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论高效行政秘书队伍执行力建设
高校行政秘书是高校行政管理工作的一支重要队伍,对高校的正常运行和良性发展起着至关重要的作用.行政秘书工作效力如何,关键在于执行力,执行力的高低直接影响着工作水平、效率及团队形象,关系到高校的改革发展及和谐稳定.加强行政秘书队伍执行力建设是强化高校机关作风建设的重要内容,对于提升行政协同效能、提高团队战斗力具有重要意义.探究高校行政秘书队伍执行力建设现状和加强执行力建设的措施,是当前高校自身发展中普遍关注的一大问题.
一、加强高校行政秘书队伍执行力建设的重要性
执行力是组织的一种内在能力,是构成组织核心竞争力的重要一环,涉及组织内部的领导方式、资源配置、运作流程及价值选择等核心要素,是组织发展战略、管理决策及发展目标顺利实施、有效落实和最终实现的重要保证.执行力于个人而言,可反映一个人的办事能力和水平；于团队而言,可反映一个团队的战斗力.实际工作中,各高校、各部门工作的差距,往往不在于谋划和决策,而在于执行力.学校的各项决策,必须通过各级部门的执行才能落实,执行是否到位,是高校事业能否得到发展的重要决定因素.高校行政秘书工作范围广、内容多、节奏快、标准高、责任重,工作千头万绪,事务繁杂,只有提高执行能力,形成优质高效的作风,才能较好地完成各项工作任务.
当前,高等教育进入大众化发展阶段.在这种情况下,高校不仅要有灵敏的反应能力,能够根据国家和社会需要及时调整专业方向和办学措施,而且要有较强的决策执行力,能够通过科学规划和组织实施,实现既定办学目标.从这个意义上说,执行力就是学校的竞争力和发展力.行政秘书是高校的基层行政管理人员,是高校各项工作落实的执行者、管理服务的实施者、决策的践行者,承担着“参谋助手、传递信息、沟通联络、服务上下、综合协调”等职能.在新形势下,高校行政秘书能否适应高教改革发展要求,实现角色转换和职能更新,提高执行效率,关系到高校办学决策落实和整体管理的运作成效.因此,加强高校行政秘书队伍执行力建设至关重要.
目前,高校之间的竞争越来越激烈,高校的教学和管理越来越仰仗优质高效的执行团队.行政秘书的执行力,影响着高校机关的形象和作风,关系到高校教学、科研和管理工作的总体水平.
二、高校行政秘书队伍工作执行力现状
在实际工作中,高校行政秘书基本能认真履行工作职责,高效完成工作任务,但由于体制、机制以及行政秘书自身的原因,执行力方面还存在许多亟待解决的问题.
1.自身职业能力跟不上.
主要表现为信息素养差、职业敏感性低.随着信息化进程的加快,高校对行政秘书信息素养的要求越来越高.只有具备较强的信息捕捉、接收、整合、反馈能力,具有良好的信息素养,才能在工作实践中敏锐地发现问题,通过分析整合各方面信息对工作做出前瞻性判断并预先做好准备工作.但是,很少有行政秘书立足学校发展全局主动地去分析工作,深入开展教学管理方面的调查研究,积极了解高校师生的行政服务需要,因此,常常在工作执行中陷入被动.究其原因,主要是行政事务繁忙,少有学习交流培训的机会,知识更新慢；同时,个人觉得发展空间有限,忽略了专业水平和综合素质的提高.此外,工资待遇远不及教师甚至辅导员,缺乏有效的激励机制,也使其进取动力不足,不重视自身的职业能力发展.
2.岗位职责不明晰.
高校行政秘书工作涉及人事、财务、办文、办会、信息、接待、后勤等方方面面,日常程序化事务非常繁重,再加上临时性任务多,工作职责范围不明确,许多行政秘书不得不扛起本应由其他岗位人员来完成的工作,这使得行政秘书无法兼顾完成好所有工作,以致出现部分工作打折扣或推诿拖延等情况,或是工作流程不够清晰,降低了工作执行效率.
3.对自身工作的定位认识不清.
在实际工作中,高校行政秘书对自身工作的重要性缺乏足够的认识,职业身份认同度较低,乃至工作执行力受到影响.行政秘书长期从事繁杂、琐碎、重复的工作,常被认为是打杂的、跑腿的、救急的,在这种认知影响下,有部分行政秘书对自身要求不高,大局意识不强,对学校的决策部署执行不认真,贯彻不及时,工作热情不高,责任意识淡薄,工作作风不实,执行力不强.
三、加强高校行政秘书队伍执行力建设的措施
高校行政秘书工作重要而琐碎,要提高工作执行力,不仅需要行政秘书自身加倍努力,更需要在优质高效的执行上下功夫.
1. 加强理论学习,增强执行的自觉性.
高校行政秘书既要为领导决策提供参考意见,又要做好师生的服务工作,因此加强自身修养十分重要.首先,高校行政秘书要有过硬的政治素质和坚定的政治立场,以保证在工作中科学研判、依法办事.要加强政治理论学习,提高战略思维、辩证思维、创新思维能力.其次,要科学把握高校工作形势,增强工作的前瞻性、准确性.要立足自身岗位,主动学习研究与思考把握国内外教育改革发展的形势政策、转型升格的思路举措、部门工作领域的现状要求,积极探索完成任务的新思路、新举措,不断提高办事能力.再次,要注重学习钻研业务知识,提高工作技能.只有掌握了公文处理、语言表达、档案管理、接待礼仪等专业知识和技能,才能在工作中如鱼得水.总之,行政秘书要不断加强学习,改善知识结构,提高业务水平,从内心深处增强工作执行的自觉性,并带动其他行政管理人员向专职化发展,保证高校各项工作高效运转.
2. 加强制度建设,增强执行的规范性.
明确权责是有效执行的保证.执行力涉及工作目标确立、计划制订、方案实施、效果考评、整改落实等环节,需要从制度流程上加以规范引导,避免因职责不清而出现推诿、工作脱节和撞车等现象.这就要强化日常管理,把工作制度化,完善程序,规范流程,理顺关系,明确工作职责权限；对工作科学分解和量化,责任到人,分工协作到位,明确责任追究.同时,要强化跟踪落实、检查督促,增强制度执行的有效性,做到各项工作有布置、有落实、有检查、有结果、有反馈.此外,建立以德、能、勤、绩为核心的量化目标考核机制,引入竞争和奖励机制,将个人发展和工作任务完成情况结合起来,鼓励先进、奖优罚劣,最大限度调动行政秘书工作积极性,提高工作效率,提高岗位执行力,促进高校工作质量整体提升.
3. 强化责任意识,增强执行的主动性.
意识是行动的先导.加强执行力建设,必须强化行政秘书的责任意识,培养敬业和奉献精神.一是要让行政秘书增强职业意识,以认真细致、尽职尽责的态度投入工作.行政秘书工作涉及面广、任务繁重,要确保工作不出纰漏,就必须有高度的责任心和使命感,认真细致、扎扎实实加以落实.行政秘书要切实认识到,行政管理工作与教学工作具有同样的重要性.二是要主动调查研究.由于平时事务繁忙,行政秘书很少主动开展调查研究.加强调查研究,挖掘有价值的深层次信息,可为领导科学决策提供有力支撑,也便于寻找贯彻执行的突破口,找准推进工作的具体措施,使工作执行准确到位.三是要顾全大局,敬业奉献.高校行政秘书工作带有较强的服务性质,服务就意味着奉献,有时需要加班加点,有时需要牺牲个人利益,没有奉献精神,服务工作是做不好的.立职、敬业爱岗、埋头苦干、乐于奉献,既是一种美德,也是行政秘书的责任所在.
4.强化时间管理,增强执行的时效性.
高校行政秘书只有有效管理好时间,才能在工作中占据主动,促进工作高效优质执行到位,不至于陷入事务堆中不能自拔.一要合理安排时间.紧扣部门工作职责,做好每天每周每月每个阶段的工作预见和安排,列出任务清单,明确完成时限和关键节点,做到忙而不乱、紧张有序.二要掌握好工作的节奏.善于把握和分清工作的轻重缓急,不把时间浪费在毫无意义的事情上,而是把最宝贵的时间花在关键问题上,以提高工作绩效.突发性事务要快速反应和处置,不拘泥常规,不拖泥带水.三是充分利用时间.要围绕学校发展大局,腾出时间主动谋划和思考学校人才培养、学科建设、校企合作等工作重点,及时搜索教育教学改革、学科建设等方面有价值的信息,主动快速地为领导决策以及师生所急所需提供优质、高效服务.
5.鼓励开拓创新,增强执行的有效性.
行政秘书作为综合性、服务性岗位,面对学校办学思路、措施的调整变革,必须适应变化、反应迅速,突破思维定势和陈旧思想.一是创新管理理念.日常工作中勤于思考,积极探索高等教育管理规律,勇于实践,善于以不变应万变,将无序变有序,化复杂为简单.要完善以创新为导向的工作评价和激励机制,调动各方面积极性,推动各部门协同配合.二是创新管理方式.探索工作的新思路、新方法,不足的地方积极加以改进,不合理的工作流程和不合时宜的工作方法适时大胆建议领导加以改进.遇到新问题,不急于回避,而要积极应对.三是创新管理手段.随着信息化和办公自动化的不断发展,行政秘书要学会利用现代化的工作手段来完成繁重的工作任务,以适应新形势和新任务的高要求.
6.加强文化建设,增强执行的持久性.
加强高校秘书文化建设,一项重要内容就是将各种好的制度、价值观念、信念及行为规范不断实践和延续,并逐步内化为行政秘书自觉的思维惯性和行为惯性.有了良好的执行文化,更容易凝心聚力,形成团队共同的奋斗目标和积极向上的氛围,也更能激发行政秘书的积极性、主动性、创造性,同时自觉抵制不良风气的产生和侵扰.从加强执行文化建设的层面来理解行政秘书工作定位、明确目标任务、工作要求,执行力才会更持久.执行文化需要团队共同打造,要在行政秘书队伍中坚持有令必行的工作准则.行政秘书对上级交办的任务要竭尽全力、不折不扣地完成,坚持高质量、高效率的工作标准,形成主动负责、勇于担当、雷厉风行、追求卓越的执行作风；在秘书队伍中要重视培育和发展团结协作、锐意创新的文化氛围,倡导爱岗敬业、奉献发展的敬业精神,形成信守承诺、顾全大局的良好品格,凡事以学校为先,以大局为重,将各项任务执行准确到位,为推动学校建设发展做出自己的贡献.
参考文献：
［1］翟晓南.信息化时代高校行政秘书综合素质培养［J］.传承,2010（7）.
［2］黎宛宣.试论高职院校系部行政秘书的执行力［J］.经营管理者,2015（18）.
（作者单位：广州工商学院）
执行力论文范文结:
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1、执行摘要