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高校档案信息化建设

【摘要】当前高校为了实现档案信息的有效利用,加快推进了档案信息化进程,并以数字化建设为核心,实现高校档案的数字化转换,更好地推动高校档案信息资源开发和利用.本文从高校档案信息化建设的重要作用入手,分析了高校档案信息化建设中存在的问题,并对进一步推进高校档案信息化创新发展的策略进行了具体阐述.

【关键词】高校档案；信息化建设；信息技术；标准；安全

档案信息作为公共信息资源,在当前社会和经济发展中具有非常重要的作用.高校作为我国培养人才的重要基地,高校档案信息化水平在一定程度上代表了高校教育发展水平,因此需要做好高校档案信息化建设,努力提高高校档案管理水平.在高校档案信息化建设过程中,需要依托于科学技术的持续发展和进步来实现高校档案电子化储存,并利用网络来提高档案信息的规范管理,加快促进高校档案信息资源共享和高效利用.在未来较长一段时间内,高校都需要将档案信息化建设作为一项重要工作来抓,并将其作为高校档案建设的重要发展方向.

一、高校档案信息化建设的重要作用

高校档案信息来源于学校的各项活动,是全体教职员工、学生集体智慧的结晶,而且高校部分档案代表着相关学科研究的最新动态,高校档案作为原生性信息,其对高校的发展及国家经济建设都具有非常重要的意义.高校在快速发展过程中档案数量越来越庞大,这也使档案信息管理工作量较大,在档案收集、整理及保存整个过程中不仅涉及人员较多,而且信息容易出错,档案工作效率低下,档案信息质量也无法得以有效保障.将信息化技术引入高校档案管理工作中,加强高校档案信息化建设,不仅可以有效的降低高校档案管理难度,而且能够进一步提高高校档案管理质量,实现档案管理人员的科学调配.在当前高校档案信息化建设过程中,首先体现在档案载体上的变化,纸质载体加快了数字化的转化.随着档案载体的变化,档案管理环境也发生了较大的变化,档案管理人员借助于计算机,有效的降低了档案管理的难度,实现了档案管理各环节的有效衔接,档案管理自动化程度大幅度提升,档案质量得以保障.而且高校档案信息化建设的开展,加快了档案管理信息化和网络化的实现,有效促进了高校档案信息资源共享的实现,为档案信息服务的高效性和便捷性提供了有效的途径,更充分发挥了高校档案信息的作用,实现了高校档案信息对社会进步和知识转化为生产力的引领作用,有利于推动社会和经济的快速发展.

二、高校档案信息化建设中存在的问题

（一）档案信息化建设理论与实际结合不紧密.在当前高校档案信息化建设快速推进过程中,只是从档案本身发展的视角来进行信息化建设,并没有考虑信息时代人们对档案信息化建设的诉求,这就导致当前高校档案信息化建设时在视角和思路方面都存在问题,规划管理与执行之间的矛盾不断涌现出来.存在着各应用系统信息孤岛的现象,信息碎片化现象十分严重.特别是部分档案信息分存于不同的部门,但各部门系统之间通用性、兼容性较差,从而导致资源无法实现共享,这对高校档案信息化建设带来了较大的负面影响.

（二）档案信息化设定目标和内容层面步伐不一致.高校档案管理的基本目标是为了能够使档案工作更好地服务于高校发展.高校档案管理主要是为学校教学科研、后勤保障及学生管理等提供良好服务.但在当前大部分高校档案信息化建设过程中,普遍存在重整理轻编研、重收集轻鉴定销毁的问题.高校档案数量较多,这也使整理工作需要耗费大量人力与时间,工作人员更多的时间都用来完成档案整理工作,这也使其无暇顾及档案编研工作.同时一味地收集各种档案信息,使高校档案馆馆藏越来越丰富,但由于存在着忽视档案价值鉴定环节的问题,给档案保存和管理工作带来了较大压力.这些问题的存在都严重阻碍了高校档案信息化建设的顺利开展.

（三）标准规范体系尚需健全.当前高校信息化建设还没有实现集中性的归口管理,也没有完善的信息化建设规范和统一标准.而且高校各个院系及部门都有自己的信息系统,但各系统之间不具关联性,功能也不尽相同,由于缺乏统一的标准,造成各系统之间无法共享,严重阻碍了档案信息共享的实现.

（四）数字档案信息安全保障亟待加强.数字档案信息不同于传统载体的档案信息,其运行离不开计算机与网络系统,这也给数字档案信息的安全带来了较大威胁.包括来自于网络的计算机病毒、网络等对信息资源的入侵和攻击、计算机操作过程中人为失误等,这些安全隐患很难有效预防,都会对档案信息资源的安全构成较大的威胁.可见,高校档案信息化建设过程中,数字档案信息安全保障亟待加强.

（五）档案信息化建设的宣传不到位.近年来随着信息技术的快速发展,各高校档案信息化建设进程明显加快.在高校档案信息化建设方面,领导和各部门都给予了大力支持和积极配合,这也使档案软硬件设施及规章制度不断完善,档案管理水平得以有效提升.但对于档案宣传工作重视程度不够,人们对档案信息的重要性缺乏了解,制约了档案信息利用的质量与水平.即使在当前高校档案信息化大力发展的前提下,高校档案的功能和价值还没有完全开发出来,高校档案价值和文化功能得不到有效发挥,同时知识性和休闲性功能缺位,档案信息利用成效并未达到应有效果,因此,在档案信息化建设中,需要加大对档案快捷性和安全性的宣传推广力度.

三、推进高校档案信息化创新发展的策略分析

（一）树立科学的档案信息化建设理念.高校在当前档案信息化建设中,需要以人们对高校档案信息化建设的价值诉求为基础,并与档案发展规律相结合,从而树立开放性、多元化和社会化的档案信息化建设理念.在多元视角下推进高校档案信息化建设的系统化发展,实现高校档案信息数据校园内的有效共享,促进高校档案信息化建设可持续发展.

（二）夯实高校档案信息化的业务基础.档案信息化建设由档案本身的各个环节和各个要素的信息化建设来支撑,这就要求高校在推动档案信息化建设时,分析信息时代对高校档案资源建设的要求,既要加强档案信息化的各类基础设施建设,要做好归档整理工作,提高档案信息化建设的规范化和数字化水平,提升高校档案信息化的网络建设质量,做好档案信息化数据库建设,更要将大量精力投放至资料编研上来,将看似杂乱无关联的档案提炼出对学校发展有益的精华；定期对档案进行鉴定销毁、去杂存精,以此为档案信息化建设的推进提供坚实有力的档案工作基础保障.

（三）完善档案信息资源管理标准.国家档案行政管理部门应进一步完善档案信息化建设体系的标准化程度,使之能够更加规范.高校档案部门应按照国家档案信息建设的相关标准来制定适合高校使用的编码标准以及数据传递标准,并且立足于校园网,使档案管理系统能够连接校内的教学、人力资源等管理系统,让档案部门能够借助于高校的汇聚各个系统产生的相关数据,并形成全校数字化档案信息资源的网络共享,使得档案信息化获得高效的应用.另外档案部门也能够在档案管理系统当中设置访问权限,让档案管理者与档案查询者都有各自不同的访问权限,这样有助于加强电子档案分类保管的保密性,从而规避了涉密电子档案出现泄密的情况发生,能够使得电子档案的存储与管理更加安全.

（四）提升数字档案信息的安全性.在当前高校档案信息化建设过程中,数字档案信息的安全性问题需要给予特别关注.通常情况下,档案利用者只关注数字档案信息使用上的便捷性,但对档案信息的长期性保存则不重视.因为作为档案管理人员,需要努力提高自身的信息化技术水平,充分运用先进的存储方式来对所有数字信息资料进行备份存储,有效保证档案信息的安全.同时还要做好网络计算机病毒和网络的入侵行为,不仅要强化网络环境的安全管理,还要进一步完善相关管理制度,养成良好的计算机应用习惯,有效防范各种网络恶意攻击和病毒感染.可以通过多重设密、备份应用系统、限制访问权限等来提升数字档案信息的安全性.

（五）拓宽档案信息化服务的覆盖面与惠及范围.在当前高校档案信息化建设中,需要不断对其价值功能进行拓展,即通过发展高校档案信息服务师生和服务社会的功能体系,来进一步拓展高校档案工作的发展空间.因此在当前高校信息化建设过程中,需要充分考虑广大师生学习和发展的需求,并进一步将档案发展与师生发展、服务大众等有效进行结合,进一步拓展档案信息化建设的文化功能、教育功能、休闲功能,增加档案信息的知识性和趣味性,努力拓展档案信息化服务的覆盖面,使高校档案信息化建设的场域不断扩大,从而使高校档案信息能够更好地服务于高校的师生、高校和社会经济的发展.

四、结束语

在当前信息时代,信息化技术在高校档案管理工作中的广泛应用,给高校档案工作带来了巨大变革.在当前高校档案信息化建设过程中,需要严格依照信息化建设的要求,将信息化理念融入档案信息化建设之中,加快构建更加完善的高校档案信息化建设机制,全面提升高校档案信息化管理水平,更好地发挥出高校档案信息的重要价值,使其能够为高校发展和社会进步提供更加优质的档案信息服务.

【参考文献】

[1]刘林青.高校档案的信息化建设应该注意的几个问题[J].科技创新领导,2012(9).

[2]智通海.高校档案信息化建设中的问题与对策思考[J].盐城工学院报(社会科学版),2011(6).

[3]刘林青.高校档案信息化建设应该注意问题的探讨[J].中国科技创新导刊,2011(9).

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