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如何有效提升档案资源的利用效率
文/新疆博尔塔拉蒙古自治州精河县发展和改革委员会 常瑞华
【摘 要】档案材料是客观真实的历史资料,而档案的管理和开发工作不单单可以满足人们的需求,同时还能够促进档案事业的持续健康发展.目前一些基层单位基本上都存在重“藏”轻“用”的问题,档案管理工作有待规范,档案资源利用效率较低,基于此本文结合笔者实际工作研究,对如何有效提升档案资源的利用效率展开探讨.
【关键词】档案资源；利用效率；提升策略
档案材料是各个企业或单位日常生产经营活动的客观真实记录,也反过来服务于单位的发展,档案服务意识和开发利用效率的高低在很大程度上影响着档案事业的发展.促进档案材料利用效率的提升,尽可能地发挥出档案资料的价值,为单位各项业务活动提供服务,是每一名档案管理人员都必须深入思考的问题.
一、提升档案资源利用率的重要意义
档案资源的开发利用工作代表了整个档案管理的成果,也集中表现着档案管理工作的方向与价值,可以说是档案管理联系社会的窗口.档案资料开发利用对整个档案管理具有很大程度的促进作用,具体表现为下面几个方面：首先,因为档案开发利用工作应当向档案管理工作本身的其他环节提出相应要求,推动其他工作环节的不断完善；其次,借助于档案开发利用工作实践,能够获取到档案管理的反馈信息,可以更加准确地了解到其他方面工作存在的问题,有助于促进档案管理工作水平的提升；最后,档案开发利用工作与其他档案利用者之间存在密切的联系,做好档案开发利用工作是对档案管理工作最直接的宣传,可以引起其他部门对于档案管理工作的重视.总而言之,促进档案资源利用效率的提升属于档案管理过程中的重要内容,做好档案开发利用工作才能够确保整个档案管理焕发生机,否则必然会导致整个档案管理死气沉沉,无法提升工作效率.现阶段我国正处在转型发展的关键时期,要促进档案事业的发展,重点在于促进档案资源利用效率的提升,确保档案工作能够在社会建设发展中发挥出自身的价值.二、有效提升档案资源利用效率的策略
（一）熟悉档案情况.档案管理人员必须要深入钻研自身业务,了解自己的工作职责.熟悉档案情况即是了解档案材料的主要内容、数量和存放的具体位置,了解每一份案卷的形成以及归档状态,了解卷与卷之间的联系,同时熟悉各个案卷档案的利用价值,尤其是针对重点档案以及其他珍贵档案更应当有充分的掌握.了解档案的途径有很多,通常都是通过收集整理、统计保存等日常工作,有目的地了解档案材料状况,尤其是借助于编制各类检索工具以及编研工作,更加全面地了解档案的基本内容,如有必要还应当借助于定期的检查和探讨,有计划地翻阅一些关键性档案材料.唯有充分地掌握档案材料内容,才能够避免查阅的盲目性,更加主动地提供档案,更好地利用.另外还必须要做好利用工作的预测,档案材料的需求可以说是多方面的,若无法准确地开展调查,就只有有坐等需求者上门,所以档案管理人员需要通过统计分析来征求档案需求者的意见,向相应的部门了解业务开展过程中的档案需求情况,从而促进档案利用率的提升.
（二）做好服务工作.充分发扬积极服务的精神,这是档案利用过程中服务思想的重要组成部分.档案管理部门应当主动地树立服务意识.因为档案材料的开发利用可以说是代表了整个档案管理工作的成果,和社会其他相关工作存在密切的联系,因此档案管理人员必须要主动树立高度的责任感以及服务意识,真正能够为档案需求者服务,时时刻刻为其提供方便.一方面必须要主动更新思想认识,档案管理部门以及相关工作人员应当积极树立市场观念以及效益观念,必须要将档案管理工作从过去的封闭式管理模式逐渐朝着信息化管理模式发展,全面开发档案信息资源,让其在经济建设以及其他业务活动中得以有效地利用,创造出更好的经济效益和社会效益；另一方面必须要促进档案管理人员专业素质能力的提升,培养专业化的档案管理工作人员.现代化的档案管理人才必须要拥有专业知识、法律知识,主动树立较强的服务意识以及责任意识,能够积极主动地投身到档案事业发展中来,为档案事业的发展做出自己的贡献.
（三）加强编研加工.档案信息材料的编研加工是对档案利用效率产生影响的关键性因素,随着近年来我国社会经济的飞速发展以及现代化科学技术的日益普及,在档案开发利用过程中也表现出很多新的特征,其中比较突出的便是档案利用者对于服务质量提出了更高的要求,他们不仅仅需要档案部门给予档案原件,同时还需要编写出所需的参考资料；不单单需要档案部门给出原始信息,同时还需要档案部门给出二次档案信息,或者是加工后的三次档案信息.所以进一步强化档案材料编研工作力度,进一步开发与利用档案材料信息,档案管理工作人员应当有计划有目的地利用馆藏档案资源,编研出各种成果,以给相关部门以及管理人员更多的参考依据,让档案材料的实际价值得以有效地发挥.比如说很多县级档案馆都编发了档案利用实例,正视了档案材料的重要价值,有的根据具体的业务工作,编研出符合具体情况的成果等.
三、结语
总之,档案材料拥有社会属性与文化属性,它是企业单位发展的客观记录,对于档案管理工作人员来说,必须要主动树立服务意识和开发保护意识,不断拓展档案服务范围,努力提升档案资源的利用效率,发挥出档案资源的最大价值,进而推动我国档案事业的健康发展.
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