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构建档案知识库，助力医院科学决策
构建档案知识库,助力医院科学决策
张 薇 湘潭大学公共管理学院
摘 要：知识信息时代的到来,有效地促进了“地球村”的形成,世界通过发达的信息交流平台而连为一体.信息资源被誉为21世纪最重要的资源,掌握了信息也就掌握了竞争优势,掌握了机遇.在这样的背景下,以知识收集、分析、提供知识服务等为主要任务的档案知识库建立工作应运而生,档案知识库中所囊括的知识面愈加广泛,不仅仅将知识进行了汇总,也在为越来越多的行业提供决策支持.医院作为专业性强、竞争压力大、工作精准度高的社会组织,必须随时更新相关知识技术,同世界先进理念、技术手段等保持一致.而在国内,医院的档案知识库建设工作并未得到重视,在某种程度上阻碍了这一领域的专业化、规范化发展.在医院行业建立档案知识库显得异常重要.
关键词：医院；档案知识库；问题及对策
中图分类号：G270?文献识别码：A?文章编号：1001-828X(2018)003-00-02
一、引言
所谓档案知识库,在狭义上是将知识库定义为存放各类知识的仓库,即是一个知识集合,而档案知识库则是将各类档案作为知识的一种,存放于知识库当中.而广义上的档案知识库则是指除档案知识库中的相关内容外,还包括档案知识库整个系统.档案知识库的建立在当前这个时代就是将“互联网+”的理念同档案管理相结合,逐渐系统化的档案管理为组织决策提供了便捷.新时期的医院也由传统的纸质办公转变为“数字医院”,“互联网+医院”的理念已经深入人心,通过互联网技术,实现了医学相关技术的互通有无,远程会诊、网络经验交流、电子病历档案等互联网技术在医院临床工作中得到了应用.而医院作为微观主体中人口相对密集、资源相对集中的场所,如何处理好各主体间的关系、实现资源有效配置是医院管理层需要考虑的重要问题.因此建立医院的档案知识库,细化医院管理工作,能够为更好地为领导层的决策提供支持,对提升的医院的竞争力具有重要作用.
二、档案知识库概述
档案知识库是作为档案管理的集合,将其运用于医院的管理当中,是综合考虑了档案知识库自身的价值和能够在医院管理中发挥的作用后而建立的.
1.档案知识库的价值
我们提及档案,是以往相关资料、经验的汇集,这些过去形成的资料有其存在的必然价值.
第一,档案具有记录价值.档案是对以往某些方面的记录,保留了某一方面的原始面貌,对于今后的查阅工作很有帮助.在有些时候,这些保留的第一手资料对当前和今后的研究会起到无以替代的作用,而随着计算机技术的日臻发达,档案的长期保存得以实现,更加提升了档案的记录价值.而另一方面,尤其对医院而言,医疗事故的发生所牵扯的法律纠纷问题必然会涉及原有的档案记录.
第二,档案具有预测价值.预测未来的发展趋势,可以通过过去的发展状况进行判断,这种建立在本医院实际情况基础上的预测,可以更好地、更切实际地对本医院的未来作出研判.
第三,档案具有竞争价值.保留下来的档案信息一般包含了本医院的相关机密,是竞争对手渴望获取的重要情报.覆盖全面的原始信息几乎构成了一个组织的建立根本,而与此同时,也是本组织取得竞争优势所不可欠缺的重要资源.
2.建立档案知识库的作用
档案知识库需要发挥的作用大体可以从内部管理和外部竞争两方面考虑.
第一,实现内部管理.建立的数字档案,不仅记录患者的病情,也记录医疗资源的使用情况,同时不记名式的电子评价,可以使医院的管理者宏观地了解医护人员的配置、资源的使用状况,不断进行加强或调整.这一系统使管理者和一般工作者都能够根据这些记录来了解自身的和总体的状况,实现宏观的分析.
第二,增强外部竞争.要包括四个方面的分析.一是SWOT自我分析.从以往的档案记录当中找出竞争的优劣势、机遇和威胁,总体上简单了解竞争情报状况；二是竞争环境分析.明确处于怎样的状态下,时刻清楚所处的战略地位；三是竞争对手分析.知己知彼百战不殆,认清对手的实力才能进行抗衡；四是竞争策略分析.具有超前意识,事前预防远比事后处理要轻松得多,形成竞争优势.
无论从对档案知识库工作的了解,还是对档案发挥作用的理解来看,似乎档案知识库应该是企业发展需要引入的工作形式,但是随着我国行业改革的不断进行,各行业的管理模式被共享,企业的管理模式更适应时展需要,更具生命力.医院虽然属于非营利性事业单位,但随着医疗卫生资源的丰富,医院已成为了一种普遍存在的社会组织,加强现代方式的管理也就在所难免,尤其是私立医院更是这样.医院的档案管理工作实际上也是一个信息整合分析加工处理的过程,可是对我国而言,对这一领域的研究、运用尚属起步阶段,我国在档案知识库建立过程中仍旧存在很多问题.
三、我国医院档案知识库建立过程中存在的问题分析
将档案知识库管理模式置于医院这一事业组织之中,是在近几年才发展起来的,我国的信息化步伐本身起步就晚,我国医院建立档案知识库则更晚,其过程中仍存在很多问题,这些问题严重制约了医院的长效有序发展.
1.管理理念落后,对档案工作认识不清
第一,人员职责划分不清,岗位设立不合理.从当前医院运行模式来看,大多数医院都是医护专业人员担任医院的高层领导,他们具有较强的专业能力,可是在行政管理上却是外行,这势必限制了专业管理人员的晋升,影响医院现代化进程.第二,档案知识库工作定位不准,内容收集混乱.档案工作的对象是各种信息,收集医院各方面发展的运行资料,监测竞争对手的发展态势等等,都是档案工作应该涉及的领域.而当前的医院管理层不是将档案工作束之高阁,就是以狭隘的观念来看待这一工作,抓不住实质,无法根据自身的特点以创新性的理念来开展.领导层的专业断层、工作认识程度的不足都阻碍了档案工作的开展.
2.信息服务系统不完善,难以达到建立档案知识库所要求的基础水平
第一,硬件设施配备不完善.“互联网+”的理念是以互联网技术为前提的,要求有计算机、网络、程序等一系列技术体系作支撑.可是纵观我国的互联网行业,4G时代虽然到来,但普及程度还不足,而医院中的互联网技术更落后,计算机老化、网络不通畅、技术不过关等问题时有发生.这些问题是基础性的,如果得不到解决就会从根本上阻碍医院档案数字化工作的开展.与此同时,医院的信息资源建设也是起步阶段,信息从收集到发挥作用还尚属医院建设的能力之外.第二,软件因素被忽视.医院缺乏专业的技术人员,传统的办医理念仍然束缚着医院的管理者,不重视网络信息人才的引进,将专业人员视为医院工作的“附属品”,殊不知现代化医院的建设离不开专业网络信息人员的支持.
3.自身防监控手段几乎处于“零”状态,专业机密被窃取几率大
在试图获取更多竞争情报的同时忽视了对自身防监控工作的重视.档案虽然能够提升本单位的竞争力,但亦是竞争对手所渴望获取的.因此,在建立档案知识库的过程中不单单是去了解竞争对手的发展经营状况,甚至是其医学方面的“机密”配方,也要特别注意自己的信息不被,防御恶意破坏者对医院相关数据的破坏.
4.脱离医院实际,没有完善的工作模式
缺乏与自身特点相匹配的运作模式.对于与互联网技术相结合的一切专业性工作,都要求进行“建模”.根据工作的特点、要求建立起一套运行模式,使使用者更直观了解其运作原理.但是在现实中,医院档案知识库工作模型几乎处于“一种模式+多家医院”的状态,能结合自身实际建立符合自身要求的专业模型少之又少,这种情况实际上是仅仅在医院挂上一个“信息化”的招牌而已,并没有实际效用,这就不得不导致自身落后于别人,现代化根本无法实现.
5.建立医院档案知识库与信息保密之间矛盾的存在
有序共享与信息保护之间的矛盾不可忽视.建立档案知识库是为了更好地实现对档案的有序管理和信息的共享,但是亦是为了更好地对本单位的机密进行保管.这就产生了一定的矛盾性,而这一矛盾性是必然会存在的,并且成为了阻碍竞争情报专业发展的一道壁垒,笔者认为也是该领域存在的一项难题.
上述问题并没有完全覆盖医院档案知识库领域的所有问题,但较具有典型性,这些问题的存在有可能对医院档案工作产生一定的阻碍,并且是该领域建立档案知识库模块必须要考虑的问题.
四、对于医院档案知识库工作开展问题策略的研究
针对目前存在的行政管理人员配置不合理、软硬件配备不完善、运行模式建设不切实际等问题,笔者提出以下建议以供相关部门、组织和机构参考.
1.开设企业情报分析学习课堂,转变传统观念
第一,由政府牵头,举办地区医院档案知识库工作专题讲解课堂,向各医院的管理者讲解从事档案工作的优势,转变观念,使其能够主动去了解档案知识库工作的开展、内容等相关状况.第二,对于医院的员工,进行专业的工作培训,养成资料随时入电子档的习惯,实现医院内部人员安排、资源使用的有据可查.
2.简化档案知识库建立工作手续,开展现代化医院评比
医疗体制改革改革是我国新时期的重要举措,关乎患者的切身利益,绝不能够因为非客观因素而阻碍医院的现代化进程.第一,针对于审批手续繁琐复杂的问题,国家应该设立相应的绿色通道.与此同时,建立一线建设信息及时反馈系统,针对信息保护网建设过程中存在的问题及时反馈,及时审批,缩短政策文件的审批时间,同时根据实际情况进行决策指挥和资金下拨.第二,开展医院现代化评比,考核的内容不再仅仅局限于医生医学水平,而应增加医护人员运用互联网技术的能力.
3.组建医院档案知识库工作落实调研小组,深入调研实际状况
为防止生搬硬套现象出现,使得开展的档案知识库分析工作真正符合医院的实际情况,并且满足医院对信息的需求类型,这一举措是必要的.第一,小组应由计算机专家、医院方代表、行政人员等组成,全方位对各医院的实际状况进行了解,从而建立起专业的操作模型.第二,设立网上意见建议征集平台,集大家的智慧,从不同方面进行考虑,减少因考虑不周而产生错误的风险.这一平台有专人负责,定期汇总反馈,并及时商讨分析,从而及时对医院情报工作的开展进度和发展方向进行调整.
4.正确认识档案知识库领域存在的矛盾,合理分析,抓住本质
我国的医疗机构在技术、设备配置方面虽然存在差距,但通过学习交流等方式,已大体上实现了除外的信息共享.因而,此时我们提及的所需获取的情报则是指国外的先进技术等,以最低的成本获取最具价值的先进技术,在节省开支的同时,能够最大限度地实现技术的融合.
5.建立档案知识库的运用模型,提升使用效率
当前在“互联网+”理念的指导下,建立模型成为了较为先进的技术.在该领域建立模型,从档案收集到档案信息的运用效率首先进行模拟运用,检测技术的运用使用状况.虽然模拟情景无法还原真实状况,但是能够在一定程度上反映当前状况,综合反映整体的状况.
我国的医疗卫生体制改革取得了显著成就,并将在未来一个较长的时期内继续影响我国医疗卫生事业的发展.医院现代化建设不可忽视医院档案工作的开展.但不可否认的是,我国医院在档案知识库领域尚还存在着许多问题,这些问题更值得我们去关注和研究,需要我们不断努力寻求最佳的解决方案去解决,保证医院的档案知识库工作沿着正确的道路不断前进和发展.
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作者简介：张 薇(1990-),女,汉族,河北邯郸人,硕士,主要从事图书与情报研究.
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