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A公司采购管理ERP系统模块设计

［摘要］本文以作者所在企业的ERP系统实施项目为背景,对ERP系统中采购管理模块的功能需求分析进行研究,首先分析课题企业目前采购管理中存在的问题,从中得出课题企业目前所要解决的关键问题,并针对课题企业采购管理的问题,利用UML用例图,对公司ERP系统中采购管理模块的功能需求进行详细分析,并总结归纳采购管理的业务流程图,为ERP系统中采购管理模块的顺利实施奠定基础.

［关键词］ERP系统；采购管理；A公司

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2017.14.036

［中图分类号］TP311.52［文献标识码］A［文章编号］1673-0194（2017）14-00-02

0引言

随着信息技术的快速发展,信息技术正以其广泛的渗透性和先进性与传统产业结合.在当前市场竞争日渐激烈的情况下,传统制造业面临着更大的挑战.制造类企业是我国经济的主要命脉,经济工作会议也确定了要大力振兴实体经济,“十三五”规划指出了要聚焦“中国制造”,且发布的《中国制造2025》也提出了强化高端制造业的国家战略规划.国家经济发展进入新常态,国家实施“中国制造2025”和“互联网+战略”,都要求制造业要实现由大变强的新跨越.借助信息技术实现智能制造是企业的必经之路,企业信息化是现代企业发展的趋势.

1ERP系统概述

ERP（EnterpriseResourcePlanning）即企业资源规划,ERP概念最早是出现于1990年初,是指建立在信息技术基础上,以系统化的管理思想,为企业决策层及员工提供决策运行手段的管理平台.具体地,ERP是以实行企业内外资源优化配置,消除生产经营过程中的无效劳动和资源,实现信息流、物流、资金流、价值流和业务流的有机集成,以提高企业竞争力为目的,以计划控制为主线,以网络和信息技术为平台,集客户、市场、销售、计划、采购、生产、财务、质量、服务、信息集成和业务流程重组等功能为一体,面向供应链的现代企业管理思想和方法.

ERP管理思想与技术经历了多年的发展变革,从物料需求计划MRP（MaterialRequirementPlanning）到制造资源计划MRPⅡ（ManufacturingResourcePlanning）,再进一步发展到企业资源计划ERP,逐渐成熟.一个完整的ERP实施过程,由6个不同的阶段组成：ERP需求分析、ERP系统选型、ERP系统实施、ERP系统的使用和维护、系统扩展及巩固提高.其中,需求分析过程是决定将来ERP系统开发成败的一步.在企业决定实施ERP项目前,企业需要对本身有一个全面、深入的了解,对企业需求进行充分调研,并对目前的管理现状进行诊断分析.

需求分析工作除了是系统开始设计、施行、应用的开端和起点外,对ERP系统来说,需求分析工作更是软件选型的依据.如果需求分析明确,那么项目的工作几乎等于完成了1/2.所以,明确中小型制造业企业在信息化建设和管理方面的需求,是完成企业信息化建设和管理工作的关键.ERP系统的需求分析的主要内容是：理顺各业务部门的业务流程、明确各业务部门对系统的功能需求和相关流程处理的需要.

面向对象分析方法（ObjectOrientAnalysis）是ERP系统中常见的一种方法.简单地说,面向对象分析法是将任何事物都看成是对象,分析对象的功能.UML用例图是在面向对象分析时采用最为广泛的一种分析工具.UML用例图在分析过程中以用户、用户所实现的功能为中心.用户通过图形化的表现方法可以清楚地了解系统可以实现何种功能,以及系统是否可以真正满足用户的需求.

2A公司采购管理概况

A公司目前位于上海嘉定汽车城工业园区,是集开发、制造和服务为一体的高科技企业.近年来,随着产品种类、型号的不断增加及业务量的快速增长,各种业务数据信息急速增长.同时面对飞速发展变化的市场环境,公司在上级集团的领导下,积极实行国有企业发展转型和创新,其中,实施信息化管理已成为A公司转型发展的重要工作之一.

随着外部需求及环境的变化,A公司目前还尚未完全做到以销定产,从而缺乏准确的采购计划,可能造成大量原材料的盲目采购及库存成本的增大.同时,在手工管理状态下,无法实现对历史采购状况的有效跟踪,供应商报价信息的查找较为麻烦.

采购科主要负责管理零部件、原材料供应商及委外加工厂家,主要完成供应商评价、资格审查等.其主要任务是根据生产管理人员提供的采购计划,从供应商中选择合适的厂家进行零部件采购及委托加工.图1是采购管理业务UML用例图.

3采购管理模块的需求

在采购管理方面,需要根据生产计划自动生成采购计划,并实现采购、检验、入库的采购流程,并在采购过程中,对采购订单的执行情况进行跟踪及控制,进行一定的审批流程.ERP系统的功能需求主要包括以下几个方面：

（1）对供应商的综合管理：原材料的采购离不开供应商,供应商管理是企业生产成本实施领先战略的基础,供应商能否准时提供质量、数量符合要求的原材料关系到企业的生产进度.A公司在选择供应商时,需要对新供应商引入推荐机制,经过资格初审、试样、评审等程序,形成公司合格供应商名册,待公司与名册中的供应商进行签约后进行采购.因此,在ERP系统中需要建立签约后的供应商的基本信息,并对采购订单进行实时控制,包括质量控制点及控制点、是否入库进行确认,实现供应商的全面管理.同时,对供应商的报价信息进行标准化管理,借助ERP系统,可以随时查询某种原材料的历史报价及评价.

（2）对采购原材料质量进行监控：原材料的质量会直接影响到产品的生产进度及成品合格率,因此,在采购过程中需要进行原材料检验,并需要在ERP系统建立供应商的质量评价体系,为今后的采购提供判断依据.

（3）对采购信息进行统计分析：为了降低企业的采购成本,需要对采购情况进行全面分析,如,采购合同执行情况、采购成本变化情况、采购计划执行情况,这需要ERP系统对此进行全面的统计以便于分析.

4采购管理模块规划设计

4.1采购订单管理

采购过程中,根据采购计划,对生产产品涉及的所有采购件实施供方管理、统一采购；通过供应商评审选定合格供应商,每类产品备有多家合格供应商,由采购员根据采购的最低限量、供货商优先级别及供货商份额权重,通过询价比价的方式选定最优供货条件的供应商供货,在同等质量与条件下,优先选择长期合作的供应商供货.其中,采购订单可分为一般原材料采购订单和委外加工订单.

采购订单形成后,系统会生成预付款申请单送至财务部门进行审核,财务人员要根据采购合同对系统数据进行审核,系统对采购的进行设置控制点,只有财务人员审核通过后,采购订单才能生效同时生成财务凭证.若审核不通过,则不能生成采购订单.

4.2仓库收货质量检验

原材料到货后,仓库管理人员应根据相应的采购订单进行收货处理,将没有订单的物品存放在临时存放点,待生成正式采购订单后才可以确认收货；然后对物品进行质量检验并向质量科递交质量检验单,只有质量检验合格的材料才能投入生产.在ERP系统中,判断材料是否需进行检验、进行分类.若分类为免检物品则不需要进行质量检验,可直接核销采购订单并入库,而分类为需要进行检验的材料通过质量检验后,则核销采购订单并形成零部件或委外加工入库单,否则原材料退回供应商,重新进行采购.

4.3结算及付款

采购材料正式入库后,ERP系统将根据入库单生成进货结算单,作为财务记账及与供货商结算的依据.借记原材料、进项税,贷记应付账款,并生成财务凭证.图2是采购管理业务流程图.

5结语

在信息化管理时代,企业信息化已经关系到企业的发展.当企业ERP系统应用已经处于普及状态时,公司的信息化管理也将被提上日程.本文结合A公司实际情况,分析A公司目前在采购管理中存在的问题,并对采购管理模块的业务流程进行需求分析,为采购管理模块ERP系统的实现和应用做好准备.

主要参考文献

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