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社会信息化背景下的档案工作要点
【摘 要】随着科学技术水平的不断发展,社会也逐步进入了信息化时代,现如今的很多行业也在不断地引入信息化的一些科技成果其中就包括档案的管理工作.随着信息化的不断发展,档案工作逐步变得高效准确.并且逐步解放了很多的人力资源.可以说信息化时代的到来推动了档案工作的发展.
【关键词】信息化 档案工作 整合与共享 档案资源
一、前言
近年来随着信息化的迅速发展,我国的档案工作必须要做一定的调整,包括在态度,服务,制度,方式等方面,只有这样才能更好的适应新时代,将信息化的作用发挥到最好.本文就将对信息化背景下的档案管理工作做一个简要的探讨研究.
二、信息化社会的特征
顾名思义,信息化社会就是一个有多样化,综合化,分类化特征的社会.在信息化的社会背景下,很多的行业都发生了翻天覆地的变化.甚至我们可以说信息化的到来使得我们又有了一次对我们影响非常大的革新.其中信息化主要表现在以下几个方面.
(一)知识
知识一定会成为社会发展的一个力量.在我们的生活中,有数不清的信息摆在我们面前,面对这些信息,我们必须采取一定的行动,因为很多的信息工作关系到个人,企业,国家的发展.所以说,我们应该给以充分的重视.
(二)信息技术
现如今,我国社会经济发展的主导要素是信息技术,我们都知道,在历史的发展中,是技术革命推动了社会的变革和社会的发展,也是信息技术推动各国经济的发展.我们既然出生在这个时代,我们就应该转变传统观念,做一个积极为社会服务的人.相关部门应该塑造良好的形象,共同来促进社会的发展.
(三)综合型人才
当今这个社会,需要的是有着综合能力的优秀人才,信息人员,技术人员.只有这些综合性人才的数目不断增多我们才能真正的适应当今这个社会的发展速度.
三、信息化背景下的档案工作
这个信息化背景下的档案工作,对我们产生了很大的影响.一方面,档案管理的工作强度被大大的降低,另一方面,档案管理的工作效率也得到了相应的提高.不过更值得我们注意的是,当今我国的政治经济形势也给这个信息化背景下的档案工作带来了许多冲击.随着社会的飞速发展,档案工作的对象范围也在逐渐扩大,在市场上相继出现了一些机读档案,但是这些还是处于辅助的地位,对档案工作并没有造成太大的影响.在如今这个时代,利益是首位的,随着社会一步步的转型,人们越来越关注这些复杂的利益关系,更加突出强调了科学发展,建设和谐社会.除非这些利益关系都得到有效的解决,否则我国不能更好地发展.在这个档案工作信息化的背景下,这些利益关系应该得到人们的重视.
四、档案工作的一些问题
(一)传统的档案工作的局限性
传统的档案工作的观念比较落后,创新意识比较淡.目前,有许多档案部门还存在着安于现状的思想.在这个变化速度非常快的时代,新的技术不断在完善,这些传统的思想不可能一成不变,如果只会守旧的话就会限制档案工作的发展.我们只有在新形势下逐步创新才能更好地使得档案管理工作更加完善.
(二)费用问题
档案工作要发展,必须投入大量的精力,而且需要大量的人和资金,只有这些问题得到很好的解决我们才能真正的使得档案管理工作有一个更好地发展前景.
(三)档案的安全性问题
我们大家都知道,现在电脑病毒瘟疫横行,还有许许多多的围绕在我们的身边,我们的档案信息的安全随时都会有危险.除此之外,人们的防范意识不够强烈,这也是造成这个问题的原因之一.
（四）档案工作适应新的形势的对策
相关部门应该努力做好有利于档案工作在新形势下良好发展的事情,同时也要提升自己的综合素质.对于从事档案管理工作的工作人员来说,我们可以相关的公司部门可以定期的对这些工作人员进行相应的培训工作.这样我们才能保证这些工作人员尽快的适应当今的新形势,并且可以把当今的档案管理工作做得更加信息化.更加具有新形式的特点.还有就是政府以及相关部门应该制定一些有利于档案工作在新形势下发展的有利政策及方案.只有我们做好了这些我国的档案管理工作才能在新形势下有一个更好地发展前景.
(五)档案本身的管理
档案本身的信息会因为地区限制到达一个共同享用的目的,和档案资源一起管制更好的对档案实施布局,管理者在空间的角度对信息进行调配.通过对档案的管制把不同地区的档案信息统一到一起,保管部门要做好对它的整合工作,这样来实现对信息资源的共同享用,然而在整合过程中不能随意的将文档转移位置,要对它实行正确的整理.在大范围的整合中,除了大量相同的档案,也可能重新组成新的档案文件,使得新的文档更容易被查找到.档案实体的整合有利于资源的共同享用,但是在整合过程中很困难,要求工作人员做到对文档的转移、整理等工作,并且也要做好相互之间的交接.
(六)管理模拟档案
在档案的分布上采用模拟整合的方式,可以更好的整理组合文档信息.采用模拟档案管理仅需解析文档信息,优化到一定的程度,也可以用互联网实现资源共享的功能.采用虚拟档案集成时,第一步是要设置档案信息点,解析档案信息平台的扩展要求,建立对应的档案信息服务站.正确运用科技信息技术对档案的整理,将其转化为数字化模式,使文档的信息库得以丰富,与此同时,也要做到有自己独到的地方.第二部是有效的分配档案信息,实现文档信息资源的共享的方法必须可靠,截至现在,整理档案文件的主要方法有很多：综合性档案信息数据库、档案目录中心、数 字档案馆和档案网站等.不同的这几个方法,可以使不同区域的文档上信息实现资源共享的效果.
（七）文档信息的虚拟现实相结合的管理模式
文档的集中管理有效的把虚拟和现实相结合更快更高效.采用虚拟现实相结合管理方式,优化组合档案信息,更加有效地实现了对文档资源的信息共享.
（八）信息化背景下的档案工作的特点
信息化背景下的档案工作共有以下几个特点：多元化,稳定性,效益性.
多元化.在社会上多个层面都需要大量的文档信息,而且对文档信息的利用也是多种多样的,这也促使了信息化背景下的档案工作具有了多元化特点.
稳定性.档案不能够被随意更改.相关的人员必须考虑好这一点,做好充分的准备,保证档案工作的可信度.这是因为有时候你觉得自己改变了一个,其实剩下的都跟着改变了.
效益性.档案中所有的信息对于大家和社会都有一定的保存价值和利用价值.在实际生活中,我们必须要考虑好这一点,尽可能完全的发挥它的潜能.
（九）档案管理现代化的主要内容
管理思想现代化.不瞒大家说,一直以来人们都认为档案管理工作就是简单的把档案保管好,档案根本不重要.其实不是这样的,档案对我们每个人来说都很重要,正是因为这样,档案管理才有着很重要的作用.
管理手段现代化.这个是档案管理的核心.就是运用一定的技术手段进行高科技的管理.
管理人才现代化.这个是档案管理的关键部分.只有经过一定的培训之后的人员才可以胜任.
（十）信息化背景下的档案工作面临的挑战
随着社会的发展,网络也变得发达.这无疑就为我们的档案工作提供了很大的优势,加上这种技术,档案工作有了使用方便等特点.这样来看的话,档案工作管理者的大量的时间都可以节省下来,工作效率也可以得到提高,这是必不或缺的.
不得不说,这也对我们的档案工作人员有了更高的要求,对于他们,这又是一个很大的挑战.如今这个社会,网络环境一点也不安全,有部分人盗用我们的信息做一些非法的事情,这就会对我们的生活带来一定的影响.就算是档案工作人员不小心泄露了一点信息,这都有可能导致犯罪行为,可能会威胁到人们的安全.
五、结语
综上所述,信息化背景下的档案工作在我们的生活中起着非常重要的作用.社会需要发展,传统的思维方式与当今时代的飞速发展有许多不同的地方,作为新时期的我们应该树立自己的思想观念,提高自己的多方面意识和自己的综合能力,努力做一个优秀的好青年.在信息化的背景下,档案工作的实际应用越来越高.我们更应该尽自己最大的努力去完善自己.在信息化的背景下,档案工作管理人员要根据不同的情况来改变自己,让自己融入进去,我们也应该有这样的意识,让我们一起携手创建和谐美好的社会.
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（作者单位：烟台职业学院外事处）
作者简介：丁婷婷（1980-）,女,汉族,山东烟台人,函授本科,助理馆员,研究方向：档案管理.
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