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新形势下做好企业档案管理工作
于海涛
（锡林郭勒职业学院,内蒙古锡林浩特026000）
［摘 要］根据现在企业的发展来看,档案的管理工作越来越受重视.主要工作就是收纳、整理,然后将企业最原始的资料保存起来.其不仅有密集性的特点,而且还有很强的原则性.但是企业发展是否健康,还是要看企业档案管理者的态度如何.企业档案管理工作者不仅要认真执行档案管理制定的相关规定,还要严格做到保密要求管理.在此基础上,工作人员一定要自觉学习和发现企业档案的重要意义,不断探索企业档案管理工作中所出现的问题,并努力去解决,这是对管理者最基本的要求.
［关键词］企业档案管理工作；新形势；档案管理
［DOI］10.13939/j.cnki.zgsc.2018.07.130
档案是伴随我们一生的东西.其为人类的发展做了真实的历史记录.更重要的是档案还为公民保存了更有价值的信息资料,例如政府、社会上的组织、企业及公民在社会活动中所产生的劳动价值,这些都被档案所记录.随着新时代的知识经济发展,档案工作者必须清楚地认识现在的社会发展形势,结合实践,勇于创新,将档案管理通过互联网等信息技术相结合,这样不仅能提高企业档案管理工作的质量,还能提高其认可度及满意度.
1做好企业档案管理工作对企业的影响
能够推动企业向前发展的重要资源就是所谓的档案管理工作,也是提高企业管理质量的先决条件.而且对于企业的健康和安全发展也是一个基础上的管理,企业档案主要是记录企业的发展历程.例如企业的管理与经营、技术的开发以及产品的开发凭证等,这些都离不开企业原始和现有的供销、人物等基础性条件的确凿数据.就个人而言,档案的意义是每个人在学习和工作中的重要依据,而作为档案的管理人员就要正确认识其重要性,并进一步加强档案的监管力度,科学并且规范地整理档案,才能促使档案发挥其有效作用.因为档与否,关乎所有人员的发展,因此所有人员都应该重视起来.
档案对于公司运营来说是一个好教材,其为企业制订了一个好的发展方向.做好企业档案管理工作,一方面为企业的高级人员随时可以查阅和了解单位的整体情况提供服务；另一方面有利于各部门对各方面的企业工作有个准确认识,为企业与各公司进行合作提供了保障.因此,做好企业档案管理工作有利于推动我国企业的长远发展.但是,随着我国经济的全面发展,企业部门及工作人员不能总是按照陈旧的规则运行,也应该不断更新思想观念,更新档案管理观念,勇敢创新,大胆尝试新形势下的档案管理方式,不断提高企业档案的管理效率.只有这样,企业档案管理工作才能正常运行,才能实现企业的持续发展.[1]
做好企业档案管理工作还能提高企业信誉额度,信誉对企业来说是一种无形的资产.现如今社会讲究的是诚信,人们也越来越重视,特别是在各个企业及经济市场,企业信誉关系着企业的成败.在这个充满竞争的社会中,不管是正在工作还是在找工作的人,首先考虑的就是企业的信誉度,其原因是关乎着市场及人员的发展前景,如果信誉额度上去了,那么工作人员的积极性也就调动起来了,在无形之中就提高了对工作的信心.因此,做好企业档案管理工作已经成为企业发展的核心力量,在提高企业信誉度的同时帮助企业、员工走向成功.
2新形势下企业档案管理工作的状态
在当今社会,我国企业都会建立自己的档案室,特别是一些国企或者国企转制后的企业.现在建立的档案室的特点就是规模较大,管理制度及体系也比较完善,工作也能令人接受.但是,也不可避免会有一些小型或中型企业、民营企业及私营企业的档案在管理中存在一些问题.问题主要出现在领导的意识不到位,有些领导并没有真正认识到档案管理工作的重要性,在现实工作中经常会出现违反规则等管理现象,只要想查阅的时候就随意查阅,而不是按照应有的程序进行.还有在原有档案资料上做记号,甚至损坏档案材料,借阅档案不按时归还、随意摆放等.这些现象都能体现出某些领导的意识薄弱,对工作的不负责.还有一方面是档案管理的方式跟不上现在的社会发展,比较落后.由于受旧思想的约束,有些档案在收集、整理、归纳等方面的规章制度没有健全,文件整理、归档、统计等相关环节,还在采用手工操作方式,这样都是比较落后的,再加上档案管理的工作人员受过高等专业教育的并不多,整体的素质低下,而且让没有经过教育培训就直接进入工作,业务能力有待提高.与此同时,人员调动机会过多,有的企业做档案管理工作人员的年龄会稍大一些,其对网络、计算机功能方面了解不是很多,可能连基本操作都不会,因此,很难达到档案信息化管理的规则要求.这些问题都不利于企业档案的有效管理,导致了企业档案管理工作发展不稳定、不平衡,与企业的发展成反比.那么,为了企业更好地顺应时代的发展,就必须给一系列的问题找出解决方法.[2]
3怎样做好企业档案管理工作
3.1加强对档案管理工作的领导能力,提高认识
企业档案的发展不能光看眼前的实施方案,一定要做出长远的规划方案和近期实施方案,建立各项规则制度,改善企业档案管理条件,要将档案室、查阅室及(办公室三者清楚分明.现在的档案管理工作做得还是有点欠缺,不能完成企业的全面发展,对企业的发展前景造成了堵塞.在此,要想企业整体得到提升,就必须找到关键点.例如,加大企业的硬件设施,提高档案管理质量,制定明确的档案管理要求,如对分类号进行统一,保证正确检索；用关键词标明,对查找条件进行简化,使其更加方便.同时还要加强领导并提高认知能力,这就需要档案管理人员提高运用信息技术的水平,总结各级档案人员的知识框架体系,提高工作效率和工作能力,以便更好地为他人服务.
3.2增强获取信息能力,加快档案信息化的脚步
互联网时代的运行,牵引着人类,其不仅有传播速度快的特点,还能突破时空的限制.由于现在是信息时代,在信息方面难免会造成与实际情况不符或漏洞等现象,因此,管理人员一定要增强辨别能力和提高评估水平.然后有目的、按步骤对企业档案进行信息化,并且提高档案的录入速度,慢慢实现信息化管理,规范地管理好新型档案资料；将电子档案进行有序归档,一般要有保障地将电子文件进行备份,以免丢失和防止修改.所以,加快信息化脚步,也是目前档案管理工作的有效措施.档案管理人员也要加快档案信息化的脚步,正确利用网络整理档案,科学地运用网络程序.
3.3档案管理人员要加强自身修养和提高综合素质
对档案管理工作来说,档案管理人员的素质是非常重要的.根据上述所言,有些企业的人员不够,老板就会盲目地聘用一些知识匮乏及对管理工作经验不足的人.所以,选拔人才和对人才的培训是很重要的.根据现在档案部门工作人员的知识传统化,对新技术认识不到位的情况,企业领导必须带领组织相关工作的培训,搜寻一批具有丰富专业知识的人员来从事档案管理工作,并要开展对档案管理人员的教育工作,针对不同人员的需求,对其实施再教育方针.使其在受教育的同时不断提升自己的管理能力,增强管理经验,提高综合素质,为企业的健康发展奠定基础.
3.4健全企业档案管理的法律制度
遵守法律,是我国发展的第一要素,也是企业档案管理的基础.国法不可触犯,想要做好档案管理工作就必须按照法律制度来执行.在新形势下,有效的档案管理工作首先要将法律条文写在前面,建立健全法律规章制度,使档案管理体系有法律依据.然而,企业领导及工作人员也要提高法律意识,增强法律观念,使企业档案管理工作走向合法化、规范化.
4结论
总而言之,企业档案管理工作还是会面临众多挑战的.随着社会的改革,办公自动化的生成及信息高速的建立,对以往的档案管理工作来说也是一个很大的冲击,因此,企业领导必须引领员工在档案管理上的工作方式进行一次彻底改革.同时,档案部门要认清目前的形势,抓住工作重点进行改造.企业档案的管理人员,要能够站在时代的最高峰,跟随着企业不断改革发展的脚步,不断去吸纳新时期档案规划的文化内涵,随时切换企业文化的多变模式.还要利用各种资源进行档案的信息化管理,自觉学习档案管理相关知识,加强认识,不断提升自己的文化素养和综合素质,以更好地迎接新的挑战.
参考文献：
[1]牟丹宇,赵淑芳.略谈信息时代的档案工作[J].陕西档案,2010,25(6):78-82.
[2]赵晨宏.论新时期档案工作要为企业改革服务[J].东方企业文化,2010,16(4):12-15.
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