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干部人事档案数字化工作的实践
易 胜
（重庆市丰都县人力资源考试测评服务中心 重庆 408200）
摘 要 对于全县机关单位干部人事档案的管理工作,其本身所涉及信息量较大,需要工作人员定期维护、实时查询、合理保护.因此,作为干部人事档案管理工作人员应当结合自身工作现状,顺应社会发展,合理采用工作方式,提高自身工作的有效性与实效性.
关键词 干部人事档案管理；数字化工作开展；必要性；积极意义；方法
中图分类号: D262.3 文献标识码: C 文章编号: 2095 - 1205 ( 2018 ) 09 - 137 - 02
目前,信息化技术已经被广泛运用到我们生活与工作中的各个领域, 并且起到了积极的促进作用. 信息化技术在干部人事档案管理工作中最直接的体现便是干部人事档案工作的数字化.就目前全县机关约 12000 人的档案来说,其中相关文书档案已经实现了数字化管理,并且其积极作用有效地体现了出来. 对于干部人员个人档案而言, 将其进行数字化管理势在必行,并且干部人事档案的数字化工作的开展, 对于相关工作其中一定程度的促进作用. 现以我县实际情况为例,针对干部人事档案管理数字化工作进行如下分析.
1 干部人事档案数字化工作开展的必要性
干部人事档案主要包含着相关部门工作人员的思想汇报、 工作经历、 工作政绩等重要内容, 其对干部的岗位调动来说起着十分重要的作用. 因此, 就干部人事档案管理工作来说, 需要工作人员对个人档案进行妥善保管. 对于干部人事档案管理工作而言,其主要涉及对个人档案的保管、查阅、传递、新增及三龄一历,并且所涉及人员较多,相应的工作种类较广.这对于干部人事档案管理工作人员的要求较高, 需要工作人员根据相关工作实时进行查询, 工作量便十分繁重. 除此之外, 现今档案室近 300 平米, 虽然采用了防潮、 防火、 防虫的可移动式密集柜, 但是仍需要工作人员实时进行检查、防护,以确保个人档案的安全性.同时,在排除外部客观因数的影响外, 对于个人档案的反复翻阅, 极易造成档案的破损.而将信息技术运用到干部人事档案管理工作中, 实现对机关工作人员个人档案的数字化管理, 将其相关工作信息以文件的形式妥善保存,在特点情况下需要对干部人员的档案进行查阅时,利用计算机设备便可直接找出,这样一来,既使档案管理工作人员节省了工作时间, 又积极地配合了相关工作的及时完成. 除此之外, 将干部人事档案管理工作数字化,有效的保障了工人档案的安全性, 使其不会受客观环境影响和人为损坏. 除此之外,干部人事档案数字化管理有效节省了其相应的存放空间,并且对于其查阅时的有效性也不再受时间所限. 因此, 就目前干部人事档案管理工作的现状而言,数字化在其中的运用势在必行.
2 干部人事档案数字化工作开展的积极意义
2.1 干部人事档案数字化工作的开展,有效整合归纳了
干部人事档案管理工作人员,其负责对个人档案中相关人员工作经历、个人取得成绩、其思想能力等方面资料的整合.干部人事档案管理人员对这些信息归纳整合,其中既包含着纸质版的内容,也包含着一些音频录像带等.对于传统意义上的管理工作,工作人员需要对这些内容认真整理,以确保其准确性. 将信息化技术运用到其中, 实现干部人事档案工作的数字化, 档案管理工作人员运用计算机及相关软件, 将个人档案信息内容以更加直观的方式展现出来, 这样一来, 工作人员在对信息整理分类时便可以准确、 便捷, 为之后的档案查询、翻阅与传递工作提供便利.
2.2 干部人事档案数字化工作的开展,有效提升了个人档案使用效率
对于当前的干部人事档案管理工作,除了需要工作人员对全县机关工作人员的信息档案做到及时更新与妥善保护,更重要的是需要工作人员配合相关人员对于档案的查询、变更或者调动.对于这些工作,需要档案管理人员尽快找出并配合工作.传统形式下的工作模式,需要档案管理人员耗费大量的时间,按单位或者编号在对应的文件柜或者箱子中进行查找, 并进行反复核对, 排除同名同姓等偶然事件的发生,以确保工作的严密性.而干部人事档案数字化工作开展以来,档案管理工作人员根据提前整理好的文件,输入代表性字符便可迅速完成工作.这样一来,数字化人事档案工作的开展,既节省了相应的工作时间,又确保了档案提取的准确性,从而有效提高了个人档案的使用效率.
2.3 干部人事档案数字化工作的开展,有效做到了个人档案的持久保护
目前,我县对于人员档案管理仍未实施数字化模式,而是采用可移动式密集柜,虽然这种密集柜防潮、防火、防虫,但是人力、物力、财力仍需要不断投入.虽然我县档案室已对机关人员文件进行了如此妥善的保护,但是,一旦干部人员因某些例如需要工作调动或者退休之类的工作进行档案查询时,便会对档案进行提取并查阅.而在过程中,势必会进行人为地与资料接触,则容易导致个人档案资料丢失或者破损,因此造成的损失便无法估量.倘若也将个人档案采用和文书档案一样的数字化处理方式,工作人员将个人档案均以信息化技术进行整合处理,那么,我县就不用再为个人档案资料的保护投入相应的财力.除此之外,档案管理人员工作量也会相应减少.这样一来,不会再因人为查阅等客观条件对个人档案造成损坏,干部人事档案数字化工作的开展也就有效做到了对个人档案的持久保护.
2.4 干部人事档案数字化工作的开展,有效增强了对的保密性
档案室中之所以采用可移动式密集柜对干部个人档案进行保存,一方面是为了减少客观环境因素对档案文件造成的损坏,另一方面则是为了对干部人员的人事档案起到有效的保密作用.干部人员在某种程度上与其他基础人员不同,他们决定着全县某些职能单位的正确工作导向,个人档案中涉及到其从业以来的全部私人信息,档案室工作人员必须对其进行妥善保管,以确保其安全性.但是,有些客观因数在一定程度上不可避免,会使干部人员档案受到损坏或者遗失.而将干部人事档案管理工作进行数字化处理,则可以将干部人事档案以文档形式进行保存,并未其设置相应的.这样一来,干部人员的档案便不会再应某些因素而遗失或者损坏,档案管理工作人员也有效地增强了对干部的保密性.
3 确保干部人事档案数字化工作有效开展的方法
3.1 提高干部人事档案管理人员的信息化能力
若想将干部人事档案数字化工作有效开展,则档案室工作人员必须有着相应的运用计算机等数字化设备的能力,只有这样,档案室工作人员才能确保干部人事档案数字化的顺利开展.
3.2 政府单位给予档案室工作相应的支持
若想实施干部人事档案管理工作的数字化,除了档案室工作人员需要具有相应程度的专业技能外,政府单位也必须给予这项工作相应的支持.因为数字化档案管理工作需要管理工作人员掌握相应软件的使用技能,而对于使用到的软件,政府应当给予财力或者技术方面的支持,只有这样,干部人事档案管理工作的数字化才能有序进行.
总结：干部人事档案数字化工作的开展对档案室工作起到了一定的促进作用,但是,无论是传统形式下的档案管理工作,还是信息化技术下的档案管理工作,相关的工作人员必须本着认真负责的态度开展工作,只有这样,才能真正的确保干部人员人事档案的完善,才能真正配合相关工作,发挥数字化干部人事档案管理工作的有效性.
档案数字化论文范文结:
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