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科技档案数字化技术在电力系统中的应用
【摘 要】为了适应电力系统发展的需要,档案人员需不断并长期致力于做好电力企业科技档案建设,实现对传统档案的革新与突破.笔者介绍电力系统的科技档案,深入探讨了电力科技档案数字化技术运用及安全保障措施,对于提高供电企业档案管理水平有一定的参考价值.
【关键词】科技档案；数字化管理；安全保障
为了适应信息时代的发展趋势和档案管理工作需要,支撑智能电网和深化完善“三集五大”体系建设,提高科技档案管理水平,提升公司的管理成熟度,长沙供电分公司近几年一直致力于加强科技档案管理的数字化技术建设.通过数字化技术,科技档案在电网发生失误时能及时提供设备的原始资料,为公司生产提供及时有效的决策支持,从而成为保证公司生产和安全运行的重要后盾.
一、概述
电力科技档案,是电力企业的管理人员、科技人员以及所有参与科技活动的劳动结晶,是电力企业进步的见证.电力科技档案在内容上包括了电力科技文件档案、电力科技组织结果演变的档案,电力科技活动过程档案,电力科研项目立项、评审、鉴定的档案,电力技术专利产生、进行及结果的档案,电力科技合同形成与执行全过程档案以及电力科技成果转化、应用档案等.电力科技档案有从事某项电力科技活动人员的手稿,有实验原始记录、实验报告、总结报告、有项目进行过程中形成的各种文件、有电力上级部门和单位领导的批示、有相关部门或协作单位来往文档.这些原始的及最终的文档,反映了某项电力科技活动的全过程,记录了行进过程中所有重要事件,是项目科技活动的动态映照.
科技档案数字化,即在各种高新技术支撑下,把各种载体的科技档案资源转化为档案信息、利用数字化形式进行存储,在计算机系统管理下形成一个有序的科技档案信息库,能够提供利用,使信息资源实现共享.
二、科技档案数字化的有效措施
（一）运用多种方式实现科技档案资源数字化.档案人员应采用有效措施使电力科技档案从传统的纸质载体向电子介质载体逐步转变,并利用网络对信息实现迅速而远距离的传输和共享,构建电力科技档案数据库,科学合理地管理.在公司内部建立网络,允许各部门根据权限远程访问档案数据,提高档案浏览速度,进而实现共享并高效利用企业档案资源信息.目前,供电公司的科技档案资料数量庞大且载体各异,针对传统介质档案,可采用文字输入,扫描等方式进行信息化处理,并存储于已建立的科技档案数据库.在建设档案数字化系统方面,档案管理部门应树立全局意识,结合公司发展实际需要,对系统建设方案进行统一规划,对各部门的工作积极协调,利用最小的人员和财务获得最大效益.对科技档案资料完成数字化处理后,应妥善保管好原有的纸质档案资料,并且利用数字化的档案资料可随时查询到原始档案资料.
（二）运用网络技术优势实现科技档案管理网络化.目前在工作生活中,网络技术已得到迅速普及应用,电力科技档案管理实现网络化,能够最大限度地利用好档案资料信息.电力科技档案管理网络化应涵盖以下几方面内容：可实现远程登录、信息共享、信息传输及收发电子邮件,可利用内部互联网迅速检索所需信息、利用网络信息查询档案数据库信息等功能.利用网络阅读各级供电企业或有关企业信息,存储内容丰富的信息资源,以实现不同部门工作的实际需要,可采用多元化方式比如检索关键词、按照用户实际需求进行模糊查询等对档案信息进行搜索,并提供所需导航服务,利用档案使用者可迅速得到所需信息.
三、供电企业档案数字化管理的安全保障措施
（一）建立数字化档案安全管理制度并逐步得以完善.对档案信息安全工作制度进行管理,通过组织培训不断提高档案人员的安全责任意识,建立相应监督岗位,对档案信息安全相关事宜进行专门负责.对于重要档案信息应建立定期备份制度,信息安全预警及应急机制,特别重要的档案信息除进行加密处理外还应禁止通过网络进行访问,以确保安全保密性.
（二）加强物理环境和硬件环境安全性.结合网络安全有关规定,不可将涉密的计算机信息系统与国际互联网和其它公共信息网连接,一定要采取物理隔离方式进行严格管理.目前,多子网网关技术被认为是网络安全技术中一种最有效的防攻击技术.该技术将内部网络划分为多个不同安全级别的子网,实现内部不同网段之间的物理隔离,从而有效防止某一个网段的安全问题传播到整个网络.
（三）提高系统安全性.应采用有效的防扫描工具,对处于网络中的计算机设备定期进行扫描.对档案网络信息采取安全审计方法,相应日志应自动形成,并对档案网络运行情况详细记录.此外,档案系统应具有消息监听功能.若发现存在网络攻击行为,档案系统应具有及时报警,并自动执行有关网络安全策略,从而确保档案数据及信息具有良好的可靠性.
四、 结论
综上所述,科技档案数字化管理是档案信息化发展的要求,是电力系统现代化建设中的重要内容,实现电力科技档案信息化,能够极大地提高电力科技档案利用、服务效率,最终实现电力系统资源共享.供电公司应积极应对信息化技术的挑战,逐步完善档案的数字化管理模式,以适应信息化社会的需要.
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