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评析一份企业公文
苏武荣
企业公文格式应该按照什么规范？ 《党政机关公文处理工作条例》 （以下简称《条例》）和《党政机关公文格式》（GB/T 9704-2012,以下简称《格式》）是否适用于企业行文？《条例》明确规定：“本条例适用于各级党政机关公文处理工作.”“其他机关和单位的公文处理工作,可以参照本条例执行.”《格式》规定： “本标准适用于各级党政机关制发的公文.其他机关和单位的公文可以参照执行.”由此可见,企业行文可以参照执行《条例》《格式》的有关规定.但一些企业行文中常有不规范的地方.请看例文.
从例文中可以看到企业公文格式常见的错情：
1．发文字号不规范. 《条例》规定,发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成.习惯上称机关代字、年份、发文顺序号为发文字号的三要素.发文字号三要素的排列顺序是机关代字在前、年份随后、发文顺序号居尾. 《格式》规定,年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称,用六角括号“[]”括入.例文中的发文字号“恒司人字[2017]第205号”,用方括号“[ ]”是不规范的,发文顺序号之前也不应加“第”字.
2．随意标注“签发人”.《条例》规定“上行文应当标注签发人姓名”. “签发人”是公文格式的要素之一,是上行文格式的必备要素之一.下行文、平行文不应该标注“签发人”字样及其姓名.《格式》要求,下行文的发文字号编排在发文机关标志下空二行位置,居中排布；而上行文的发文字号居左空一字编排,与最后一个签发人姓名处在同一行.这也说明在缮印时标注“签发人”及其姓名只针对上行文.例文中所使用的文种是“通知”,是典型的下行文,不应该标注“签发人”.
3．标题不完整.已废止的《国家行政机关公文处理办法》规定公文标题“一般应当标明发文机关”,对其中的“一般”两字,人们通常会理解为“发文机关”可以标,也可以省略.而《条例》规定公文标题“由发文机关名称、事由和文种组成”,即一个完整、规范的公文标题由发文机关名称、事由和文种三要素组成.发文机关名称是公文标题不可缺少的组成部分.例文的标题不完整,应补充发文机关名称.
4．成文日期使用汉字.《格式》规定,成文日期中的数字,用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位（即1不编为01）.例文中的成文日期用汉字将年、月、日标全,这是不符合新修订的《格式》要求的.
5．用印不准确.《格式》规定,印章要端正、居中下压发文机关署名和成文日期,使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置,印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内.例文中印章顶端上距正文明显超出一行,这是不准确的.
6．标注主题词.公文主题词是上世纪80年公自动化的产物,主要是为了便于计算机检索和管理公文.随着科技的进步,用关键词代替主题词检索公文信息更方便、更快捷、更准确,检索效率更高,并且省去了标引主题词时需要在主题词表中查找主题词的麻烦,也避免了不同人对同一件公文标引不同的主题词的情况.主题词已经完成了其历史使命. 《条例》已经取消主题词要素.例文中标注主题词,实属多此一举.
7．乱用抄报.“抄报”的提法早已过时.过去“抄报”用于上级机关, “抄送”用于同级或下级机关,后来一律用“抄送”.至今仍有一些单位继续使用抄报,这是不符合现行公文处理规定的.
值得注意的是, 《条例》规定,抄送机关是除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关.该规定明确了被抄送机关依照职能职权除享有知情权外,还具有执行的义务,被抄送机关要妥善处理所收公文,与本机关关系密切需要执行的,应将公文转入办文环节,并妥善保管公文以备使用.
8．版记多余要素.依照《格式》规定,版记格式要素只有抄送机关、印发机关和印发日期,并没有“共印XX份”.实践中,受文单位没有必要了解公文印制份数,也没必要知道发文单位存档几份,更不关心发文单位内部自定的文件分类.例文中标注“一类文件,共印6份”纯属画蛇添足.
9．版记位置错误.《格式》规定,版记中的分隔线与版心等宽,首条分隔线位于版记中第一个要素之上,末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合.由于公文是双面印刷,公文的最后一面一定在偶数页上.例文将版记内容放在首页,显然不合规范.
至于例文标题中是用“任命”还是“聘任”,文中“此通知”是否得当,是否写明薪酬等,不在本文讨论范围.企业公文应遵循国家规范的标准格式,企业可以为自己内部使用的公文指定具体的实施办法,但文种使用、格式规范和行文规则不能自行其是.文秘人员要增强责任意识和担当意识,强化学习《条例》《格式》,掌握公文写作与处理规范,提高公文写作与处理水平.
（作者单位：福建省人民政府）
评析论文范文结:
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1、论文评析