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信息时代电子档案管理

【摘要】城建档案是城市建设发展的历史和见证,是城市规划和建设管理的重要信息资源,记载着每一栋建筑物从立项到竣工验收的详细资料,城建档案收集管理工作要贯穿工程建设的全过程.因此,研究城建档案电子信息化管理是对城建档案管理工作提出了新要求,也只有强化信息化管理才能真正使城建档案发挥其应有的作用,更好地服务于城市建设.

【关键词】信息；电子；档案；管理

城建档案是在城市建设、规划期间所记录下来的具有发展价值的文字、图形等文件材料.随着新一轮城镇化建设的推进,城市建设进程不断加快,佳木斯市城建档案馆馆藏各类城建档案已达4万卷,涵盖18大类102属类,内容涉及城市土地规划、市政公用设施、建筑工程等各个方面.因此,在信息化时代加强信息网络建设,着力强化网络化服务,全面提高城建档案信息化管理水平就显得尤为重要.

一、信息时代城建电子档案与社会活动紧密相连

（一）电子档案管理已成为档案馆发展的方向.城建档案真实记载着一个城市发展、变迁的全过程,是城市建设和发展的重要信息资源.在信息化时代,城建档案馆实现以信息化形式存储和处理信息,即对有高度价值的文本、语言、图像、影像等档案资料进行收集,并进行规范型加工、保存和管理,都会使档案馆藏信息以数字化的形式储存,逐步实现由“收集保管型”向“信息服务型”转变,实现了库管数据的查询、检索智能化.这已成为档案馆发展的方向.

（二）电子档案提高了城建档案管理效率.在信息化时代的今天,纸质档案模式,显然已经跟不上时代的步伐.传统的以手工处理为主的管理方式愈来愈暴露出工作效率低下、信息共享困难、差错率较高等问题.信息化管理能够使纸质档案完成数字化转换,“无纸化”办公几乎已经成了常态.通过数字化档案管理系统即时查询利用所需要的电子文档数据,避免了传统档案利用方法对档案资料实体的查询方式,实现了馆藏档案微机检索查阅目录和原文浏览,提高了查档效率.

（三）电子档案提高了信息资源利用水平.信息时代实现了实体档案数字化、档案管理网络化,提升了档案公共服务效能.利用数字化手段,以综合档案信息资源为处理核心,对数字档案信息资源进行收集、管理可以将档案信息数据录入扫描和建库,档案信息实行前端控制和管理,从而建立一个高质量标准化的大型信息数据库.现在查阅档案方便快捷,只需输入查档关键词就可以了,通过目录和全文检索,很快就能查到相关档案信息,实现了档案信息共享和快速检索,扩大了档案的利用空间,让更多的人们来了解档案,利用档案,也提高了信息资源利用水平.

二、要扎实推进城建档案馆档案信息化建设

（一）对馆藏城建档案进行数字处理.严格按照数字化加工档案的规定和流程进行操作,提供专门工作室,加强工作人员管理.要及时做好数字化档案的格式整理、数据入库、更新系统、图查档案挂接等工作.要校对档案目录、核对电子材料,完成初步审核.然后由专人再次对档案原件及数据进行审核,确认无误后,完成档案装订还原,对电子数据进行归档.要抓紧对馆藏档案、资料进行信息化处理,目前已经录入电子档案1.9万卷,图纸1.43卷,扫描文件12万余张.为发挥城建档案在城市总体规划、房地产业等诸多方面的利用价值,为政府科学决策提供依据.

（二）加强城建档案信息化建设.要健全管理制度,建立健全档案扫描安全管理制度,设置专门的扫描场地,配备防火、防盗等安全防护设施.要积极建立城建档案资源目录中心系统,创建档案信息管理数据库等专题信息数据库.规范档案管理软件的开发研制和使用,提高计算机档案管理的标准化水平,确保档案数据的安全和有效利用.要加强对电子档案制作、接收、保存的指导和监督,保证电子档案的真实性、有效性、完整性以及长期可读.要注重加强对相关设备和软件的维护,对录入内容坚持进行定期备份和病毒检测,确保数据完整安全.

（三）要建立一套系统的进修培训机制.要积极创造学习、培训、考察、交流的机会,培养掌握现代化信息技术和档案专业管理知识的复合型档案工作人员.要对档案业务人员加强应用新技术、新设备、新方法的培训,提高档案业务人员掌握和提高应用计算机、网络技术的能力和水平,成为档案信息化建设的行家能手,实现工作效率化.要将档案信息化建设相关的计算机应用基础知识、数字化技术知识、网络技术知识、现代管理技术知识等列入指导性教学计划.

三、结束语

总之,信息资源已经成为人类社会活动和经济活动的重要战略资源.城建档案作为城市规划、建设管理的信息资源,其重要性正日益凸显出来.城建档案是城市规划、建设、管理中直接形成的真实记录,在城建工作中承担着重要作用,能为城市建筑业监督管理全过程提供真实完整有效的数据.因此,在信息时代,城建电子档案管理要用新的管理理念,突出重点,讲求实效,持续发展,逐步更新改造的过程,更好地为城市建设和经济发展服务.

【参考文献】

[1]许松桦.浅析城建档案管理的数字化建设[J].黑龙江档案,2013(04).

[2]吴和丽.当前城建档案管理存在的主要问题及对策[J].城建档案,2014(06).

[3]周素兰.浅谈加强城建档案管理的有效措施[J].城市建筑,2012(11).

[4]黄新星.浅谈城建档案管理在城市建设中的地位和作用[J].四川档案,2013(05).

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