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影像技术引入高校网上报销的可行性
摘 要：会计基础工作完全电算化、影像化,是会计核算的又一次大飞跃,把电子、影像资料变为网上报销业务的主体,是作为会计人不得不考虑的重要话题.会计资料人工智能化、电子影像化,通过相关系统操作,提供具有实践性、操作性、可能性的解决方案和步骤,对推动会计完全电算化、影像化、信息化管理,提高财务工作质量和效率具有深远的历史意义.
关键词：高校财务 网上报销 影像技术
中图分类号：F233 文献标识码：A
文章编号：1004-4914（2018）10-210-02
随着高校教育经费来源多元化,高校经费总量的不断增加,使财务部门的基础核算工作面临空前巨大的压力,尽管一些基本会计信息已通过网络功能传递到财务部门；财务部门也根据采集到的基础会计信息,进一步加工生成会计凭证,通过计算机记账形成会计报表,但这些远远不够,远远不能满足高科技在金融、会计方面的需要,笔者认为应该尽可能把人工智能、语言识别、图像识别引入会计核算领域,将互联网、大数据、云计算、人工智能技术与会计信息系统有效结合,创造会计核算系统、财务分析系统、财务决算系统、人工智能档案管理系统,对提高会计核算质量、提高工作效率具有深远的历史意义.
一、目前高校网上报账的现状
1.基础信息采集是报销人在网上填报基础信息、项目、费用、金额、支付名称、账号、国库信息等,实现了会计基础信息采集的信息化.
2.会计人员根据采集到的基础会计信息进一步加工生成会计凭证.
3.出纳根据已复核过的会计分录及资金结算支付信息,完成无支付系统实现实时支付.
4.网上信息发布平台把报销金额、工资、酬金、资金支付等会计信息传达给教职工,完成网上报销.这一环节是对传统会计核算（科目、项目、摘 要等）、资金结算及报账体系的一大创新,它将会计制度、会计核算、会计规则变成信息化规则,真正意义上实现了无支付、无等候业务,受到广大服务对象的好评.基本上解决了“报账难”的问题.
二、高校目前存在网上报销体系发展诸多不适应的因素
（一）由于会计制度的复杂性,核算业务未能完全达到标准化、信息化
一些专项资金、外汇业务还不能纳入网上报账系统,仍需要按照传统的会计核算模式进行核算.基本的数据采集业务处理不可避免的需要人工判断.网上填报环节存在负责人和经办人不签字、不规范、资料不全、金额计算错误、户名和账号错误、项目资金不足、电子打印不清楚等问题,造成采集的基本信息加工成会计凭证后,可能需要修改.还有科目使用错误、多个项目同时使用、电子打印不清楚、需要用手工操作等等,严重影响和制约网上报销的质量和效率.
（二）票据物流、凭证物流到资金支付全过程没有全方位自动化监管
在支付环节中存在账号户名不符、账号填错、支付失败退票、报账人收到的金额与原不相符；在投单、接单、制单过程中丢失单据也时有发生（有的是投单人自己忘交,自己丢失,有的是会计人员将多个报销单据夹带在其中的,造成假丢失的情况）；还有在接单、制单过程中出现退单现象等等,报账人很难通过网络进行监控和查询,影响报销进程和正常秩序.
（三）投单机不能实现所有单据全物流
目前投单机设置只是网上报账过程中的一个过渡阶段,时不时的网络中断就会使报账系统整个瘫痪,有部分报账资料太多,投单机不能满足投单的需要,还需要人工接单,如后勤大型维修业务（报销资料有一寸厚）、学生实习业务、参加竞赛报销业务等.投单机对有些报账单据打印清晰度有明显要求,对打印颜色重,清晰扫二维码没问题；对打印颜色轻,二维码扫不上,还得人工接单,这部分人工接单根本没有进入网络报销系统,等会计人员扫码制单时,好多单据扫不上二维码,得用人工输入二维数码,才能把报销数据引入报账系统,影响报账进程和速度.
（四）电子普及程度、电子签名的法律效力限制网上报销的发展
目前电信行业和部分物流行业实行了电子,电子的发展有待普及,有待提高；电子签名有待于立法推动.
三、理想状态下的网上报销
网上预约报账体系的建立已初见成效,为什么不更进一步推动网上报销业务呢？理想的网上报销是电子全部普及、法律支持电子签名,把人工智能刷脸、刷指纹等功能能否用在财务报销业务中,直接人工智能识别、拍照原始等,利用二维码、条形码完成一层层财务数据库,再利用电脑智能一系列命令操作完成财务网上报销.具体流程如下：
第一环节：建立基本数据采集数据库,实现会计数据采集信息化、影像化.
报账人通过网上报账系统填写相关信息时,使用自备的计算机和影像采集设备,将采集到的信息传到网上报账系统,随着报账业务的进行,影像信息以数据的方式与其他业务信息一起,产生一组影像资料即会计原始单据的影像资料,制单与原始形成有规律的上下级关系,即影像信息直接与会计凭证建立索引关系.传送到会计核算系统,供会计人员审核、对比.
将报账人采集的摘 要、金额、项目名称、银行账号、付款名称等会计基本信息和影像资料进行对比,核对、核算自动生成记账凭证；出纳通过凭证的影像资料点开银行付款栏会自动生成资金结算凭证,实现资金结算自动化、影像化.具体如下：
1.建立项目授权管理：授权管理员、经办人、查询人,权限查询、取消授权等.
2.项目选择：选到课题项目时,提示框显示：可报销的内容、可报销的金额、报销上限、余额多少.
3.填写摘 要栏：主动提示框显示：xxx报材料费（资料费）或xxx借设备维修费等.
4.报销金额栏的填写：通过人工智能扫描或人工智能编码识别,可以通过税号或者的条形码、二维码等等录入金额,电脑自动求和,自动生成报销金额.注意一定要有“一次扫描（拍照）,不允许重复使用的设置！”
5.选择收款：显示框主动提示：（1）网银对公（单位名称、银行账号、开户行）：谈到对公业务,数据库中近几年来本单位支付过款、转过账的单位名称、开户行、账号进行选择；或直接从中获得一系列支付信息.（2）网银对私：可选转款人姓名、银行.（3）冲账（冲销以前的借款）.
6.对一个负责人有多个项目经费报销的问题：允许借方金额多项选择,即多借一贷；对N个合并支出,也可以一借多贷（完全符合传统的会计借贷记账法）.
7.对于不同负责人的多个项目经费报的报销问题（常见于集中采购）：允许一个项目和另一个项目交叉授权,交叉使用,同时进行各自权限的电子签名.
8.会计人员在接到每一单会计业务时,修改会计科目,修改金额、银行信息等,对不合规的、影像资料有删除权,电子签名后初步形成报销凭证,上传和保存初步形成的会计凭证.
9.财务处实际报销后,从网络上反馈给报销人的报销结果（包括xx年、月、日；xxx号凭证已报销金额为xxx元.
10.根据财务处反馈的结果修改上述资料,并保存备份,供以后课题结算、决算、查询、审计之用.
综上所述：第一环节的整个过程由报账人自己操作,或授权财务秘书操作.
第二环节：财务处建立会计凭证数据库,同时形成资金数据库和往来款项数据库,实现票据物流信息化、影像化.
网上报账流程实质是将票据流转为信息流,是报账人实时跟踪报账票据,影像资料处理的全过程.
1.首先财务处安排若干复核人员接收各个项目发出的有二维码的会计凭证,点开二维码就能看到每张记账凭证下附的原始凭证（以电子或影像体现）.
2.财务人员根据会计科目要求、会计制度要求等复核.（1）对原始的影像资料、电子等检查核对,形成财务处有统一编号的会计凭证,对需要收付款的凭证上传到出纳人员进行收付款.同时设置管理资金收付数据库的出纳人员若干名,及时处理退票、修改数据库那些不正确的单位名称、银行账号等信息.资金收付数据库管理员（出纳）负责未达账项的核对清理、银行暂存款的入账；定期在网上公布各单位来款（拍照方法解决）,同时对审核无误的收付款的会计凭证付款并传递给记账数据库管理员.（2）对形成的往来款项的会计凭证,复核人员上传给往来款项数据管理员,往来款项数据库管理人员及时核对、冲销往来款项.可以每周在网上发布未冲销业务信息,催促各个借款人及时清理暂付款项,及时清理暂存款项；同时将审核无误的往来款项的记账凭证上传给记账数据库管理员.
3.对审核没有通过的记账凭证（最初采集的凭证初稿）在网上做及时退回处理.
4.实现会计核算、支付、信息查询、信息反馈一站式服务.
凭证生成、付款结束后,通过网络支付平台反馈支付信息、报销结果信息,包括那个没报销的原因.
第三环节：根据会计记账凭证数据库形成账务系统.
具体如下：
1.记账数据库管理员接收所有的会计凭证,利用网络手段对已经排序好的会计凭证快速浏览,再审核,审核无误后在网上做记账处理,形成账务系统.一方面交给会计报表数据库管理员；另一方面把会计凭证系统进行备份后直接交给会计档案数据库管理员,进行电子存档.
2.设置报表数据库管理员若干,根据记账系统取数,给上级部门报送各种报表,形成报表体系数据库后,交给会计档案数据库管理员存档.
第四环节：实现会计核算、支付、信息查询、信息反馈一站式服务.最终实现会计档案电子化管理.
实现了账务查询系统、网上报账系统、校园统一门下资产系统、审计系统及其他有信息需求的业务系统,形成更加完整的财务大数据平台,极大地提升会计档案管理的工作效率.
四、理想状态下的网上报销的优缺点评价
（一）优点
1.实现真正意义的网上报销,把财务人员从繁琐的报账工作解脱出来,把大量的人力、财力投入到财务管理、服务的层面上来,财务人员更细致、更精确进行核算、分析,提高了工作质量和效率,做到了更精细化服务.
2.报账人可以从自己电脑上提取所需的任何资料；不用到财务处查账、调账、复印票据,方便课题结算、课题审计.
3.会计档案的存放不需要大房子、大柜子、大设备,节约国家资源.
4.实现了会计核算、支付、信息查询、信息反馈一站式服务.通过网络支付平台反馈支付信息、报销结果信息,包括哪个没报销的原因等,直接通过网络送到报销人的报销系统,报销人及时掌握有关报销的所有事宜.
5.由于报销金额、支付信息都是通过影像设备获得,减少了各个环节人为操作带来的错误.
6.很好地适应各种财务大检查,规避各种财务风险.
（二）缺点
1.增加报账人的负担,降低了财务服务评价.
2.数据采集受限于采集设备、网络质量、软件开发功能的研究.
3.受限于电子的普及、电子签名的法律推进.
参考文献：
[1] 邱均成,何涛.基于“互联网+”的高校预约无等候报账体系探析.教育财会研究,2017（01）
[2] 邱均成.高校网上报销理论研究与实践探索.会计之友,2017（10）
[3] 高大正等.基于凭证影像化的电子会计档案工作研究.教育财会研究,2017（03）
[4] 潘永泉.企业管理信息.国家开放大学出版社,2000
（作者单位：西安交通大学财务处 陕西西安 710049）
（责编：纪毅）
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