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论信息技术在高中学校档案管理中的应用
文/云南省红河州建水县第六中学 朱自生
【摘 要】随着我国教学水平的不断提升,学校管理也开始注重对科学方法的应用.在现阶段的高中学校管理中,档案管理的重要性不言而喻,而将信息技术直接应用到高中学校的档案管理中,不仅满足学校的发展需求,同时也能满足新时期档案的管理需求.
【关键词】高中；档案管理；信息技术
随着信息技术的发展,在教育教学管理中得到广泛的应用.原本高中学校档案管理中的传统管理模式已经无法满足管理要求,只有将档案管理与信息技术相互结合,才能够提升档案管理的水平与效率.
一、高中学校档案管理工作应用信息技术的具体情况高中学校档案能够详细记录教师的工作以及学生的实际情况,还有学校的基础工作,这些都是非常重要的资料.随着时间的增长,资料越来越多,如何才能在数据库中找到我们想要的资料就需要我们去思考.
在学校中,需要经常使用档案资料库中的资料,信息技术的应用不但可以整理数据,同时也可以提升资料获取的效率,其科学性更高.因为档案管理资料逐渐增多,传统的方法只能获取或者是对一小部分数据进行统计,还远远达不到体现数据的特点,但是偶然性会直接影响结果,并且消耗的人力物力较多,从目前来看,效率非常低.
客观地说,传统高中学校档案管理的工作量较大,并且负担重,而且获取的结果还不能将数据体现的客观事实反映出来.就算是普通学生的转校和升学等都是非常繁琐的.在个别地区甚至还存在纸质材料记录的问题,这很容易影响工作人员的办事效率,并且安全系数偏低.通过信息技术在档案管理中的应用,能够极大限度地弥补传统管理存在的漏洞,如安全性与保密性都可以提升一个台阶,并且也可以提升查阅以及处理数据的效率,方便学校相应工作的开展,也能够作出更为有效的科学决策.
二、高中学校档案管理应用信息技术的具体措施
（一）转移档案工作重心,统一归档资料格式.为了能够满足对档案信息“快、广、准、精”的要求,档案工作就需要朝着信息的传递以及深加工的方向前进,档案的保存降低到次要地位.在实施现代化的档案管理工作中,通过计算机来开展档案管理,是现阶段的重要内容.利用计算机,就无需进入档案资料库.查阅利用档案也不需要接触到档案原件,可以有效避免档案的损伤,进一步延长档案寿命,运用计算机,也能够满足档案管理数据一体化的处理要求,能够极大限度地提升学校档案管理的效率.确保学校档案质量,发挥信息技术的作用.档案工作人员需要从原本的保管员转变成为档案的“审计员”,认真关注档案信息的连续性、准确性、完整性以及真实性.通过信息多媒体技术的运用,可以统一学校归档资料的纸张、格式以及字体,统一打印档案资料,确保字迹的工整与清晰,也方便调阅,让人有眼前一亮的感觉.
（二）构建云计算信息处理平台.云技术,作为具备大量并能够扩充以及开发相关能力的技术,在信息技术的支持下,也可以为用户提供更多优质的服务.云技术主要是由云服务以及云计算构成,云计算更偏向于开的方面,利用虚拟化技术和自动化技术,创造更多运算资源,而云服务通过虚拟形式的运用,就可以将运算、乱带、存储等信息利用服务的形式,在网络环境之中直接提供个用户.所以,基于云计算的信息资源共享的云服务管理,就应该围绕基础设施和平台来建设,这样才能够让高中学校信息资源建设更加的规范,通过各种平台的交互使用,就可以实现资源的共享.高中学校需要将档案管理的工作重点理清楚,在学校的公共云中上传具有较高保密等级或者是重要的档案,确保其能够妥善保存,强化对档案的管理.
（三）强调高中学校档案管理的安全性.高中学校档案管理所涉及的内容较多,所以,安全性对于档案信息尤为重要.在档案管理中应用信息技术,快捷与高效的特征尤为突出,但是在实际的管理中还存在管理的漏洞,这就需要做好档案管理系统的安全性保护,避免档案资源的损坏与丢失等.在实际的实施环节,需要做好充分的准备,合理运用计算机的加密技术以及云计算存储技术,这样才能保证档案信息的完整安全性.
（四）注重收录以及整理工作的优化.在实施档案信息管理工作当中,需要确保档案管理的整体性以及可持续性,管理人员在对重要纸质档案进行归档的时候,在审查以及拟定等工作中,需要确保档案资料的完整性,并且体现出录入档案信息的完整性.只有实施这一系列的基础措施,才能够提升档案信息的管理水平.
三、结语
总而言之,在网络计算机技术不断更新的进程中,平台数据处理技术得到快速发展,在社会各界通过运用信息技术,能够提升其工作效率与质量.通过这一个平台的合理利用,就可以提供更多的信息化建设资料给人们,促进信息化建设的加速推进.所以,在高中学校档案工作中,数据处理就是重要的内容,只有将信息技术的作用完全发挥出来,并且妥善保管档案资料,就能够提升管理水平.
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