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财务共享模式在机关事业单位财务档案管理中的应用
一、引言
目前,国内外众多大型集团公司内正兴起一种新的财务管理模式,就是财务共享,财务档案管理工作也伴随着财务共享模式的兴起与发展而变化着.财务档案管理工作主要采用财务共享模式,与传统的财务档案管理相比,在很多方面存在本质上的不同.财务档案管理运用财务共享模式时,主要将各个区域的财务档案全部聚集到财务共享中心内,进行统一保管,这不仅实现了凭证在获取、报销、入账、归档、保管的流程中的电子化管理,还使财务档案的在线传递和线上应用得到大力推广.本文则基于此,详细探讨了财务共享模式在机关事业单位财务档案管理中的应用,旨在为机关事业单位有效管理财务档案起到一定的借鉴作用.
二、财务共享模式下机关事业单位财务档案管理的特征
从工作地点上看,财务共享模式建立主要是将横向的属地财务管理体系变为纵向的FSSC标准化流程管理体系,在与《会计基础工作规范》的财务档案装订、完整性等要求相符合的基础上,使企业纸质和财务档案双管齐下的内控要求得到满足,从而纸质和财务档案会从属地流向FSSC所在地.其转移发生时间不管是在财务档案发生当期还是以后各期,空间转移的过程必须顺利完成.
从工作范围出发,财务共享模式下的财务档案有似下特征：一是从机关事业单位所在地流向财务共享服务机构所在地；二是在其发生转移的过程还伴随着其他工作线上的工作,包括财务档案收集整理、传递和流转过程管理、数据化、质量管理和风险控制、成档和成档后管理等；三是与以往的纸质财务档案管理相比,其工作范围向财务档案成档前的多个环节得到更进一步的延伸.
从工作内容的角度上看,财务共享模式下的财务档案管理涉及各个方面,具体体现在：事后收集整理；相应的标准制订和执行监督工；协调财务档案流转各个环节对财务档案中可能发生的各种风险进行甄别、处理、控制；包括财务档案信息的整合及多角度、全方位的有效利用；包括财务档案存储保管模式、标准的研制与革新.
从政策条件配合上来看,与现行相对落后的法律要求相比,财务共享模式下的财务档案管理仍然需要一定时间的磨合,因为它在对归档手段、管理观念和存储方式等的改革要求上存在一定差距；财务共享模式下的财务档案管理工作对政策方面也缺少认识,包括政策的方式、观念、范围、内涵、要求等,目前在短时间里想要有所突破还比较困难.
三、财务共享模式在机关事业单位财务档案管理中的应用策略
1适量增加财务档案处理事项
在财务共享的基本流程上,对财务档案的生成和流转等环节综合利用,将其他部门所需要的基础信息或事项进行初步加工,包括增加提取或处理审计、风险控制、其他业务管理等.一般都是从上述部门的相关数据中发现问题,所以有必要降低调用财务档案的次数,减少上述部门日常基础检查的工作成本.档案稽核可以在档案形成后再进行,这样操作可以对机关事业单位会计基础工作质量和存在的问题进行检查,还可以通过运用统计手段和标准化方式,将财务档案中不同业务处理可能存在的问题、瑕疵进行提取、记录和整理,从中找出业务风险点,而后定期制定检查结果报告,共享给相关职能部门.
2及时录入财务档案新信息
第一,财务人员应将新信息依据最新情况及时录入到共享软件中,扩充财务档案管理工作的内容,之后负责人员就能按照这些最新信息,开展财务档案管理工作.第二,共享纸质资料和电子原文件,这样就能通过网络及时关注,当财务档案管理的内容得到扩展后,其实际效果能立即显示.需要说明的一点是,为了使财务档案档案管理工作更加简便,并能及时发现问题加以处理,机关事业单位必须建立一支专门负责财务档案档案管理的队伍,而且不断增强其能力和素养.另外,机关事业单位对信息建设改进工作也要加以重视,为保证财务档案档案管理工作顺利开展,不断提高信息化水平,特别是云处理技术,既能在网络中完整录入财务档案数据,也能增强其自动程度,继而提高财务档案档案管理工作的效率,而且还可以减少所需的工作人员数量,降低成本并保证其收益.
3构建财务档案数字化处理平台
对档案信息的管理实现数字化和网络化,将档案信息的建立呈现一体化,包含信息接收、传递、存储和提供利用各方面,这样不仅能共享相关档案信息,也使得档案管理工作更为快捷和科学.在平衡好存储和沟通成本的基础上,机关事业单位应建立统一的财务档案标准化、数字化处理平台,运用规模效应使相关成本达到平衡.因此,财务共享服务中心的建设与当前的财务档案管理规定需要相互结合,对信息化环境下的财努档案制定标准并指引其实施,包括会计数据电子档案的形成、归档以及财务档案信息资源标识、描述、存储、查询、交换、网上传输和管理等.同时,财务共享服务中心财务档案管理工作还依靠三方面建设,主要有网络环境建设、硬件环境建设和软件环境建设,这三种建设也是财务档案信息传输、交换和共享的基础.换言之,财务档案的硬件管理需求极高,尤其是在实行财务共享中心后,更需要对财务档案的信息化水平不断提升,在使用过程中一直对财务档案信息网络进行完善,推动各项工作都向网络化发展,提高档案的利用率.从长远来看,建立标准化和数字化平台的财务共享服务中心,在对外承接相应的业务方面有着重要意义,能够使投入的成本回收速度加快.
4建立系统化的管理制度体系
(1)建立财务档案归档制度.当财务数据未打印成书面形式输出之前,必须将副本仔细保存,并且以下几种凭证需打印输出：总分类账、记账凭证、日记账和银行存款日记账；其次,根据有关管理部门（税务和审计等）的要求,将有关账簿和报表及时打印输出.
(2)建立电算化财务档案存储制度.机关事业单位应根据国家档案局的标准,建立健全电算化财务档案保管制度进行建立.在进行财务档案数据备份时,首先选挥优质的磁盘介质,而且分开保存备用盘与储存盘,还要做好防护工作,包括防尘、防光、防压、防腐等,对数据磁盘、光概等财务档案按照相应的顺序进行编号,仔细备注清楚时间和文件内容,还可以制作有关的档案管理文件卡片.
(3)建立严格的借用手续制度.经过财务共享中心负责人同意之后才可以查阅财务档案,然后根据档案管理的有关规定办理借阅手续.
(4)加强关键环节的风险控制.原先财务管理体系下的会计稽核岗位在财务共享服务中心建立后会被取消,因此使得各种纸质财务档案的真实性以及相关影像资料的一致性遭受极大怀疑.因此,对财务档案加工处理质量在内部流转过程中必须加强重视,并且增加提取或处理的稽核环节,主要集中在财务档案的生成、流转等环节减小处理偏差和自身操作失误而造成的损失,使财务共享服务的整体质量得到保障.
综上所述,随着市场经济的快速发展,由于财务共享模式的影响,机关事业单位财务档案管理工作也逐渐发生了变化.在新环境和新内涵的要求上,财务人员必须尽快探索出新的财务档案基础工作行业标准,运用全新的视角对待财务共享,增强档案管理的办事效率,并为机关事业单位创造出巨大价值.
参考文献
1胡靖集团财务共享模式下风险管控的挑战及应对财务与会计,2016(8)
2程平,白沂基于财务共享服务模式的大数据审计研究中国注册会计师,2016(5)
3罗真,李春多元化企业集团财务共享服务模式的构建——以广西投资集团为例经济研究参考,2016(23)
（责任编辑：刘海琳）
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