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政府办公室文件规范化管理的路径
【摘 要】政府办公室负责收集各方面的文件,如招标文件、政府采购信息、中标结果等,需要将这些资料装订成册、归档立卷.因此要实行规范化管理,保证政府办公室文件的完整性与真实性,为今后文件开发与利用创造良好的条件.本文将简述政府办公室文件规范化管理的意义,并提出具体可行的策略.
【关键词】政府办公室；文件；规范化管理
近年来,信息技术发展速度很快,办公自动化也深入推进,形成了大量的文件,以电子、纸质等形式存在,这对政府办公室文件管理工作提出了严格要求.政府办公室文件管理人员应该引起足够的重视,及时做好文件的收发与保存工作,但是很多管理人员不注重转变工作方法,导致文件管理工作无序,效率也不高.因此要实行对政府办公室文件的规范化管理,提升工作效率,确保将文件的作用充分发挥出来.
一、政府办公室文件规范化管理的意义
政府办公室文件记录了各方面信息,能够将政府招投标、采购等信息如实反映出来,为各项业务活动的开展提供可靠依据.由此可见,做好政府办公室文件管理工作具有重要的意义,但是文件的收集、整理和归档等工作专业性较强,对管理人员提出了极高要求,应该尽快提升他们的素质与能力,才能更好胜任这些工作,不断提升服务水平.此外,随着时代的快速发展,政府办公室文件管理工作的重要性也日益凸显,管理人员必须采取规范化管理措施,才能让文件保持真实与完善,实现文件立卷质量的提升,有利于今后文件的开发与利用工作,为政府相关部门提供更加优质、便捷的服务.
二、政府办公室文件规范化管理的策略
（一）提高重视,实现文件规范化管理.为提升政府办公室文件管理规范化水平,政府部门领导与管理人员应该提起重视,充分认识到这项工作的重要性,灵活运用多种方法,做好宣传工作,让所有人员都参与进来,为政府办公室文件规范化管理工作的开展奠定良好的基础.各方要高度重视政府办公室文件管理工作,提供足够的支持,运用有效的激励手段,为其规范化管理创造条件.此外,在时展与变迁过程中,管理人员还要及时跟上时展脚步,不断创新管理工作方法,切实增强文件规范化管理意识,并熟悉相关法律法规.同时还要提高保密意识,形成正确的文件管理理念,要主动投入到政府提供的技能培训中,不断提升自己的素质与能力,真正履职尽责,实现对政府办公室文件的规范化管理.
（二）完善文件管理制度.在政府办公室文件管理工作中,还要建立完善的管理制度,确保这项工作的效率得到提升,将文件资料应有的作用充分发挥出来,更好地为政府相关部门服务.同时要将建立的制度落到实处,将政府办公室文件管理人员行为准则与标准明确下来,促使他们的工作方法更加规范化、科学化.要结合政府办公室文件管理工作实际情况,及时对各项规章制度作出调整,让政府招投标文件、采购信息、中标结果等资料能够得到完整收集,使装订成册、归档立卷等工作更加规范化.同时还要改善政府办公室文件管理工作条件,尽快将计算机、扫描仪、打印机、复印件等设备配置齐全,才能为规范化管理的开展创造良好的条件.
（三）加快文件管理信息化建设.在网络时代下,各种先进信息技术被广泛应用于政府部门,在政府办公室文件管理中,也应该将现代技术利用起来,在提升文件管理效率的同时,不断提升其规范化、科学化水平.要利用计算机保存政府办公室文件,尽快打造网络信息平台与电子数据库,在文件管理工作中发挥出网络电子信息化技术的作用.如此一来,既能够让政府办公室文件被分门别类管理,也让很多复杂的资料得到有序整理,避免政府办公室各种文件长时间堆积,为今后的查阅提供便利.这样可以减少人力、物力和财力的投入,真正实现政府办公室文件的规范化管理,也实现了准确、快捷的检索.这样才能为政府各项工作提供可靠资料,真正发挥出文件的价值.
（四）培养文件管理人员素质.第一,安排足够人员.政府办公室文件管理工作比较繁琐,涉及内容众多,管理人员要花费大量时间与经历,对此需要安排足够的管理人员,将他们的工作职责明确下来,这样才能确保文件的连贯性和完整性,在出现问题后也能及时找到责任人.第二,提升人员素质.政府办公室文件通常是纸质载体,因此应该妥善进行保存,延长其使用寿命,不能出现损坏、丢失的问题.这要求管理人员专业素质要高,注重学习,不断对工作方法予以改进.第三,增强人员责任心.对于政府办公室文件而言,需要做好保密工作,要定期开展对管理人员的保密知识教育,并加强警示教育,培养他们的责任心,能够认真做好各项文件的归档立卷工作,保证文件的准确性与完整性.
三、结语
总之,加强政府办公室文件规范化管理工作意义重大,政府部门领导与管理人员应该充分认识到这项工作的重要性,尽快转变自己的思想观念,建立完善的规章制度,并投入更多资金,将所需设备配置齐全.对管理人员而言,也要积极提升自己的综合素质与专业技能,熟悉政府办公室文件管理流程,通过采用规范化措施,确保文件资料的完整性与准确性,为推进政府事业的开展创造良好的条件.
【参考文献】
[1]郭永锐.浅谈办公室文件资料信息化管理[J].现代国企研究,2017(02):149.
[2]刘钰洁.浅谈办公室文件的归档管理工作[J].中国集体经济,2016(03):55-56.
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