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试议农业科研院所档案信息化建设
摘 要：信息技术的高速发展使档案从封闭的内部资源逐渐演变为可供社会利用的开放性资源,农业科研院所承担着全国农业科研成果转化及科技服务的重要职责,如何加快档案信息化建设,利用档案资源更好的为农业科技发展服务成为农业科研院所亟待解决的问题.本文从档案信息化的内涵出发,针对农业科研院所档案信息化建设的现状及建设中遇到的瓶颈,提出有针对性的建议.
关键词：农业科研；档案信息化；数据库；数字化
随着信息技术的迅猛发展,局域网、互联网已经成为信息交流最便捷、快捷的途径.档案,从传统意义上完全封闭式的内部资源逐渐演变为可供社会利用的开放性的信息资源.农业科研院所承担着全国农业科研成果转化及科技服务的重要职责,近年来,随着各个领域大量数字化资料的产生,各农业科研院所也在逐步摸索、加快档案信息化进程.然而,传统档案的管理无论是硬件设备、规章制度、管理体制,还是人员结构、工作方式等都不适应信息化建设的要求.因此,如何把握契机、合理改革,通过信息化建设推动档案事业的跨越式发展,使之更好地为农业科技发展服务,成为农业科研院所亟待解决的问题.
一、 档案信息化的内涵
开展档案信息化建设,首先要了解其内涵.档案信息化建设是在档案管理活动中,全面运用现代信息技术,获取、处理、存储、保管、开发利用档案信息资源,逐步实现档案资源数字化、管理标准化、服务快捷化、信息共享化的过程.或者说,档案信息化是指档案管理模式从实体保管为重点向信息化服务为重点转变的过程[1].
根据档案信息化的内涵,以及档案信息化建设的实践,分离出档案信息化建设的六个基本要素,即：档案信息资源的建设、档案管理基础设施的建设、应用系统的建设、标准规范的建设、信息安全保障体系的建设及人才的培养.
二、农业科研院所档案信息化管理的现状
农业科研院所承担着为国家农业发展提供技术支撑的重要使命,在日常的科研、生产、管理各项工作中产生了大量的纸质及电子资料,为了管理好这些档案资料,各院所除了成立专门的档案室,配备档案管理人员外,各科研、会计、基建等各部门也一般配备的档案管理员,管理本部门的档案.所保管的档案基本都经过规范化整理,编制了案卷目录、卷内目录、专题索引的检索工具.部分走在信息化建设前沿的科研院所已初步实现了办公自动化,除了管理档案目录,能通过数字化的手段对全文和多媒体信息档案进行管理,并在自己的门户网站和OA系统上对部分档案进行资源共享.部分单位由于日常工作、经费、人员等各方面的限制,信息化建设水平较低,档案管理工作还停留在手工或仅限于管理电子目录信息的阶段,文件的全文管理尚处在起步阶段.总体而言,农业科研院所的档案信息化建设在实践中遇到的问题主要有以下几方面：
（一）对档案信息化建设认识不深,重视程度不够
由于人员编制的限制,农业科研院所的档案管理工作人员往往身兼多职,除了专职管理员,管理员的工作侧重点往往并未放在档案管理上,对档案工作未引起足够的重视.有的单位虽有意向开展档案信息化建设,但对于如何充分利用现代信息化手段规范管理档案缺乏清晰的思路.
(二)缺乏统一科学的管理办法和标准规范
对于处于档案信息化建设起步阶段的大多数单位,对工作中产生的电子文件虽有保存,但由于各个科研、管理部门产生的电子文件格式结构不统一、不兼容、无法转换,难以进行有效的管理,加之没有选择合适的适合长期保存、备份电子档案的合适的载体,造成人力、财力和信息资源的浪费.因此,必须尽快制定信息化档案管理工作规范和标准,这些规范和标准不仅制约单位档案管理部门,对档案形成各阶段的文件也要发挥作用.
（三）应用系统的研发、采购遇到瓶颈
对于一个农业科研单位,单独研发一个系统且专业的档案管理软件困难很大,一是研发耗时长久,二是既懂网络、计算机技术,又懂档案知识的专业人才非常欠缺.如从研发公司购买软件,也存在经费、信息安全、软件功能、供应商资质等各种问题的限制.无论采取何种方式,各单位应按照自己的实际情况,按照经济适用、功能齐全、安全保密、操作方便等原则来决定.
(四)数字化档案的真实性、可用性、安全性有待加强
（1）电子文件容易被更改,且更改后不留痕迹,容易被复制,复制后分不清原件与复印件.因此,电子文件的真实性和法律效力受到了质疑,并且国家对电子文件是否可以作为证据没有做出明确的规定,一旦需要电子文件的凭证作用,又必须借助纸质档案.因此,在进行档案信息化的同时,纸质档案的收集、整理也必须同时进行,无形中增加了档案工作者的工作量,也使数字化档案的价值缩水[2].
（2）由于目前电子文件主要使用光盘、硬盘等载体进行保存,保存时间远不及传统的纸张长久,因此,每隔几年,数字化档案就要更换新的载体,而且光盘、硬盘容易受外界干扰,稍不注意保管就会导致数字文件不可读.因此,如何选取合适的适合长期保存的载体也是档案信息化面临的一个主要问题.
（3）网络的开放性对档案信息化建设的安全保密提出了更高的要求,档案信息化建设的一个重要工作就是建立数字档案馆和相关网络平台[3],由于农业科研院所目前没有一个统一的数据库管理系统和计算机网络系统的安全标准,任何利用病毒程序档案、篡改档案信息、删除档案的行为都会使单位的档案信息化建设遭受毁灭性打击,因此,加大技术投入力度,确保信息安全也尤为重要.
三、农业科研院所推进档案信息
化建设的建议
针对以上问题,对农业科研院所如何更有效地推进档案信息化建设提出几点建议.
(一)理清工作思路,确定阶段目标
档案信息化能够利用现代信息技术,充分提高档案工作管理水平,使档案能够被更加便捷地检索和利用,是档案管理工作的必然趋势.农业科研院所要提高思想认识,理清工作思路,把档案信息化建设列入单位的总体规划,确定档案信息化工作的长期和短期目标,分阶段、有计划的实施信息化建设工作,促进单位档案实现现代化管理[4].档案信息化分为以下四阶段：
一是起步阶段,建立目标数据库.大部分农业科研院所档案信息化建设都处于起步阶段,这个阶段主要工作有：确定单位档案隶属信息化管理的范畴、档案机读目录标准的制定、编目检索软件的研制和采购、目录数据库的建立和充实.
二是准备阶段,逐步实现全文数字化.这个阶段的主要工作有：纳入信息化管理范畴的传统档案进行原文信息数字化转换,文档、图片、多媒体等各种类型档案信息归档标准体系的建立、综合数据库的建立、研究网络环境中档案信息的利用方法、档案信息网络平台的建立.
三是发展阶段,完善各类电子文件.主要工作有：进一步完善信息化档案标准体系,对已形成和新形成的电子文件按标准整理归档、完善包括档案信息安全、利用服务在内的各项规章制度、研究电子文件的长久保存的方法、确保电子文件的真实性、可用性.
四是成熟阶段.实现存量档案数字化、增量档案电子化,档案信息化管理工作流畅,档案利用率和工作效率大大提高,实现信息资源共享.
（二）转变工作方式,强调分工协作
档案信息化建设的一个主要目的就是利用现代信息技术改进档案管理的流程,实现各业务环节的自动化管理,使之标准化、高效化.没有实现办公自动化的农业科研院所首先要研发单位的OA系统,已初步实现办公自动化的院所要改进原系统,在档案信息网络平台建立后,建立其与OA系统连接的内部网络,确保实现信息共享和电子文件的网上归档.另外,由于农业科研院所日常工作形成的档案存在多样性、专业性、分散性的特点,信息化建设需要各部门分工协作,科研、管理工作中形成的纸质材料、电子文件、多媒体资料要严格按照统一的标准规范,确保归档后能够被有效的搜索和利用.部门档案的信息化管理水平应列入年终绩效考核指标.
(三)加强技术研究,确保信息安全
信息安全体系对于档案信息化建设尤为重要,农业科研院所要加大理论研究和技术研究的力度,提高抵御信息安全风险的水平,建立高效、安全的档案综合性数据库和网络服务平台.首先要保证局域网与外网有效隔离,其次要逐步完善档案信息安全管理制度,严格档案查询手续,再者要加强技术防范,对于提供公开查询服务的档案要采用防火墙、身份认证和密钥管理等安全防护措施,确保档案信息系统的安全运转[5].
(四)提高职业素质,重视人才培养
随着工作方式的转变,人员结构也随之变化,各部门档案管理人员、网络和数据库维护人员、数字化档案服务人员等将成为档案信息化工作的中坚力量.这就要求各单位要加大对档案业务人员新技术、新设备、新方法的培训,把档案信息化相关的计算机应用知识、数字化技术知识、网络管理知识等列入单位培训计划,同时提高业务人员的职业素养,加强思想政治教育和保密教育,提高信息安全的责任心和执行力,对查询电子档案信息的,要加强身份认证,做好数据备份,防止失、泄密的发生.
档案信息化建设历时长久、任务艰巨,农业科研院所在实施的过程中要坚持科学性、前瞻性、实用性的原则,明确重点、分步实施、有序推进,建成数字化、标准化、网络化的档案信息资源管理和利用系统,推动档案事业的跨越式发展,为农业科研各项工作提供更高效的服务.完
作者简介：张蔚蔚（1983-）,女,硕士,助理研究员,研究方向：档案、人才管理
通信作者：吴洁（1974-）,男,硕士,副研究员,研究方向：人事管理
[1] 葛红. 企业档案信息化建设的实践与思考[J]. 档案学通讯,2011（1）：92-94.
[2] 石淑芬. 档案信息化和档案信息化建设的思考[J]. 科教文汇（下旬刊）, 2012（4）：193-194.
[3] 许惠玮. 论档案信息化系统存在的问题与对策[J]. 办公室业务, 2014（3）：193-194.
[4] 戴中秋,赵宁燕. 档案信息化建设中的数据管理[J]. 档案建设,2012（3）：23-25.
[5] 项静瑶. 浅谈事业单位档案管理信息化建设[J]. 科技资讯,2013（30）：201-216.
信息化建设论文范文结:
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