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高职院校档案管理工作中的问题和改进

文/白银矿冶职业技术学院郭昱伶

【摘要】本文主要分析了当前高职院校档案管理工作中存在的主要问题并针对性地提出改进对策和改进措施,为高职院校改革发展保驾护航.

【关键词】高职院校；档案管理；改进对策

近年来,高职教育的热度不减,对专业技术人才的需求使得侧重知识的综合运用的高职院校教育受到越来越多人的肯定和青睐,这无疑对高职院校的管理工作和教学工作提出了更高的要求.

一、高职院校的档案管理工作

学校以“教书育人”为基本任务,为保障教学活动的正常开展和完成教学目标任务,需要政务、后勤等多部门的共同支持,是牵涉多方的综合性教育体.随着现代教育的不断发展和国家对不同阶段教育任务的政策调整,高职教育呈迅速发展之势,为社会、企业等提供了大量的专业程度强的技术人才；高职院校在发展过程中,要“理性地认识实力与硬条件适配、外援压力与内生动力并重、传统传承与创新改革并举、成果显现与过程积累并举并行”,以大政方针政策为纲,推动教育工作再上新台阶.

档案管理工作是学校教育稳定发展的重要保障,对高职院校来说,也要将档案管理工作当作一项重要工作来抓,对学校发展进程中的重要资料做好存储工作,并不断提高对档案的使用水平.档案管理,不仅仅是资料的保存,也要注重档案功用的发挥.根据档案存储形式的不同可以将档案分为文字档案、影音档案等,现代信息技术的不断发展极大地推动了电子档案管理工作的发展；根据档案存储内容的不同可以将档案分为基建档案、校史档案、学生档案等等,尤其是学生档案的管理工作内容量大、工作难度大.档案管理工作是伴随学校各项工作推进而进行的动态性工作,需要根据实际情况进行实时调节.分析高职院校的档案管理工作,可以从三个方面入手：一是管理的对象,即档案本身的问题；二是管理的主体,即管理者的情况；三是对管理形式的剖析,即从档案到档案管理者,这之间具体的管理渠道、方法等.

二、档案管理工作中的主要问题分析

高职院校的档案管理工作在多数院校中已被列入日常管理工作的重要一项,但在具体的实施过程中还多多少少存在口号大于行动、管理工作不到位等问题.这些问题的出现是长期档案管理工作不到位累积而形成的,同时也为高职院校下一步的档案管理工作提出了更高的要求,全面分析问题,为下一步问题的解决及对策研究提供支持.

（一）就档案本身来说,问题不少.“以基建、党务、行政、教学、财会类档案为主,其他门类的档案数量很少或基本没有,如照片档案、声音档案、影像档案、实物档案等严重匮乏”,即高职院校的档案在内容上还有待丰富、在形式上也要注意与时俱进.档案管理工作考核的另一重要标准就是档案材料的真实性、完整性,高校改革的发展鼓励个体价值的创造,难免出现一些单位或个体为了个人私利、职称评选等伪造档案材料,这是需要在档案管理工作中准确甄别、坚决杜绝.

（二）从事高职院校档案管理工作的人员及整个队伍的能力和素养都有待提高.这部分人员对于档案管理工作的好坏具有直接的决定作用.现阶段,高职院校从事档案管理工作的人员在档案管理专业知识和资料管理工作综合素养方面都还欠佳,有的是对档案管理工作本身认识不充分,认为只要把材料保存好就可以了,而对档案内容并不了解；有的是在工作方法上不注意学习、比较落后,从而影响了整体的工作效率；还有的档案管理人员职业素养较低,应付工作、敷衍了事,这些因素都使得高职院校档案管理工作质量低、效率低.

（三）管理方式和方法方面的欠缺也是现阶段高职院校档案管理工作面临的一大问题.一些院校还是老思路、老方法,档案的存储形式单一,对于档案的进一步使用及作用的发挥极为不利；还有些部门及单位在档案的查找及调用等方面手续繁琐,或者因信息量比较多而影响了档案调用的效率,这些都是高职院校在下一步的档案管理工作中应努力克服的.

三、改进档案管理工作的对策研究

（一）各院校及相关教育部门要在制度上做好保障工作.建立并逐渐完善档案管理的各项制度,从档案的内容管理到使用管理等,事无巨细、做到全覆盖；在制度建设的基础上,“各单位要严格执行档案工作制度,使档案管理规范化、标准化、制度化,同时要根据各单位的特点,创新适合本单位特点的管理办法”,在遵循基本原则的基础上灵活形式、创新管理.

（二）全面提高档案管理工作人员的档案管理能力和职业道德修养.在思想上高度重视档案管理这一工作对象,学习、掌握档案管理相关知识并运用到自己的工作实践中去；在日常工作中能够严格落实各项规章制度并能就工作中出现的问题及时想出解决的思路和方案.

（三）要与时俱进,更新档案管理的方式方法和手段.加快推进档案管理工作的数字化、信息化建设；计算机网络技术的进步不仅能够存储海量的资料信息,而且在档案的搜索、查找上具有得天独厚的优势；档案资料既要做好电子版的存档工作,也要注意更新档案存储柜、资料夹等物质载体,保证档案存放不受损害,同时在调用时能够方便、快捷.

四、结语

档案管理工作是高职院校日常工作中一项常态性、动态性的工作,针对工作中出现的问题要积极应对、及时解决；各院校既要有完善的档案管理制度和实施方案,也要在工作中注意总结经验、不断创新,全面做好档案管理工作.

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