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网络环境下高校档案管理系统的设计和实现

文/山东广播电视大学姚树静

【摘要】本文首先对高校档案管理系统的现状进行分析,查出存在的不足,进而提出如今环境下高校档案管理系统的目标系统；其次对网络环境下高校档案管理系统进行可行性设计,功能设计和模块设计；最后通过测试,检验系统设计的合理性和实际运行的效果.

【关键词】网络环境；高校档案管理系统；网络档案管理

在当前新时代信息网络环境下,随着我国高等院校的扩招,办学规模的不断扩大,高校档案管理也随之变得复杂起来.原有的传统意义上的档案管理在如今环境下影响了档案管理工作效率的提高.在这样的情况下,经过研究人员的大量调查研究、实验测试,初步完成了网络环境下高校档案管理系统的设计与实现.

一、当前我国高校档案管理系统的现状

目前,我国很多高校的信息档案管理工作已经实现了大数据档案信息的数字化,在保存档案、提升档案利用率上有了很大的进步,然而,这些大多都是在使用独立的数字化系统的基础上实现的,并没有与真正意义上的档案管理系统相结合,这就显示出在搜索查找档案时出现了一定的限制.现如今,依然有一部分高校还在使用上一代甚至是上几代的档案管理系统,相比网络环境下其他信息系统的建设,档案管理系统还存在很大的不足,其主要表现在以下几个方面：一是管理范围不够：大多数高校档案管理系统对于档案信息的管理只是涉及了目录的管理,无法很好地对电子信息档案文件进行有效的管理,归档功能实际上只是实现了单纯的数据录入.二是后期维护成本高：高校档案管理系统大部分使用C／S模式的应用管理系统,需要安装专用的客户端应用软件,对于软件硬件环境的要求比较多,在很大程度上受限于操作系统的版本,用户计算机一旦出现软件硬件故障,就可能需要重新安装操作系统,这样大量的维护工作和时间成本都比较高.除了以上的不足之处外,有些高校档案管理系统还存在权限冲突问题、检索功能不足等一系列的问题,这些都需要我们在设计高校档案管理系统时重点注意.

二、网络环境下高校档案管理系统的设计

在具体的设计中,设计方法现如今主要采用的是面向对象和面向过程相结合的方法.首先,将系统功能分解为有某种联系的不同的组成功能模块；其次,具体对不同的功能模块都采用面向对象的设计方法,以数据为中心进行程序设计.

（一）功能模块划分.高校档案管理系统设计过程中,一般采用“上下结合、分级编制、逐级汇总”的程序进行.最大限度地使数据和程序相对独立,应用软件档案管理系统与计算机硬件相对独立,这样更有利于系统的扩充和档案信息资料的共享,更便于系统的移植.通过分析,我们的设计理念是将网络环境下高校档案管理系统划分为以下几个功能模块：系统初始化、数据录入、数据查询、数据统计、数据打印、借阅管理、成绩交流、系统维护及帮助等功能.

（二）数据库设计.高校档案管理系统模块划分以后,需要将各种存放的数据类型进行分析分类,系统中数据的结构形式需要转换为适合于管理系统所依赖的计算机存储的数据结构,这就是通常所说的数据库设计.数据库设计是整个管理系统数据处理成功的关键.在整个数据库设计中,既要遵循数据库设计的原则,又要考虑数据库需要的数据处理平台,还要重点保证数据库的安全性.由于档案管理中的大量数据存放于数据库中,在网络环境下数据库是许多用户直接共享信息资源,所以安全性问题尤为重要.

三、网络环境下高校档案管理系统的实现

在系统测试阶段,各个高校应该根据自身的实际情况、独特的系统要求来制定系统数据结构,这种情况下高校可以制定具有自身特色的适合自身需要的档案管理系统,其中包括对目录格式的编辑和报表的打印.档案的分类要在国家对档案分类要求的原则之下有序地完成.档案管理系统要支持多媒体对数据的管理以及对数据的存储,例如各类电子文档的存储,图像数据的压缩处理与存储等.网络环境下高校档案管理系统的功能,有以下特点：第一,档案管理系统必须要符合高校档案管理的流程,符合信息输入输出要求的多样性,系统用户界面要清晰.第二,用户要采用的模式是分级管理,设置访问权限,以保证数据库的安全.第三,档案信息数据查询要有多样性,因为数据分类的多样性,要求系统的输入输出具有灵活性,这样有利于保证系统管理的正常有序运行.第四,要定期对档案管理系统进行维护,随时查看系统的运行情况,保证系统能有效地为我们使用.

四、结语

在当前网络环境下,采用高效档案管理系统对档案信息进行管理,一方面可以进一步提高工作效率,另一方面也可以实现档案的长久保存、统计和查询,有利于发现档案信息中有价值的信息,有利于为重大决策提供数据支持.在网络环境下高校档案管理系统的实现会为我国高校档案管理水平的提高作出贡献.

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