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企业机关行政事务管理工作与建议
摘 要：企业机关行政事务管理工作在企业管理中有着极为重要的地位和作用,事关企业日常生产经营和管理工作的顺畅运转.文章主要针对企业机关行政事务管理工作的特点和影响机关事务工作的因素、存在的问题,提出加强行政事务管理的对策和建议,并着力从提高思想认识,优化工作流程,明确质量标准,完善考核机制等方面下功夫,以推动国有企业行政事务管理工作的创新发展.
关键词：行政事务；管理特点；影响因素；对策建议
企业机关行政事务管理工作是指企业内部的日常事务管理和各项服务工作,具体包括相关制度的制定和执行推动、日常办公事务管理、公务接待、办公物品管理、会议管理、通讯管理,同时还涉及办公用房、设备资产、文印、生活福利、车辆、安全卫生等后勤服务、管理和保障.但由于大众长久以来对其存在偏见认识,将行政事务管理等同于单纯的后勤管理,认为该项工作仅仅是简单层面地为领导“端茶倒水”,处理简单的办公事务,不需要太多专业技术以及丰富的文化知识,就也无需仔细斟酌与频繁地思考.事实上,企业中的机关行政事务管理不仅代表着企业的综合管理水平,同时也直接影响着企业的日常生产经营业务的开展和运营.因此,做好企业机关行政事务管理工作,为保障企业生产经营管理和机关高效运转,具有重要意义.
一、企业机关行政事务管理工作的特点
正确理解企业机关行政事务管理工作的基本特性,明确机关行政事务管理工作的基本观念,对正确认识机关行政事务管理工作的地位和作用,谋划和发展机关行政事务管理的工作思路,增强和激发机关行政事务管理工作者的责任感、使命感、荣誉感,均具有十分重要的作用.企业机关行政事务管理工作主要具有以下特点：
一是具有强烈的政治性.企业机关行政事务管理工作自发展以来,党和国务院就对其高度重视.总书记要求：“机关事务管理工作要从厉行节约、降低成本、密切联系群众的角度来思考”；李克强总理强调：“机关事务管理工作要为机关高效运行提供有力保障,为建设节约型机关奠定基础,做廉洁奉公模范”.为此,从事企业机关行政事务管理工作的工作人员必须是党的路线、方针、政策的坚决贯彻者和执行者,并且具有强烈的政治意识、责任意识和大局意识.特别是在特殊岗位的工作人员,更要严守政治纪律和政治规矩,不超权、越权办事,不违背组织纪律和决定,自觉地把讲政治、严纪律、守规矩贯穿到机关行政事务管理工作的全过程.
二是具有主动的服务性.企业机关行政事务管理工作要为企业机关正常、高效运转提供保障服务,“服务性”既是机关行政事务管理工作的特有属性和永恒主题,也是其本质特征,更是开展工作的出发点和落脚点.机关行政事务管理工作的服务对象就是领导、杌关、员工群众,主要为企业的日常生产经营管理和发展提供内部或外部的服务需求,因此,务必需要行政事务管理工作具有超前性与主动性；务必要想服务对象之所想,急服务对象之所急,主动开展工作调研、工作访谈,深入了解他们的需求,并通过对服务工作的统筹谋划、科学研判、精心组织,对服务资源的合理配置、有效整合、高效利用,为机关各部门及广大干部职工提供有力保障和优质服务.
三是具有较强的专业性.行政事务管理工作还具有繁琐、面广、量大的特点,涉及机关各项工作的方方面面,由于工作性质和岗位专业的不同,各个岗位都有一定的独立性.例如,物业管理、设备维护、车辆管理、食堂管理、机要文印等,就要求从事的工作人员要精通多方面、多学科的专业知识.
四是具有琐碎的繁杂性.“上面千条线,下面一根针”很好地诠释了行政事务管理工作的琐碎繁杂性的特征.一方面,表现为面对机关部门多、管理工作事无巨细,头绪繁多,既有部门间的人际关系,又有部门间的业务关系,更有人与物的关系；既有上下左右关系,又有内部外部关系,纵横交错,涉及面广.这充分体现出机关行政事务管理工作既是内部保障的基础,又是对外沟通的桥梁.另一方面,行政事务管理作为一项“服务性“的工作,随时会面临各式各样的服务需求,部门车辆需求调派、机要文件刊印、会议会务安排等事务工作需要按步骤进行,但是经常会出现各种意想不到的突发情况,将原有的流程化的工作节奏打乱,无形中增加了工作的琐碎繁杂性.
二、影响企业机关行政事务管理工作的因素
影响企业机关行政事务管理工作的因素,主要表现在以下几点：
一是顶层设计不健全,员工工作积极性不高.由于有些企业机关行政事务管理机构在顶层设计中出现设置不健全、制度不完善等问题,导致管理界面不清晰、岗位职责不合理、管理创新不够、绩效考核不到位等突出问题,在发挥员工的工作主动性和协同性上存在“短板”和薄弱环节.从事行政事务管理工作的员工由于受到部门从属性质的影响,感觉行政事务就是“服务员”,地位不高,职业生涯设计发展前景不明朗.甚至有人认为事务工作就是“打打杂,跑跑腿”,没有技术含量,谁都可以胜任.员工在自身工作中也抱着“不求有功,但求无过”的工作心态,在工作上只是被动完成领导交办的事务,积极性不高.正是这些误解乃至消极情绪导致工作“不想干、不愿干、干不好”,影响行政事务工作的开展.
二是管理人员配备不齐,工作能力还需不断提高.行政事务管理工作本身是一项涉及国家法律、法规和企业制度较多、政策性强的一项工作,需要行政事务管理人员具有较强的理论水平、政策水平,熟悉规章制度和业务流程,掌握相关专业知识.但是,某些企业领导重视不够,对于行政事务管理的人员配备不齐全,一个员工安排多个岗位的管理,并且对管理人员未进行专业培训就上岗,本身综合素质不高,管理专业知识缺乏,管理技能也不够熟练.由于行政事务管理部门工作繁杂琐碎,应急事务多,普遍存在忙于事务性工作,学习时间相对较少,当业务工作与综合工作需要同时开展的时候,工作中常常会出现厚此薄彼的情况,导致机关行政事务管理出现“一面倒”的现象,服务功能无法得到最大化的体现.
三是管理意识有待提升,服务标准化建设滞后.机关行政事务管理是为保障机关规范、节约、高效运转而对机关资产、服务、经费进行科学的管理.但不少企业机关行政事务管理工作依然习惯于“经验管理”,没有对机关行政事务管理工作与服务工作进行标准化建设的归纳整理,没有形成统一、规范、高效的工作质量标准体系.特别是服务标准,不够细致深入,多停留在“纸上谈兵”的阶段.许多所谓的标准散见于各类章程文件中,有些服务项目标准根本无迹可寻；文字表述“大而普用”,奖惩标准“含混不明”,标准变更步调缓慢,许多标准一经制定便束之高阁,没有与时俱进地变通和创新,可操作性很低,最终流于形式.
三、科学提升机关行政事务管理工作的对策和建议
1．强化思想认识,不断提高员工综合素质
机关行政事务管理工作是奠定机关职能活动高效、有序运转的有力保障,是机关日常工作的重要组成部分.因此,需要正确认识机关行政事务部门的地位和作用,增强推动机关行政事务管理工作发展的责任感和使命感；需要自觉树立政治意识、大局意识、责任意识；需要不断提高思想认识,增进沟通交流,争取上级的支持,取得机关各部门的充分理解.
一是提高个人修养和素质.行政事务管理工作人员是行政事务工作的主体,是企业各类管理制度、政策的创定者、执行者和上传下达者.其道德品质状况直接反映着企业党风、政风的状况,对企业威信和声誉有着直接影响,个人素质的高低也直接关系到行政部门管理水平得高低.
二是加强自身学习和提高.随着行政事务管理工作的日益发展,新情况、新任务、新问题不断影响着从业者,势必要求行政事务管理工作人员要加强相关知识学习,注重从报纸、杂志、网络等平台获取工作的新方式、新理念,不断积累丰富新知识,开阔视野,完善自身的知识结构,努力提升自己的综合业务素养和能力.
三是具有良好的文字语言表达力.不断提高文字和语言表达能力是从事行政事务管理工作人员的必备素质.在日常工作中,行政人员常常会主持会议、制定政策文件、上传下达、工作指令、接待来访、参加社交活动等,良好的文字和语言表达能力对行政事务管理人员在实际工作中阐明观点、加强沟通、促进交流、营造气氛、展示形象和提高本企业行政事务管理工作的影响力,具有不可缺少的作用.
四是要注重具体服务工作中的细节.作为机关行政事务工作人员,要做到言谈举止稳重大方,为人处事机智宽容,待人接物细心谨嗔,把握好分寸,把握好尺度.公务接待中更要注重细节,综合全局,协调各方,承内联外,既要注重抓紧抓好．主次分明,有条不紊,又要做到抓一件成一件,件件有交代,项项有落实.
2．强化制度完善,不断提高工作管理水平
企业机关行政事务管理工作要做到管理有制度、服务有标准,操作有流程,其既是做好行政事务管理工作的基础,更是确保行政事务管理工作制度化、规范化、流程化运行的关键.
以某企业机关行政事务中心管理员工食堂为例,其开展了以下工作：
一是完善制度,规范运行管理.为更好地保障员工食堂运行,保证员工用餐安全卫生,针对机关行政事务中心和XX项目部的管理职能和工作职责,分别制定了岗位责任制、工作制度和工作流程.对食堂的食品卫生、环境卫生、炊事员的个人卫生、原材料采购、验收、保管、加工、出售、餐具消毒都提出了明确要求；建立了《单日成本运行统计表》等6张报表,规范每日、每月的各项数据统计和分析；建立了《机关食堂管理检查考核评分细则》,结合每季度员工对食堂管理、服务质量、菜品质量等的满意度测评,对食堂管理及服务团队进行考核.做到了职责明确,管理制度齐全,环环相扣,层层把关,流程合理,操作规范.
二是建立标准,提升质量效率.有针对性地将食堂管理过程中的重点工作、关键环节进行梳理,建立“一事一工作质量标准”.建立了《机关食堂管理工作质量标准（采购验收）》等15项重点管理工作的工作质量标准.分别规范、明细了采购验收、供货商管理、库房管理、盘存管理、配餐管理以及食堂考核等工作质量和工作要求,使管理人员和操作人员进一步明确了自身的管理职责、工作内容和工作流程,有效地提升了工作质量和工作效率.
三是加强培训,提高服务能力.定期对厨师团队、服务团队、勤杂人员进行有针对性的技能培训,每周分别进行1次,涉及配餐、营养结构、服务标准、管理制度以及食堂安全应急知识等内容,不断提高服务团队的技能,以适应食堂管理、服务的新要求和新标准.
四是完善台账,强化设备管理.结合建设完工交接资料,建立健全基础台账,将各类设备、设施的管理责任人进行标牌管理明确.并结合每周的培训,将各类设备的操作规范、要领以及安全操作纳入培训内容,达到了既能保证操作人员安全操作,又了解了基本维护保养常识,更进一步强化了设备设施的管理及使用的目的.
总之,机关行政事务管理的各项工作只有通过制度的严格执行,监督落实,建立科学合理、责任明晰、操作顺畅的业务流程,才能减少不必要的环节,提高工作效率,为落实服务工作全程跟踪督查提供重要依据.
3．强化工作创新,不断提高服务工作效率
机关行政事务管理工作琐碎繁杂,应急事务多,表面看似杂乱无章,实际是有规律可循的,只有把握住了行政事务管理工作的规律和特点,抓住各项工作的前瞻性和计划性,抓住工作机制的建立和完善,才能保证忙而不乱,忙而有序.
一是增强工作的前瞻性和计划性.工作中要主动了解服务对象的需求和发展趋势,增强工作的前瞻性和计划性.做到事事想在前面,事事考虑周全,件件安排细致,努力把被动变为主动.开展工作要有调查研究、梳理落实、提前介入,不断进行工作动态更新,做到胸有成竹,有备无患,努力把工作做得更好、更细致、更扎实.
二是增强工作保障和创新机制.要加强机关行政辜务工作管理,提升服务工作的效率和质量,就必须形成一个“协调有序、沟通顺畅、部门和谐、运转高效”的行政事务管理工作保障机制.需要打破条框陈规,打破部门利益藩篱,大胆探索行政事务管理工作的新思想、新做法、新方式,努力在解放思想,摒弃传统管理经验、传统运行模式上下功夫,在思想观念、服务方式、运行机制上不断创新,使行政事务管理工作更加科学、透明、高效,以达到提升工作效率和服务质量的目的.
三是增强监督和考核工作机制.企业机关行政事务管理工作既有企业内部的管理,也有对服务商的管理；既有企业自身的员工,也有来自服务商的员工,因此,在服务工作中的监督和考核就显得尤为重要.既要做到有效整合企业机关内部资源,明确职责分工,又要充分引进竞争机制,通过市场竞争来提高工作效率和服务质量；既要在服务质量监督和员工考核奖罚上做到公正、公平、透明,又要不断总结管理经验,扬长避短地开展工作.促使监督、考核机制与激励、保障机制紧密结合,形成有利于干事创业的长效机制,从而更好地发挥目标管理、绩效评价作用,成为干部员工学习交流的平台、推动工作的帮手.
综上所述,企业机关行政事务管理工作在企业生产经营管理活动中具有极为重要的地位和作用,要发挥其作用,就必须建立健全规章制度,提高从业人员素质,杜绝机关作风和形式主义,找到以往工作中存在的主要问题,采取行之有效的管理手段,切实做好企业机关行政事务工作的管理、协调和服务保障,以规范企业行政事务管理工作行为,提升服务工作效率和质量.
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