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企业搭建办公自动化网络带来的改变
杨佳
【摘 要】本文介绍了河南省煤气（集团）有限责任公司选用办公自动化软件提高工作效率的经验.
【关键词】企业；办公自动化
近年来,办公自动化的概念已经逐步深入到各级政府机关、企事业单位,比起以往传统纸质办公的工作方式又跨越了一个时代.如何把电脑和网络更加紧密地结合起来,充分发挥二者作用功效,是一个需要解决的问题.几年来,国家的节能减排政策其中就大力宣传无纸化办公,减少纸张的浪费,加快促使OA（Operational Analysis）使用的推广,抛开原有一切的模式,结合工作需求打造OA系统各级功能模块,通过网络实现互通互享,从而提高办公效率的显著提高.
我公司部分人员使用总集团（河南能源化工集团）的办公系统,功能简单,划分账号有限,严重制约了全员信息化的使用；公司向市场化不断迈进的过程中,公司规模的扩大以及部门、岗位之间协作的增加,对内部沟通和工作效率带来严重束缚.鉴于以上的种种问题,公司需要有一个整体的解决方案,或者说能有一个统一的平台,实现快捷沟通、数据共享、信息发布、日常办公等功能.
目前我公司下设四家分公司和四家控股子公司,早期已经使用了网络版管理软件对财务、仓库、采购、销售等部门主要业务进行管理.但由于该类软件主要适合于具体的业务人员,所以公司许多信息的传递统计依然是靠半手工实现.特别是每天报送的各类打印报表也给公司高层带来很大的不便.随着企业的发展业务量的增长,工作也日趋繁重,如何借助网络平台实现减少人员的劳动量提高工作效率,是我们这些从事单位信息化工作的同志考虑的首要问题.一款平台稳定,功能强大,使用方便、维护简单的办公自动化软件,是我们从众多软件公司推荐的OA系统中进行选择的标准,经过多方考察了解,并且通过相关软件公司提供的试用软件,在单位组建3-4台微机局域网,进行小范围安装调试,将使用情况反馈公司相关领导,公司管理层经过慎重考虑和分析后,开始着手办公自动化系统的选型.
最终通达OA凭借功能模块多,实用性强,界面风格好,操作简易；安装配置简单,不需要特别培训,一般管理员即可胜任.通达的流程设计简单易用,工作流功能不但强大还很灵活、直观,学习使用很容易,OA界面容易操作,软件比较合理等特点.鉴于这些优势,公司最后选择通达OA.
我们具体的实施方案是在中心机房设WEB服务器,通过光纤专线接入INTERNET,所属各单位及项目部通过现有的接入INTERNET方式登录公司OA WEB服务器.本来我们都做好了安装调试的各种准备,3分钟完成全部安装,我们反倒有点不适应了.于是我们就此系统作了全方位的检测,一切正常！我们设置了几个用户,对通达OA系统的各个功能模块进行了使用,感觉非常实用、易用.包括使用频率最高的内部邮件、个人短信、个人文件柜、公共文件柜、工作流、公告通知、新闻发布等,无论你身处何地,只要能上网,就可以登录OA系统,完成自己的工作,就如同在办公大楼内部一样,真正做到了办公无处不在.这也让我们大大松了一口气,我们的决定是正确的.
目前系统运行使用后OA注册用户共计1500个,每天在线人员多达862人以上,OA附件数据累计50GB,工作流记录多达23851条,日发送内部邮件的数量突破上千封,成了我们公司从普通员工到管理层离不开的信息管理系统.
档管理模块.通过定义不同的权限,相关人员可以查阅、下载等权限范围内的相关文档.各项管理制度也在公共文件柜中查阅.截至目前,集团内部网上办公已经涉及到公司党政、工会、生产、经营、管理、计划、财务、技术、质量、计量、合约等十几个方面的文件,报表种类达50余种.
工作流应用模块.工作流模块简单易用.工作流模拟传统的纸质签批单的形式,界面清新友好,符合大家的操作习惯.目前集团已经有工作流80多个,OA系统平台实施后,信息的高度共享能够最大化地减少信息的传递时间,提高信息运转速度,为企业的决策者节省了大量的获取信息的时间,从而对企业管理中各种变化迅速做出正确的批示.在做工作流优化工作中,理清了公司内部相应的业务流程,OA工作流应用屏蔽了一些不合理的审批程序,由于业务处理流程以软件的形式固化下来,各部门与各职能岗位之间形成了一种相互监控与制约的机制,因而通过系统的深化应用,又强化了内部控制制度内审记录助手
报表管理模块.为了尽快体现出网络办公系统在企业中的实施效果,我们在建设中提出考虑全面,细化模块,推进深入的思路.在系统设计中我们全面分析了公司日常所传递的信息,然后分块、分步实现信息的网络传递和发布.我们当时经过多次讨论分析,首先由公司企管处的统计报表这条主线开始,建立企管处报表接收柜和各统计报表发布柜,根据严格的权限设置,接收并下载各基层单位传递的EXCEL统计表,然后实现自动汇总处理,并发布到相应报表柜.应用中我们发现,虽然说EXCEL软件现在已经比较普及,但毕竟企业各基层单位操作人员的计算机水平参差不一,要想保证长期的、准确的每天传送和接收各类统计信息,并让其能自动生成自己所要的数据,必须在一定程度上让其操作过程固定化.所以,我们在应用过程中对公司统计报表的格式和计算等都进行了较为复杂的统一设置,特殊地方加保护.
使用报表系统把主要的工作上报及汇总,经过4年的使用,通达OA确实如开发者所说,软件的安装部署非常容易搭建,使用后期几乎零维护.但是要想充分发挥它功能最大化,根据多年的使用经验,认为做到以下几点就能大大提高工作效率：1.单位领导对信息化建设的重要性要有充分的认识；2.对信息化平台的使用要有足够的执行力；3.要有熟悉平台各个模块的系统管理员；4.办公平台要做好相应的操作培训；5、根据公司情况对系统功能进行深度应用.
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