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信息化背景下医院办公室档案管理的建设路径
摘 要：信息化时代给医院档案管理工作带来较大的挑战.医院办公室档案管理是医院综合管理的重要组成部分,做好办公室档案管理工作,能有效提升医院综合管理水平.本文探究信息化背景下医院办公室档案管理的建设路径,为医院办公室档案管理工作提供借鉴与参考.
关键词：信息化 医院办公室 档案管理 建设路径
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2018）10-0038-01
在信息化社会,医院办公室档案管理工作逐渐向着信息化、科学化和规范化方向迈进.信息技术的突飞猛进一方面拓展了医院办公室档案管理的渠道,一方面为医院办公室档案管理提供了新的途径.信息化环境中,积极探究医院办公室档案管理的建设路径,具有重要指导意义.
一、传统医院办公室档案管理的问题
1.档案管理工作量大
传统医院办公室档案管理工作量大、内容复杂,包含图纸、图表、原始文件等多种资料,而且各种资料需要反复查阅,文档种类多、数量多,传统库存管理档案的方式不仅给工作人员带来巨大工作压力,还易出现各种错误.传统档案管理工作已经无法满足时展对档案管理的需求.
2.档案利用难度大
但是,传统医院办公室档案管理中,档案利用难度大,对档案资源的利用不足.传统医院办公室档案管理的重心为保管,将各种档案资源静止的保管起来,对档案的开发利用不到位.再加上档案管理硬件不足,查阅资料需要花费大量的时间、精力,档案开发利用难度大.
3.难以实现信息共享
医院办公室档案资源种类多、用户范围广,部分档案资源有着相互借鉴和资料共享的可能.但是,传统医院办公室档案管理的方式很难实现档案信息资源的有效共享,在档案资源利用中,很容易受到时间、地点、人为等因素的影响.
二、信息化背景下医院办公室档案管理的建设路径
1.提升档案意识
医院领导应加强医院办公室档案管理工作,提高档案意识,并给予医院办公室档案管理足够的经费、人员支持.随着社会的不断进步和发展,扫描仪、打印机等设备广泛运用,也使得传统办公模式向着无纸化时代迈进,医院办公室档案管理工作也应朝着信息化、科技化方向迈进.新形势下,医院办公室档案管理工作人员必须树立信息化档案思维,真正认识到信息化档案管理的重要性,全面思考、改革传统档案管理的内容、形式,彻底改变传统被动的档案管理工作模式,积极、主动的开展信息化档案管理工作.档案管理人员必须具备全新的信息化思维意识,重新审视高新技术给医院办公室档案管理方式、档案流转环节、档案用户体验以及档案文化传播渠道等带来的变化,学会以共享、开放、合作的视角思考医院办公室档案管理工作.信息化档案管理人员需要全面提高自身综合素质,主动收集各种信息、优化医院办公室档案管理质量,全面提升档案管理水平,充分挖掘档案价值,真正发挥档案管理的重要作用.
2.创新医院办公室档案管理机制
由于医院办公室档案管理工作面广、涉及因素多,很容易受到各种因素的影响.故而,新形势下,必须创新医院办公室档案管理机制,全面提升信息化档案管理水平.医院需要结合自身实际,制定科学合理的岗位职责、工作细则、规章制度,将信息化医院办公室档案管理直接纳入医院日常管理工作中去,集中统一管理,并进行全面的监督检查.与此同时,加强目标责任考核,按照谁主管、谁负责的原则进行,责任到人、奖罚分明,细化岗位职责,制定明确的绩效指标和工作目标,充分调动医院办公室档案管理人员的工作积极性,使其自觉履行自身责任与义务.
3.健全医院办公室档案管理标准
为了更好地加强信息化档案管理质量,必须建立健全完善的医院办公室档案管理标准,从而使得各项信息化档案管理工作有章可循.另外,还需要统一各项档案管理标准,从而方便档案资料的查询与利用.医院办公室档案管理部门应使用统一标准的档案管理系统和格式结构,各种档案资料必须有序管理,从文件备份、分类整理、交接手续等小细节入手,严格归档材料要求.另外,还需要创建标准的医院办公室档案管理信息平台,根据这一系统进行档案运作,通过医院办公室档案管理信息平台进行查阅、借阅和归档,并全程跟踪档案利用全过程.
4.确保医院办公室电子档案安全
确保医院办公室电子档案的安全性是加强档案管理的基础.可从如下方面入手：①加强档案管理系统的安全性,保障数据库的安全.②对数据库中的信息进行加密处理,并对各种数据信息进行全过程监督,保证各项信息数据的安全性和真实性.③及时备份.对数据库中的信息进行备份,保障各项档案数据的安全性与完整性.④动态监控档案调动全过程,并对档案调动过程进行全记录,以便档案检查.⑤全面提高医院办公室档案管理人员的安全意识,真正认识到档案安全的重要性,加强信息档案管理的软硬件管理,不泄露各种档案信息,保证档案数据库的安全性.
5.加强医院办公室档案资源开发
5.1数字化技术.确定合理的医院办公室档案开发方式,对提高资源利用价值、节约档案资源开发成本具有重要作用.医院办公室档案资源类型复杂、数量众多,另外,很多医院办公室档案图纸、文件等已经发生损害,图纸型号不一、无备份,站在经济角度分析,购置高昂的扫描仪成本过高,可以委托专业的图文机构扫描医院办公室档案材料等内容,并制作成光盘和文本.
5.2优化检索方式.合理归档信息化档案资料,制定合理的检索目录,严格档案利用程序,全面发挥医院办公室档案信息化的重要价值.在这一过程中,需注意如下几点：①扫描案卷,需要仔细核对世纪文件与文件目录,保证两者完全一致,确定信息化文件位置,为接下来的文件利用提供便利.②建立专门的医院办公室档案管理数据路,完善检索目录,加强现实文本与数字文本的衔接.③完善医院办公室档案管理借阅登记表,详细记录档案借出、归还人员、时间与方式等,在档案资源的开发利用中妥善保管,不损毁、不丢失.
综上所述,以传统医院办公室档案管理的问题为切入点,从档案意识、档案管理机制、档案管理标准等角度,详细论述了信息化背景下医院办公室档案管理的建设路径,旨在全面提升医院办公室档案管理综合质量.
参考文献
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[2]许檬珺.浅谈疾控档案信息化管理和发展的重要性[J].科技风.2017（21）
档案管理论文范文结:
关于本文可作为档案管理方面的大学硕士与本科毕业论文档案管理论文开题报告范文和职称论文论文写作参考文献下载。
1、档案管理论文
6、医学教育管理杂志