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企业人事档案管理的问题与
文/中广核服务集团有限公司 黎英
【摘 要】人事档案是组织、人事、劳动等部门在人事管理工作中形成的,记述和反映个人品德作风、业务能力、工作业绩、健康状况等人才信息的重要信息载体,是人才交流的主要信息源,是知人善任、选贤举能的重要工具和全面考察和管理员工的重要依据.随着我国市场经济的不断发展和人才流动进一步加快,人事档案管理工作的重要性越发明显,人事档案管理工作也就随之出现了一些新的矛盾和问题需企业和人事档案管理从业者关注.
【关键词】企业；人事档案管理；问题与对策；浅析
本文主要论述了对企业人事档案管理的重要性认识,通过对其人事档案管理现状的诊断和分析,进一步提出相应的解决对策.
一、人事档案在人力资源管理中的重要性.
结合人事档案管理的实际,从正反两方面谈一下笔者对人事档案管理的重要性认知.
（一）良好的人事档案管理对企业人力资源管理有促进作用.1.人事档案是考察和深入了解员工的重要依据.人事档案中涵盖了个人经历、德才、业务、政治思想等方面的情况,是了解员工最为直观、系统的参考资料,是发现人才、使用人才和管理人才的重要依据,做好人事档案管理有其重要性和必要性.2.人事档案是维护员工合法权益的可靠保证.人事档案中存储或记述的内容是最真实、可靠的关于人的成长的历史记录,是具有法律效力的原始凭证,管理完善、内容完整的工作档案有益于充分维护、保障员工的利益.3.是研究组织工作规律的重要资料.人事档案是人才信息的缩影,是人才在德、能、勤、绩等方面的综合反映,有助于用人单位从档案中探索人才成长规律,企业人才构成情况等,为更好地开展组织及人事工作提供必要支持.
（二）不善的人事档案管理对人力资源管理的负面影响.1.档案材料一旦产生虚假行为将严重影响档案的利用价值.真实性是档案的基本特质和要求,若人事档案管理不完善,缺乏真实性,那么人事档案就不具备利用价值,由于信息缺乏对称性,导致档案频频出现失真的现象,而这些虚假信息会直接导致人事部门无法对企业职工做出正确评估,无法正确制定企业人员补充、配置、退休及解聘计划.2.人事档案内容雷同、分散,导致人力资源效力的降低.企业人事档案一定要对员工的真实“面貌”进行历史的、全面的、客观的反映,但目前很多人事档案内容不全、维度单一、资料简单,不能体现个性化的素质,此类现象导致企业在对人才的选用上缺乏一定参考价值,对企业员工正常晋升与选拔产生直接性影响,严重的不仅会挫伤员工工作积极性,而且会造成直接的企业损失.3.缺乏时效性的档案材料管理,阻碍人力资源管理效率.陈旧的人事档案材料是记录当事人发展历史的重要依据,人事档案管理工作一般情况下也不会对已置于人事档案的相关员工材料进行二次审核,而最新的反映员工工作等情况的档案资料受归档不及时等管理困扰因素较多,人力资源管理部门从人事档案中获取有价值的信息就比较困难,这也阻碍人力资源管理效率.
二、当前企业人事档案管理存在的问题探究
结合干部人事档案专项审核工作的实际,对目前人事档案管理存在的问题进行了梳理和分析,具体如下：
（一）企业人事档案管理重视程度不够.受传统观念影响,部分单位和员工片面认为,人事档案管理只是一项静止、简单的工作,没有必要耗费太多时间与精力,因此人事档案管理人员往往是一人多职,软、硬件设施不到位,不达标现象普遍存在.未受到足够重视的直接后果是人事档案的管理不到位,难以标准化、规范化.
（二）部分人事档案管理人员素质达不到要求.影响工作成败的关键因素无非两种：“人的因素”和“物的状态”.人事档案管理人员的素质对人事档案的收集和管理起着关键性的作用,人事档案管理是一项繁杂琐碎且连续性的工作,人事档案管理人员的素质也直接关系着人事档案质量.
（三）档案管理的制度、流程不完善.档案管理是一项政策性、规范性很强的工作,这也对人事档案管理提出了更高的要求,多数企业或所属单位基本没有建立人事档案管理的制度、流程以及配套的考核制度,如此便产生了人事档案管理工作分工不明确、流程不清晰、标准不统一,质量难达标等管理弊端,人事档案管理的时效性、完整性大打折扣.
（四）“人档分离”、档案资料缺失情况较为严重,人事档案及档案缺失资料回收困难.随着经济体制改革和人事制度改革的进一步深化,以“双向选择”为特征的人才择业观和流动模式日趋活跃,人才流动的结果打破了多年来不同所有制身份对人才合理流动的禁锢,人事档案同样具有流动性,有人就有档,人员流动,档案也应随之流动.但绝大多数人在重新择业过程中追求自身价值的实现,认为人事档案是“组织政治化”的产物,市场经济时期已经不需要,于是就存在新招聘人员的档案还长期滞留在原单位或人才交流机构,已解除劳动关系的员工档案却未能“档随人走”的现象.人事档案的重要性未受到足够重视,导致应归档资料没有及时归档而流失；档案管理人员多为,普遍业务素质不达标,如此便产生了较高的档案资料在管理人员处丢失或遗漏归档的风险.
（五）信息化平台建设方面需进一步加强.当今社会已经进入信息化时期,一些发达国家和地区,都以电子档案取代纸质档案,并通过网络,实现人事档案资源社会共享.这是信息时代人事档案管理的一场革命.同国外的网络化档案管理相比,我们的档案管理手段和方法显得较为落后.目前,大多数用人单位的档案管理,还是“手工操作+纸质化管理”的模式,这既不利于档案信息资源的社会共享,也不利于提高工作效率,增加管理的成本,也严重影响了人事档案信息资源价值的发挥,阻碍了企业人事档案信息资源的信息化发展与便捷利用.
（六）人事档案价值难以发挥.档案利用是人事档案管理的中心环节,也是人事档案管理工作赖以生存和发展的基础,但是,现有的档案材料收集手段落后,材料未能及时更新和补充,信息不全,数据不准,影响了工作效率和质量.对辛苦收集整理的人事档案材料,还是那种“你送我装”“你借我调”的管理方式,没有对人事档案资源进行汇总、分析和研究,没能在组织人事、人力资源部门培养、选拔和使用人员等工作中起到应有的作用.还有部分单位不愿在人事档案管理工作中进行资源的投入,使得档案的利用价值相对较低.
三、新时期企业人事档案管理的建议和对策
（一）切实加强组织领导,提高组织和个人对人事档案的重视程度.首先要从思想上重视这项工作,不能把这项工作看成是简单的材料收集、整理,应付外调和查档.要把人事档案管理工作纳入到议事日程上来,配备专职档案管理人员,成立档案管理领导小组,定期对档案管理工作进行指导、督促和检查,发现问题及时解决；人力资源管理部门应提高对人事档案的认识,增强依法管档的意识,建立健全规章制度,配备专业的人员设备,把人事档案管理作为企业重要的基础工作抓紧抓好,做到材料收集齐全、归档及时准确、管理规范有序；人事档案管理人员要强化服务意识,市场意识,淡化行政意识和行政手段,找准企业档案工作的切入点,把人事档案工作延伸到企业内部,探索企业人事档案管理的新途径.要顺应形势发展,寻求企业人事档案管理的新路子,变管理为服务,加大指导服务的力度；在人事档案管理软、硬件方面,真正考虑到档案工作的需要,适当进行资源的投入.我们要以贯彻落实从严管理干部精神为契机,提高组织和个人对档案资料的重视程度,进一步从严管理人事档案.
（二）提高人事档案管理人员素质.做好人事档案管理工作,“物的状态”在一定时间和空间是稳定的,打破“人的因素”限制显得尤为重要.强化人事档案工作人员（含身兼数职工作人员）市场意识和服务意识,淡化行政意识和行政手段,找准企业档案工作的切入点,把人事档案工作延伸到企业内部,探索企业人事档案管理的新途径.不断提升人事档案管理人员的素质.
（三）建立完善的制度流程.人事档案工作是一项头绪多、琐碎繁杂但要求极高的工作,如果没有一定的制度来制约,就会无章可循、无所适从.结合多年实际工作,作者认为要从以下几个方面进一步完善档案管理制度：1.根据国家政策、政治环境国家对档案管理的要求的变化,对现有服务规范和管理规定进行适时修订；2.建立健全档案保密制度；3.建立人事档案的归档制度；4.要建立人事档案的检查核对制度及配套的考核机制,定期对档案进行检查核对.
（四）加强人事档案管理的信息化平台建设工作.随着我国人事制度改革的进一步深入,人员信息管理的科学化、精细化、规范化要求越来越高,传统的“手工操作+纸质化管理”管理方式已不能适应现代社会发展的需要.为提高工作效率,提高人事信息管理时效性,就需要对人事档案实行计算机辅助管理,利用计算机、扫描仪、数码相机等现代化设备和技术,将档案资料整理输入计算机,通过相应的技术处理,将文字、图片、声像等资料转变成数据资料,实现人事档案纸质与数据格式并存的管理模式.减少因手工调阅造成档案材料的磨损,延长档案使用寿命,减轻档案管理人员的劳动强度.例如针对某公司档案管理目前使用的是系统、人事档案与工作档案分开管理的现状,我认为可以从以下几个方面去突破：1.引进新的管理系统,购买中组部专业的人事档案管理应用系统,提高人事档案利用的效率；2.实现人事档案与工作档案的整合优化,取消工作档案,做实人事档案.3.员工离开公司,及时将档案转移到新单位.
四、总结语
总之,企业人事档案管理工作内容极为丰富,是一门科学性很强的系统工程.新形势下,人事档案管理工作中出现诸多问题,没有现成的经验可借鉴,只有在实践中健全档案管理机制,提高档案管理人员素质,创新档案管理模式,才能不断促进和推进档案管理事业的健康发展.档案工作者必须解放思想,不断完善人事档案管理创新机制,充分利用人事档案管理反馈系统收集、整理各方面的信息,以及对人事档案服务的意见和建议,制定出改进方案,提升服务水平,进一步完善管理制度,为企业的发展与员工的进步做出新的贡献.
档案管理论文范文结:
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1、档案管理论文
6、医学教育管理杂志