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刍论医院档案资源利用价值的发挥
摘 要医院档案是医院在医疗、教学、科研等业务实践活动中形成的具有保存价值和重要意义的原始记录,是宝贵的财富,只有加强档案管理工作,更好地发挥档案利用价值,才能有利于领导更好地制定发展决策,使档案资源为医院的发展建设提供参考依据,推动医院的医教研工作.本文围绕档案利用的重要性,分析档案利用工作中存在的问题,提出了发挥档案利用价值的几点建议.
关键词医院档案管理利用
医院档案是指医院开展医疗、教学、科研等各项业务活动中的真实记录,全面反映着医院历年经营和管理工作的重要内容.纵观档案管理的材料收集、整理、归档、保管等各个环节,都是为了实现档案管理的最终目的———档案利用.发挥档案资源作用,做好医院档案的开发,既是各级医疗卫生机构档案管理工作人员的职责和任务,又有利于提高医院管理的科学化水平,推动医院各项事业的发展.
1 医院档案利用工作的意义
1.1 档案利用是医院发展对档案管理工作的基本要求
档案作为医院发展过程中产生的重要的信息和资源,档案工作的管理水平对医院的整体发展建设起到至关重要的作用,做好档案的利用工作,是档案信息资源在医院各项工作中树立主动权和重要地位的关键.以计算机和信息技术为主导的信息革命,已势不可挡地推动了整个信息业的发展,向每个信息部门提出了严峻的挑战.档案部门作为信息资源的重要组成部分,也必须高度重视,积极应对,通过相应的对策,服务于医院现代化发展的方向,以崭新的面貌满足医院信息发展的要求,反之就无法适应医院的发展,无法发挥档案信息应有的作用,由此可见,档案资源的利用符合医院发展的要求.
1.2 档案利用是检验档案工作成效的必要环节
档案工作按性质分为两部分：一是基础工作,包括档案的收集、整理、鉴定、归档、统计、保管等环节.二是提供档案使用工作.档案利用与各项基础工作,构成了档案管理工作的全部内容,其中档案利用工作处于主要地位,具有重要意义,对档案工作的整体发展具有决定性的影响.档案利用工作建立在基础工作之上,是基础工作的集中体现,同时又是对基础工作的推动和检验.
1.3 档案利用有利于推动医院事业的发展
档案是对医院各个历史时期的重要事件、重要工作的真实记录,是医院在过去、现在及未来发展过程的信息纽带,是医院的宝贵财富.可以说,发挥医院档案的利用价值,是医院现代化管理的重要内容,加强医院档案利用工作,有利于进一步实现优化医院资源配置,降低运行成本,提高医院的服务质量和工作效率,推动医院的发展和建设,为广大人民群众提供更好的医疗服务.
2 档案利用工作中存在的问题
2.1 传统的档案利用模式不适应医院现代化发展形势的需要
在这种模式下档案利用只是被动服务,利用渠道或手段单一,加之档案保管人员服务意识淡薄,服务思想不坚定,缺乏责任感和奉献精神,工作懈怠,不能根据医院发展要求主动提供档案利用服务,导致档案利用的效率大打折扣,档案资源的价值得不到最大化的开发利用.
2.2 档案科基础工作薄弱,档案管理制度不健全,无法充分开展档案的管理和利用工作
档案科的基础工作包括档案的征集、接收、整理、鉴定、统计、编目、保管以及技术保护、熟悉馆藏等一系列环节.这些大量的、经常性的工作,也是档案科最根本的工作.很多医院的档案管理制度不够完善,且相对落后,造成档案收集、整理、鉴定、保管等基础工作出现严重问题,致使档案资料残缺不全,杂乱无章,档案利用工作成为了无源之水,无本之木.同时编研工作基本处于“室内资料室内编”的旧模式,缺乏时效性和创新性,不能适应医院发展的需要.2.3 档案提供利用方式单一
档案工作是一项综合工程,包含医院医、教、研等方方面面的工作,而传统档案工作现有的服务方式非常单一,提供档案信息的方式和手段也较为落后、被动,档案管理者通常就是待在档案室里“等客上门”,这种陈旧的守摊利用方式极大地限制了医院广大医务工作者和利用人员接触并获取利用档案资料信息的时间和空间,抑制了大家选择利用档案资料的主观能动性和积极性.因此转变服务理念,树立服务意识,为广大医务工作者做好服务工作是我们当前应解决的重要问题.
2.4 档案利用存在便利性、层次性、多样性不足的现况
一是医院档案室藏档案内容结构单一,主要面对行政部门人员,无法满足医院不同业务人员的需求；二是档案分类不严谨,不规范,一定程度上也造成了部分同类档案的保管混乱,不方便查询：三是缺少先进的档案检索工具,虽然已出现并广泛使用了计算机检索．但是由于很多医院还没有建立档案数据库和使用档案管理系统软件,因此能够用于计算机检索档案的比例还很小,大多档案还在依靠手工检索；四是很多医院档案信息资源建设刚刚起步甚至完全没有开展,造成档案信息资源难以快捷、准确地检出并提供利用,使实际档案利用工作与档案利用便利需求产生了较大的落差．难以满足广大医务工作者的需求.
3 如何做好档案利用工作,充分发挥档案资源的作用
3.1 更新管理模式,提升服务意识
医院档案利用工作是面向全院所有干部职工的服务性工作.档案利用工作作为档案管理的终极目的,体现档案管理各项工作的全部成果,而且直接为医院的具体业务活动服务.档案管理人员要更新服务模式,改善服务态度,提升自身素质,树立服务一线、以人为本的理念,紧紧围绕医院发展的需求开展档案管理工作,使档案资料“起死回生”,充分发挥档案资源的利用价值,实现档案管理助推医院事业发展的作用.一要主动工作.首先要求档案管理人员树立责任意识和敬业精神,端正工作态度,主动摸索档案管理工作的规律,更加规范、科学地做好档案管理工作；其次档案管理人员要掌握一定的专业知识,学习、掌握计算机多媒体等先进技术,提升业务水平和工作质量,能够利用档案信息管理软件对档案进行科学、有效地管理.二要主动服务.首先主动联系全院各科室,做好档案宣传工作,让各类人员切实体会到档案收集、归档的好处,更好地提升档案管理工作的有效性；其次,积极为各科室提供档案资料的查阅、利用,配合相关人员做好归档、查档工作,并做好科室对档案工作建议及要求的记录,从而进一步改进和完善档案管理工作,充分发挥档案工作为医院发展服务的作用.
3.2 完善档案管理制度建设,做好档案建设基础工作
这其中包含两个层次,一是基础业务建设.随着档案价值的不断提高,档案利用对于档案收集、分类、归档等基础工作提出更高的要求.基础工作做不好,资料收集不齐全,整理不系统,保管不科学,鉴定不准备,就会影响利用工作.因此开发档案利用价值,必须完善档案制度体系建设,实现档案收集、整理、归档的规范化、常态化、科学化,将分散各处的有价值、准确性的信息和资料,及时整理形成宝贵的档案资源,只有基础业务工作做扎实,才能更好地推进档案利用工作.二是做好档案室的基础设施建设,档案室基础设施设备的建设和配置,是档案安全保管和有效利用的物质保障.所以医院领导应该重视档案管理工作,严格按照有关建设,加大对档案室相关设施设备的建设和经费的投入,努力把档案室建成集档案安全的保管基地、医院文化服务品牌的教育基地和档案信息的服务中心,使其成为建设规范、系统完善、设施先进的现代化档案馆,体现医院档案管理工作科学、现代的特点.
3.3 提高档案编研水平
档案编研是档案工作中的一个重要环节,是档案室主动地、系统地、广泛地提供利用服务的一种有效方式.做好档案编研,要做好以下工作：一是围绕医院中心工作,贯彻以编为主、研究为辅的方针,注重实际,讲求实效,明确选题,提高编研工作的针对性；二是档案编研工作是将大量实物性档案资源转化为可以利用的信息资源的制作过程,因此档案编研成果结合医院实际,突出行业特色,使广大利用者看到档案的价值所在,是档案编研工作的出发点和归宿.3.4 完善档案基础设施条件,实现档案管理工作的信息化档案工作的信息化主要是指档案管理模式由实体保管向数字化信息转变的过程,这种新模式需要完成档案信息的收集、整理、保存和提供利用等一体化,从而实现档案信息资源最大化利用.一是科学规范地建设档案信息化管理系统,利用现有的信息管理系统,选择功能多样化、兼容性强的专业档案管理软件,最大化实现档案信息化管理系统与办公信息化系统的兼容,建立档案管理工作网络平台,进一步提高电子档案资料的存档、使用和共享频率,提高医院各类档案信息在管理系统中的利用效率.二是合理高效地使用档案信息管理系统,实现信息共享,为医院提供全方位、方便、快捷的检索查询以及网上服务.档案室是各类信息的集散中心,具有信息收集和传播的优势.档案管理工作网络平台是一个开放的系统,是提高和完善档案利用工作的一项有效措施,是现代化档案管理工作的发展趋势.档案信息化管理系统作为医院的基础设施之一,它不仅能够实现信息资源共享,加强和完善各科室之间工作的合作和协调,还能够及时有效地提供各种类型和层级的信息利用服务,促进档案室信息服务的全面发展,为档案管理工作提供了一个更为广阔、高效的发展平台,摒弃了传统档案管理模式的弊端.因此,医院应加大在档案管理工作信息化方面的投入,建立、优化信息化档案室和档案管理工作网络平台,将大量档案资源和档案管理工作利用信息系统进行管理和使用,实现档案信息的科学管理与开发利用,全面实现档案资源的有效利用.
参考文献
[1] 吴姝薇.医院档案利用中存在的问题及解决对策[J].赤子,2015(7).
[2] 张裕红.浅谈如何做好医院档案利用工作[J].兰台世界,2015(S4).
编辑李前锋
医院档案论文范文结:
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1、中华医院管理杂志
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