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哲学思量下的档案定义
【摘 要】定义事物需要明确外延、内涵和属概念三个因素.人们通过自身的认知方式和群体性影响在头脑中形成了档案的外延.档案的内涵可以划分为时间属性、空间属性、内容属性和价值属性.档案概念的属概念目前为止以记录最为合适.
【关键词】档案定义；概念；外延；内涵；属概念
人们通过多种途径认识事物,最直接的是指认和经验判断,但这只适用于简单的概念；而复杂的或抽象的概念,如“国家”“社会”无法通过指示定义,只有通过定义才能解释.一件事物在大脑中形成意义,通过语言外化为词汇,这个词汇被称为概念.概念不仅可以代表存在的事物,还可以表达不存在的事物所产生的意义,比如“永动机”“天堂”等概念.定义的另一个意义在于,只有明确的概念,才能够使人们的研究有一个共同的逻辑起点.“模糊的意义不能提供解释,也不能给其他观点支持,模糊的概念将不同事情混杂在一起,无法形成准确的含义,无法避免意义不明之处.”
一、定义途径
学理定义的过程就是在邻近的属概念上加上种差.属概念是外延的总称；种差是被定义项的属性.可以用最小用词量确定事物的属性被称之为本质属性,也就是内涵.想要定义一件事物必须要明确三个因素：外延、内涵和属概念.
定义需要遵循一定的原则.定义的过程应该客观.定义的用词必须准确,不能含混,含混的定义项不可能解释清楚被定义项概念.属概念的外延要包含被定义项的外延.属概念应略大于定义项的外延,尽量使定义还原概念的本质,避免“定义过宽”.定义中使用的属性应该是概念外延所共有的,过大的内涵会使概念不够清晰.定义与被定义事物的外延应完全一致,既不能大于也不能小于被定义事物的外延.
二、档案的外延
所有类型的档的集合就是档案的外延.逻辑学认为一个概念具有三种作用：一是鉴别的工具.二是补充的工具.三是把一种事物纳入另一种事物的工具.新概念出现会引起旧的事物重新划分,并影响新事物的分类依据.档案是人与社会相互作用的结果变量,社会的发展自然导致了档案的变化.人类通过社会实践习得的认识事物方式决定着档案外延的范围以及档案概念的认定.外延的改变具有一定的规律.从最初的木条到现在的纸张、光盘、电子数据,变化巨大.人们对事物在大脑中反应为“档案”这一概念,可以通过科林斯（A.M.Collins）和奎利恩（M.R.Quellion）的“层次网络模型”来表示.他们认为“认识活动中,当我们要认知或识别客体事物,或判断有关实际问题,须利用自己已掌握的知识时,就需要从概念网络中搜索有关知识”.“图2”中的圆点成为“节点”,表示概念,节点之间的连线表示概念之间的关系.节点之间的箭头表示该概念具有的特征.自上而下分别为上位概念、中位概念与下位概念.上位概念具有中位概念所具有的某些共同特征,下位概念逐一从属于上一位概念.
通过人们的认知过程中,一些新事物经划分加入到档案概念的外延.档案概念的外延不断扩大,随之档案子概念的特征属性也不断增多,并且呈不规则的非线性的方式进化.这些属性不断丰富,逆向影响档案定义的恒常性.
三、档案的内涵
（一）时间属性.档案是一种特殊的记录,在时间属性上档案有两种形成途径：一种是在使用完毕之后有意识地保存起来的,如大多数纸质档案.第二种是直接用于保存记录而制作、产生的,比如专门为了保存而形成的会议记录等.因此,单纯地限定为“处理完毕的”是片面的.也不能将档案定义为“归档之后的”,一方面按逻辑来说,档案的产生应先于档案工作.另一方面个人档案或其他散存的档案都是没有经过归档的.“历史的”有两重含义：一种是“发生过既是历史”,另一种是很久之前的一个时间段,容易产生含混不宜使用.档案不同于其他记录的最主要的特点就是,档案发挥作用有滞后性,档案概念的使用往往在从其他事务中脱离出来,成为非现行状态.但是也有一些理论跨过了“文件”和“档案”的边界,使档案失去了特有的时间属性.
（二）空间属性.档案的空间属性,即档案的存在状态.档案的外部形式具有多样性,有声音、文字等形式,但都需依靠载体才能够存在.“保存性”是相对于“易逝性”而言的,“特易消失”的记录不可能成为档案,如在黑板上、沙滩上书写的记录等.起过渡作用的记录也不能成为档案,如编程过程中使用的不断更替的代码.但并非“集中统一保存”,如“个人档案”“尚未归档的档案”等,这些档案也是不可忽略的.因此,“可保存性”才是档案的空间属性,而不是“集中统一保存”.因此相对于“易逝性”的“可保存性”是记录能成为档案的前提.这种“可保存性”相对的是“销毁”或“丢失”等等.
（三）内容属性.通常认为档案是具有凭证作用的,因此档案一定是真实的,但是按辩证法来说绝对的真实是不存在的.不能否认档案中部分信息是更改过或不符合事实的内容,比如,错记、笔误等等.档案的“真实”也是相对的,即相对于其他类型的信息档案在形成过程更加接近真实.另一方面,有时“假”的内容却反映着“真”的事实,比如皇帝发的污蔑事实,编造的讨伐农民起义的檄文等,虽然内容不实,但这一行为却被档案证实是事实存在的.“直接形成的”“自然转化的”也过于片面,如“退休档案”“履历档案”“医疗档案”等是按照主观意愿制作的.档案也不全是“原始的”,因为有些档案,如“事后补录档案”“以复制件保存的档案”从内容或形式上并不“原始”.
（四）价值属性.档案的价值属性,即档案对利用者的有用性.档案作为记录的一种,拥有记录所具有的普遍价值,并且,根据档案自身的属性和特点,还可以尽可能地开发出更多档案的价值.一方面,事物的有用性和价值的体现最终是取决于人,而每个人都有不同的价值观,对一些人还有教育价值或者娱乐价值等.另一方面,价值是一个很难衡量的、容易变化的属性,可能在一定时间内才有价值,也可能对某一方面某些人有价值.再者,作为学理上的定义,我们不应该把我们的研究范围缩小,应该让档案这一概念回归到一个中性的学术词汇.所以价值属性无须在学理定义中说明.
四、档案的属概念
“语言哲学家相信,我们关于世界的认识是通过我们的语言表达出来的.因此,关于我们这些认识的讨论,可以归结为对语言的讨论,对于我们所表达的认识的理解可以归为对我们所说的句子的意义的理解.”哲学上称之为“语义上溯”.文件这一概念是否能作为档案的属概念被讨论得最多.文件是一个普遍概念,外延较多,广义的文件特指公文书信或有关政策、理论等方面的文章或程序软件；狭义文件是文书或公文.但是,大量的档案是由文件转化而来的,但有些档案是直接形成的未经任何转化,如事后补录的档案等；有些档案不是由文件转化而来的,如口述档案、缩微档案等；还有些同时既是档案又是文件,或者在档案和文件之间互相转化.
在《辞海》中,“材料”有三种含义：第一,生活、生产中的必需品.第二,学习、研究、写作等使用的资料.第三,比喻合适的人.在“档案定义”的语境下,使用的是第二种含义.“资料”也有两种含义：第一,生活、生产中的必需品.第二,可作为根据的材料.我们也会使用第二种含义.各种档案在不同条件下都可以是资料或者材料,也就是说材料和资料都可以作为档案的属概念,“一般来说,凡是对人们研究、解决某一问题有一定价值的所有相关信息都可称之为资料,而无论是文书、档案、图书、报刊、文章、录音录像乃至文物等等,只要是对于人们研究解决某一问题有信息支持价值,都可看成是资料；也无论其是被集中保存在某处,还是散存于各处有待于人们去搜集、整理.”因此以材料或资料为属概念或许会“定义过宽”.
信息这一概念也一直经历着发展和变化,不同学科、相同学科之间对信息这一概念都有不同的定义.如信息奠基人香农（Shannon）对信息的定义是“信息是用来消除随机不确定的东西”；控制论创始人维纳认为信息是“我们对外界进行调节并使我们的调节为外界所了解时而与外界所交换来的东西”；在热力学中被定义为“信息就是负熵”,另外还有分别在本体论层次和认识论层次对信息进行定义如“事物存在的方式和运动状态的表现形式”和主体感知或表述的实物存在的方式和运动状态,可以看出信息是一个外延非常之大的概念.无论是“消除随机”“了解与交换”“负熵”还是“表现形式”都意味着信息是变无序为有序,或者添加于意识并化未知为有知的东西,起着事物与认识之间的桥梁的作用.那么只要人的意识所到之处,信息便无时无刻、无处不在地存在,甚至在宇宙中都有超出人类意识的信息存在.档案这一概念的外延,的确是被包含在信息外延之中.因此信息当然可以作为档案的属概念,但这是一种较大的属概念,因此也有“定义过宽”之嫌.“记录”在《辞海》中有四种含义：第一,把听到的话或发生的事记下来.第二,当场记录下来的材料.第三,做记录的人.第四,在一定时期、一定范围内记载下来的最高成绩.在档案定义的语境中我们会采用第一种含义.记录是对事件的记载,这个事件既可以是自然现象事件,也可以是人类实践事件.人类在社会实践中形成的实体或电子的图、文、声像、实物,如果没有被记录保存,就不会有档案的存在.目前记录作为属概念还是最合适的选择.
五、结语
定义代表着学科内的对学科研究对象的看法和认识,在一个学科不断发展的过程中与不同的学科范式影响下,定义甚至会相差甚远,但都属正常现象.对定义的研究是明辨是非的过程,是学科的任何发展阶段都需要做的基础性工作.本文对档案的外延、内涵、属概念三者从思辨的角度进行了一些个人阐述,以求教于大方之家.
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