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新旧《归档文件整理规则》的解读和对比
为了适应不断发展变化的档案管理工作新形势,国家档案局于2015年10月25日批准了新的《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）,并于2016年6月1日开始正式实施.通过对新旧《规则》的对比和近一年来的工作实践,我对新《规则》有了比较深刻的理解和感受.较之于旧《规则》,我认为新《规则》的优越性可用以下六字来总结：完善、明确、规范,尤其是增加了关于电子文件材料的相关管理规定,更是弥补了旧《规定》的不足,体现了新《规则》的与时俱进和面面俱到.为了更好地服务于档案工作,更清楚地认识新《规则》的优越性,在此我对新旧《规则》从几个重要方面进行了解读与对比.
一、适用主体和范围方面.
同样作为归档文件整理的原则和方法,新《规则》相较于旧《规则》在适用主体上更加明确.旧《规则》在一开始就有“本标准规定了归档文件整理的原则和方法”的陈述；而新《规则》明确规定“本标准规定了应作为文书档案保存的归档文件的整理原则和方法”,更侧重于“文书档案”的整理,让档案人员在操作上更加清晰明了.新《规则》中将各企事业单位也纳入到其适用范围中,并提出了其他门类档案可参照执行.档案规则适用范围的扩大使各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织都有了一个共同的档案管理适用准则,促进了档案的统一、协调管理.
二、术语和定义方面
随着信息技术的发展,纸质材料已不再是档案文件的唯一形式,电子文件材料则作为一种新的信息载体方式在档案文件中得到了广泛的应用.电子文件材料相比于传统的纸质材料,在易传输性、易保存性和易复制性等方面具有明显的优势,目前,在很多档案部门中,电子文件材料已成为主流.然而在旧《规则》中却没有相关电子文件材料方面的管理规定,对于电子文件材料的归档和整理上无据可依.新《规则》中,则明确提出了将电子文件材料纳入到档案的归档和整理范畴中,弥补了旧《规则》在这方面的漏洞,使《归档文件整理规则》充分适应了当前档案管理信息化发展的需要.
三、整理原则方面
在整理原则方面,新《规则》加入了符合文档一体化管理和保证纸质文件与电子文件整理协调统一的要求.这是在档案管理信息化发展趋势下对档案整理原则的进一步补充,对归档文件的信息化管理和电子文件的整理提出了一个总体要求,使归档文件整理原则更加完善.
四、对归档文件整理的一般要求及其他相关规定
（一）组件方面.在组件方面,相比于旧《规则》,新《规则》首次对会议纪要、会议记录组件提出了要求,对来文与复文所包含的内容进行了详细的解释,并对件的构成进行了补充,添加了正本和翻译、中文本与外文本,简报、周报等材料,文件处理单、发文稿纸组件和排序要求等相关内容.
（二）装订方法方面.在装订方面,对永久保管的归档文件,宜采取线装订法装订.文件比较厚的还可延续旧《规则》中“三孔一线”装订,但对于页数较少的则按照新《规则》使用直角装订或缝纫机轧边装订,永久保管的归档文件,使用不锈钢订书钉或糨糊装订的,装订材料应满足归档文件长期保存的需要.
（三）档案分类方面.在档案分类方面,旧《规则》只是笼统地提出了按年度分类,具体操作性不强,而新《规则》则在档案分类要求方面进行了较为详细的说明,对涉及不同年度的,或是跨年度的文件都提出了明确的归类要求；在排列问题上,旧《规则》侧重于“事由、重要程度”,而新《规则》遵循时间为先,与归档文件分类方法中侧重按年度分类是相一致的.新《规则》在很大程度上弥补了旧《规则》在档案分类要求方面的不足,促进了档案的规范化管理.
（四）档案编号方面.在档案编号方面,新《规则》也更为完善和细致.例如,新《规则》就明确规定了档号的结构宜为：“全宗号-档案门类代码·年度-保管期限-机构（问题）代码-件号,规定了上、下位代码之间应用“-”连接,同一级代码之间用‘·’隔开”.“件号由4位阿拉伯数字标识,不足4位的,前面用‘0’补足”.同时,规定了“规模较小或公文办理程序不适于按机构（问题）分类的立档单位,可以采取年度-保管期限等方法进行两级分类.”简化了其操作程序,便于档案员的管理.除此之外,新《规则》还提出了“电子文件可以由系统生成归档章样式或以条形码等其他形式在归档文件上进行标识”的规定.借助现代化的信息管理技术和设备,通过快速扫描条形码,则实现了对档案文件的快速、准确识别和管理.
五、结语
通过以上新旧《归档文件整理规则》的对比,我们不难发现,新《规则》相比旧《规则》要更加的完善和细致,弥补了旧《规则》在电子文件材料管理方面的不足,具有明显的优越性.认真学习和贯彻《新规则》的管理要求,对提高档案管理水平具有十分重要的意义.
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