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我国高校档案管理历史和未来趋势
高校档案客观而真实地记录了高校成长、发展、壮大的过程,是高校在教学、科研、学科、党政管理等各项实践活动中形成的历史记录,是师生们深入了解和认识学校发展历史、学校文化的重要资料.高校档案的收集和管理工作是高校的一项基础性工作,在高校建设和发展中占据着重要的地位.高校档案管理工作从最初的简单整理发展到现在纸质档案与电子档案并重,档案管理现代化、信息化水平不断增强,越来越便于用户的查询和利用.高校档案管理方式和手段的变化也体现了档案管理的历史.
一、高校档案管理发展历程
建国初期,我国高校档案管理一直处于无序和混乱的局面中,既没有专门的管理机构和有效的管理办法,更没有专门的档案库房和专业的管理人员.当时人们也对档案的保管和保护意识很淡薄,致使许多宝贵档案材料遗失.后来为了尽快规范档案管理工作,党采取了一系列手段和措施,这才使处于“洪荒时代”的档案管理工作面貌有了改变.
2 0世纪50年代中期,高校档案管理工作开始有了新气象.1954年11月国家档案局成立.1956年国务院颁布《关于加强国家档案工作的决定》,指出档案工作基本原则是集中统一管理国家档案.从20世纪50年代中期到80年代中期,全国各高校也越来越重视档案管理工作,一方面加强了学校领导对档案工作的责任意识.另一方面开始设立文书档案室或科技档案室,配有专职或档案管理人员.高校档案管理机构从无到有,从分散到分管,使档案管理工作走上正轨,这是高校档案管理工作的最大进步.历史资料证明,“”时期,档案工作几乎陷入瘫痪状态.
20世纪80年代中期,高校为了便于集中统一管理,纷纷把文书档案室和科技档案室合并,设立综合档案室或档案馆,此举使高校档案管理工作更加规范化、系统化.1986年上海交通大学、南京大学、华东理工大学建立了首批高校档案馆.紧接着国家教委、国家档案局于1987年联合制发了《关于加强高等学校档案工作的几点意见》,要求改革一个学校内设两个档案室的体制,建立综合档案室或档案馆统一管理全校档案工作.1988年《中华人民共和国档案法》颁布实施,特别是 1989年国家教委制定的《普通高等学校档案管理办法》,首次提出高校档案管理的概念.该文件的颁布标志着我国高校档案统一管理时代的到来.
20世纪90年代至今的20多年,各个高校的档案管理意识进一步加强.尤其是进入21世纪以来,人类社会进入了知识经济时代,社会生活的信息化、网络化深刻影响着高校档案的管理方式.高校档案馆把管理现代化、利用高效化、服务网络化作为今后一个时期的管理目标,这为高校档案收藏管理、编研、服务工作注入新的活力,传统档案馆向数字化档案馆转型,档案管理工作呈现信息化、数字化特征.
经过60多年的发展,我国高校的档案管理工作进步巨大,从无序化发展到有序化,从分散化发展成集中化,从以纸质档案管理为发展到纸质、电子档案管理并重的阶段.可以预见,随着信息技术水平的飞速发展,未来的高校档案管理必然会发展到以电子档案管理为主的阶段.
二、高校档案管理未来发展趋势分析
国家档案局印发的《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》明确指出,“到2020年,初步实现以信息化为核心的档案管理现代化”,发展目标之一就是“达到档案管理信息化.全面推进档案资源存量数字化、增量电子化、利用网络化；创新档案信息化管理模式,加快与信息社会融合,以信息化为核心的档案管理现代化水平明显提升”.因此高校档案馆应按照国家要求,积极做好档案资源数字化建设工作,争取早日实现“档案资源数字化、管理现代化、利用网络化的发展目标”.可见,利用计算机技术对传统档案数字化后的“数字形式”信息与电子文件集中统一管理是未来高校档案管理的发展趋势.这种管理方法不仅有利于进行高校档案资源的整合与共享,有助于档案提供利用方式由“被动服务”向“主动服务”转变,也可以大大提高高校档案资源管理和利用服务的水平.数字化和信息化后的档案资源能够突破传统实体档案利用在时间上和空间上的限制,传递和输出更加方便和快捷.因此,数字化与信息化不仅改变了档案信息的存储载体和形式,同时也变革了档案信息的管理方式与提供利用方式.
传统纸质档案的保存需要建立一个干燥防潮、防火防虫的保管空间,但随着时间流逝,纸质档案将会变色、老化.相比纸质档案而言,电子档案易于保存且节省空间,但是稳定性差,容易遭到修改或病毒攻击而丧失真实性,因此未来高校档案馆应积极研究电子文件中原始信息的长期保存问题,不断提高电子档案储存的安全性和稳定性.
随着高校档案馆数字化、信息化水平的不断提高,高校档案馆对于工作人员的要求将会越来越高.因此,未来档案管理工作要求工作人员必须是复合型的高素质档案工作者.他们应当具备较高的档案专业素质,熟悉档案管理的相关法规和制度,尤其具备文字处理、图像处理等计算机实际操作能力、熟悉相关软件的使用和数据库维护技术.能够挖掘档案资源中有价值的信息并对其进行编研,让档案发挥更深层次的参考咨询价值.
三、总结
总之,高校档案管理工作对于高校的建设发展具有极其重要的意义.作为档案工作人员应该树立“终身学习理念”,积极提高自身素质,与时俱进,努力促进高校档案管理工作发展.
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