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机关档案管理信息化建设的实践分析

摘　要：信息化时代已经到来,在全新的时代背景之下,以往单一和过于传统的档案管理策略已经无法与如今的机关档案管理要求相符,同时也无法为机关单位的可持续性发展提供强有力的支撑.改革传统的机关档案管理方法已经成为了新时期必须处理的一项问题,而解决该问题的重要突破口,就是要全面推进档案管理信息化建设,引入大量的信息技术,构建一个完善的信息管理系统,保障档案管理的效率与质量.

关键词：机关　档案管理　信息化　实践方法

机关档案管理在单位的稳定持续运行进程当中占据重要地位,档案管理工作的实施成效能够直接体现出单位的运行成效,所以必须要从根本上重视档案管理工作.但随着时代的发展和先进技术融入水平的提升,档案管理信息化已经成为了必然趋势,也成了机关单位稳定持续发展不可或缺的条件.新时期机关单位要树立改革意识,指导档案管理人员主动投入到档案管理信息化建设当中,为机关单位的高效运转打下坚实基础.

一、树立信息化管理意识

在科技迅猛发展的新时代,信息化管理已经成为了机关单位运作发展的重要趋势,而档案管理作为单位长远运行的重要保障,也要在信息化建设方面进行积极探索.要想提高机关档案管理信息化建设水平,将智能化和信息化工作进行全面推进,首要条件就是要树立信息化管理意识,秉持正确的管理理念,用正确的思想指导档案管理的实际行动,规范档案管理行为.第一,机关单位领导要更加细致,全面的认识信息化管理,明确新时期加强档案信息化管理的必要性和重要意义,并在此基础之上,有效提供和创造多元化的有利条件让的信息化管理得以推进,而且是要在人员配置和资金支持等方面给予有效保障,为档案信息化建设目标的达成创造良好条件.第二,机关单位领导还要做好信息化管理意识的宣传工作,使得单位全员都能够正确认识到信息化管理是必然趋势,有助于推动档案管理创新,以便主动积极的投入到信息化建设当中,用正确思想指导实际行动.

二、建立信息化管理系统

机关档案管理信息化建设除了要得到领导重视,以及全员的支持和广泛参与之外,还必须要构建一个功能完善和细节健全的信息化管理系统,以便利用这一平台进行档案信息资料的妥善处理,有效解放人力的同时,提升工作效率和质量.信息化管理系统建设,必须要从单位档案信息管理的需求出发,完善该系统的功能和操作方法,同时做好信息化管理系统安全运行的保障工作.第一,积极开发与机关单位档案管理需要相符的信息化管理平台,对各项软件程序进行有效的开发和更新,同时还需要对各项硬件设备进行维护和管理.第二,结合机关档案管理工作对于安全性和保密性的要求,加强对信息化管理平台的防火墙建设,完善安全加密工作,建立起坚实的技术加密屏障.

三、完善有关的规章制度

机关单位的档案管理信息化建设要想真正取得实效,并不是一蹴而就的,需要在实际工作当中不断的总结经验,还需要结合单位档案管理的变化进行相应的调整,更是需要来自制度规章方面的根本保障.在漫长的信息化建设过程中,完善的规章制度可以起到规范档案管理实践的作用,与此同时还能够优化档案管理秩序,为各项档案管理工作的开展和落实提供根据.在规章制度建设,当中必须要力求完整,以便更加全面的对信息化管理工作进行保障与支持,通常情况下,必须要包含电子档案的收集归档制度、纸质档案转化制度、电子档案的查询保密制度等,真正发挥制度的抓手作用,保证机关单位档案管理的规范化和信息化发展.在制度建设完成之后接下来就需要完善相关保障措施,确保各项档案管理制度能够落到实处.其中特别是要注意建立激励机制和奖惩机制,要求档案管理人员能够严格依照制度办事,对于违反规章制度的必须要严肃处理,对于在这一过程当中表现优良的人员还要给予相应的奖励.

四、提升工作人员的素质

档案管理人员的素质和能力是他们能正确处理好机关单位各项档案信息的关键,要想从根本上提高机关档案管理信息化水平,让档案管理工作更上一层楼,其核心在于全面提高档案管理人员的综合素质,充分发挥他们的主观能动性,使其在信息化建设和规范化管理方面作出更多贡献.第一,定期组织教育培训工作,专门对档案管理人员进行业务能力、专业素质以及信息化素质的培训指导,鼓励他们在实际工作当中加强对信息技术和设备的应用,在接受专业化训练的同时,还要做好自身训练与学习.第二,开展多种形式的职业道德素质教育活动,提升工作人员的职业道德素质,使得他们能够将爱岗敬业、认真负责等优良品质在实际工作当中得以落实.

总而言之,积极推动机关档案管理信息化建设是机关单位实现自动化办公,推动各项工作高效化和智能化的重要举措,更是优化机关单位改革的重要措施.机关单位要加强对信息化时代特征的分析,主动将计算机信息技术应用到档案管理过程中,并且注重树立信息化管理意识,建立信息化管理系统,完善有关的规章制度,提升工作人员的素质,保证信息化档案管理的全面落实.

参考文献：

［1］夏伟.机关档案管理信息化建设探析［J］.办公室业务,2016(10):58~59.

［2］潘亚丽.信息化时代机关事业单位档案管理的创新［J］.办公室业务,2015(4):118~119.

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