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知识经济时代企业档案管理的过程优化

【摘　要】在知识经济时代的背景下,现代企业档案管理模式已取代了传统模式.文章以企业档案管理过程优化为视角,对企业档案管理的过程优化面临的问题进行了分析,并依据问题提出了档案管理工作过程优化的建议：创新管理思路、改革管理模式、加强档案管理监督与评审、强化员工培训.

【关键词】知识经济　档案管理　管理困境　优化对策

知识经济时代的到来给现代企业带来了发展机遇,同时也给企业档案管理带来了新的挑战.在知识和信息的双重冲击下,传统的企业档案管理已逐渐被淘汰,企业档案管理新模式正在推进过程优化.文章从知识经济时代的现实状况出发,分析当前企业档案管理面临的难题,并提出相应的过程优化对策,以期为企业的档案管理工作提供参考.

一、知识经济时代企业档案管理工作的困境

当前,虽然较多企业已逐渐重视档案管理工作,也通过完善法规、提高员工素质等方式以提高档案管理的成效,但是在知识经济时代,企业的档案管理工作仍存在较大困难,主要表现在三个层面 [1].第一,思维层面.受传统管理理念的束缚,企业档案管理仍固步自封,其管理理念不符合知识经济时代的要求.第二,管理层面.多数企业的档案管理内容和方式仍旧沿袭传统的管理模式,对开发利用不够重视.第三,技术层面.档案管理方式沿袭旧制,而在知识经济时代,人们已没有足够的时间来等待管理员长时间的整理,且旧方式既耗才又耗时.只有采用新的信息化技术,及时、快捷地处理档案,才能适应知识经济社会对档案的需求.

二、知识经济时代企业档案管理的过程优化对策

(一)创新管理思路

先进的管理意识、管理思路是企业档案管理的灵魂.现实状况表明,陈旧的档案管理服务,使得企业档案工作失去活力.因此,企业应创新档案管理理念,构建满足知识经济时代需要的档案管理理念.借鉴成功的企业档案管理案例,事前介入、事中参与的新型管理理念和“以人为本”的人力资本管理理念成效较显著.企业应以超前的意识管理企业档案,同时重视员工的心理和行为管理,从而提升企业档案管理绩效.因此,只有具备创新管理思维,才能为档案管理过程优化奠定良好基础.

(二)改革管理模式

知识经济时代下,知识量的增长迅速,档案传统的纸质管理已不能满足需求,因此档案管理方式也需向网络化、大数据管理化发展,将纸质档案转为数字档案.

在企业档案管理模式改革中,需做以下突破 [2]：（1）改善工作方式,借鉴“ ECM”、“ERP”等信息系统来管理档案,简化操作流程,以提高管理效率；（ 2）充分利用现代化技术,将先进的信息技术贯穿档案业务、档案管理、信息交流等工作环节,以提高管理水平；（ 3）更新立卷制度,创新不同管理工作环节中的具体操作方式,以增加管理的灵活性；（ 4）改变管理评价指标,将“馆藏档案数量”转变为“馆藏档案知识价值含量”,“提供利用的人次”转变为“提供利用产生的社会经济效益”等,即用软性指标来代替硬性指标.

(三)改善档案基础设施建设

现代信息技术为企业档案管理提供了便利,实现了档案管理服务的人性化、优质化.同时,知识、信息等大数据的冲击,也需要企业档案管理的方式以信息技术为主导.因此,企业需要加大基础设施建设的投入,增添信息化设备,为企业档案的信息化管理提供保障,以节省工作耗时,提高档案管理效率.

(四)加强档案管理监督与评审

合理的监督评审是保证良好的执行效果的有效方式,良好的监督和评审制度是企业档案管理的重要保障.因此,企业需要建立与档案管理配套的监督与评审制度,制度内容需包括以下几方面 [3]：第一,规范档案管理监督评审的流程,及时根据问题调整监督政策；第二,细化评审指标,将日常档案管理流程的重要细节纳入考评；第三,优化配置监督评审人员,并强化人员专业培训；第四,树立全员监督信念,营造良好的档案管理监督环境；第四,建立有效的反馈机制,强化档案管理员工的交流力度,并通过信息化手段,确保反馈信息的及时传递.通过完善的档案管理监督与评审制度,使得企业档案管理的过程优化能够有效实施.

(五)强化员工培训

“以人为本”的管理理念说明企业档案管理需要加强培训管理员工的综合素质,而作为专业性较强的档案管理工作,其要求工作人员既要具有上进心、责任意识、良好的职业操守以及严谨的工作态度,又具有完善的理论知识和档案管理的现代化技能.因此,企业档案管理需做到以下两点：第一,重视员工技能培训,设定培训计划,全方位拓宽员工视野、更新理论知识、提高专业技能；第二,建立赏罚分明的考核制度,将员工的专业技能划入工资待遇的评判标准,增强员工学习、工作的主动性.

三、结语

随着知识经济时代的到来,企业在接受发展机遇的同时也面临着更多的挑战,企业档案管理工作也需要适应情势的变化,进行相应的改革优化.当前,如何解决企业档案管理遇到的困境,使企业档案管理完成过程优化,是企业管理亟需解决的问题.综上所述,企业应从管理思路、管理模式、管理制度等方面着手创新优化,促使企业档案管理过程实现更好的优化,以提高企业的社会经济效益.

参考文献：

[1]王珊珊 ,吴航 .知识经济时代优化企业管理的重要内容 [J].南方论刊 ,2012(02):84~85.

[2]邰曦 .知识经济时代企业档案管理的转变 [J].现代经济信息 ,2016(15):40~42.

[3]周玉霞 ,李连运 .浅谈知识经济时代的企业档案管理 [J].现代经济信息 ,2013(07):65.

（作者单位：东莞电力设计院）

档案管理论文范文结:

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