,任何事物如果处理不到位都有可能影响企业各部门的运转效率,推进综合办公室实现精细化管理,有助于规范企业发展,提升市场环境下的竞争力.

一、综合性办公室精细化管理概述

（一）重要性.现阶段国际市场竞争如此激烈,无论对企业还是行业而言,专业化、精细化的职能划分才足以应对残酷的竞争,维护企业经营利益最大化.综合办公室作为企业对外的窗口,负责处理各项对外事务,同时也是企业提升管理能力的基础,是向各部门下达企业高层决策和各项规章制度的重要路径.对于办公室而言,精细化管理有助于将繁琐的工作进行高效的分类,根据时间的轻重缓急程度合理统筹安排,有效提升企业的工作效率.

（二）特点.综合性、枢纽性、时效性、服务性是办公室职能的四项基本特点,充分体现了综合办公室实行精细化管理的迫切性,只有精细化管理才能确保各项工作准确无误运行.综合性办公室承担着整个企业或单位外事、行政、通信、公文、机要、印章等管理职能,同时负责各级高层领导的服务保障、组织协调和接待等工作,工作内容范围广泛,多而繁杂,几乎无现有的规章或规律可参考和参照,很多内容属于临时交代,这就要求办公室合理安排、分清主次,才能确保工作运转正常.

二、综合办公室的精细化管理措施

综合办公室精细化管理,简要来说,就是岗位责任和工作内容的精细化分工,在细化的过程中应对不同的职位和职责制定相应的要求和标准,严格执行绩效考核制度,推动综合办公室实现精细化管理.

（一）提升管理理念和责任意识.综合办公室是企业重要的中枢神经,涉及的工作责任重大且繁杂,需要精细化的管理理念和方式,提高服务意识和员工的责任意识才能确保各项工作顺利、无误地运行.精细化管理需要将办公室职能从传统的被动服务形式更改为主动服务,不仅服务好各级领导,同时还需要处理基层各部门的关系,增强责任意识,本着严谨负责的态度,确保各项事务准确无误.

（二）简化办公流程.经营规模和领域繁杂的企业,其内部组织结构必定庞大,作为企业的综合办公室需要同时具备行政管理、人事、财务、对外宣传等多项职能和功能,是系统而复杂的管理部门.综合办公室的日常工作量巨大,内容繁杂,推进精细化管理方式、简化办公室流程,梳理日常事务的繁杂程度使其清晰明了,同时将整体目标进行阶段性划分,细化到具体负责人进行任务分解,促进完成办公室整体工作任务,这样能够有效避免发生杂乱无序的状况,保障事务处理的完整性.

（三）公文处理能力.企业综合办公室的基本技能——公文的书写和处理能力必不可少,在日常的工作中调查研究报告、撰写文稿、提供数据信息等都需要良好的写作能力和公文处理能力.精细化管理要求办公室人员必须具备和掌握各种公文相关的写作理论和规划,并且熟识公文处理各个环节的注意事项,主动向经验丰富的人员请教和确认,保证公文语言组织的合理性和准确性,言简意赅、清晰明了,保证正式决策的顺利传达到位.企业综合办公室对于公文的处理需要建立完善的公文传阅登记制度,针对公文的传阅实行登记和跟踪,详细记录文件编号、送阅或审批部门、接收人及时间、退回时间及其他相关备注信息,避免公文正在传阅过程中出现丢失或积压的情况.注意公文传阅的督办,提升公文流转速度,从而有效提高办公效率和办公室精细化管理水平.利用现代化管理软件对公文进行精细化管理,提升办公效率,在交接过程中需严格检查文件的数量和质量,确保其数据符合目录所列,并详细记录公文交接等手续.注重公文归档和保密工作的处理,精细化管理审批、传阅、完结、归档、涉密等文件,确保各项文件资料安全、完整,并交由档案管理室进行备案.

（四）决策依据的确定.综合办公室通过精细化管理掌握企业内外部各项经营信息和数据,为管理层提供有效的决策依据,保障企业正常有序的管理和经营.精细化管理将各项工作细化为若干任务,依据管辖范围直接分配给相关负责人,明确岗位职责和任务,并安排相应的办公室员工实时跟进状态,及时回馈确保解决对策方向性无误,任务顺利完成.

（五）工作效率的提升.众所周知,综合办公室的工作内容繁杂,因此难免会在具体事务上出现疏漏,工作职能和流程上出现不清晰和混乱的情况.对办公室各项工作任务进行精细化划分,提升办公室各项工作效率.同时注意完善和健全办公室工作流程、明确岗位职能、量化工作绩效考核等内容,有助于企业核心竞争力的提升.

（六）外事事务的处理.外事事务是综合办公室重要工作职能之一,是企业与外界的对话窗口.精细化管理不仅要应对各领导层或上下级之间工作联系和往来,同样需要处理好外事关系,使企业始终保持在和谐融洽的企业氛围中.

三、结束语

企业或单位机关综合办公室实行精细化管理是必然之举,对于繁琐和庞杂的办公室日常工作而言,其特殊的企业管理地位和责任,将精细化管理与各阶段工作任务、目标和发展计划等各方面相结合,有效提升办公室工作水平,为企业的发展提供支持.

精细化管理论文范文结:

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