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档案信息化在企业中的应用

［摘要］随着社会的快速发展,信息化建设工作已经在企业的发展建设中得到了全方位的体现,信息化建设为企业的管理带来了工作开展的创新思路和创新形式；档案管理是一个企业内部建设的重要组成部分,信息化技术的应用让企业的档案管理更加的方便快捷,助推着企业的快速发展.

［关键词］企业；档案；信息化建设；实践应用

doi:10.3969/j.issn.1673-0194.2018.05.074

［中图分类号］F270.7；G270.7［文献标识码］A［文章编号］1673-0194（2018）05-0180-02

0引言

现代化高新技术的发展,为企业更好地发展提供了更多的机会和路径.一个企业的发展是离不开档案管理工作的支撑的,现代信息化管理工作的开展已经成为了企业工作开展的重要发展趋势；现阶段,我国的各大企业的档案信息化管理工作的落实、开展仍旧还存在一些问题,还需要进一步的提升.

1企业档案信息化管理工作存在的问题

企业的档案信息化管理工作是助推企业快速发展的重要动力之一,信息化技术的有效应用是提高企业档案资源高效利用的重要途径；在信息化时代,为了能够保证企业信息化资源的利用效果,通过对档案信息化的技术应用能够确保档案信息实现数字化和自动化,让相关的信息资源得到更好的利用.

1．1企业管理层缺乏对档案信息化建设的认识

随着国际市场日趋激烈的竞争,很多的企业在发展过程中都迫切需要应用现代化的档案信息管理方式来改变传统的档案管理模式,通过提高现代企业的管理水平来适应多变的现代市场环境.档案管理工作作为企业管理工作中重要的基础性工作,它的及时性、准确性以及全面性能够将企业的原始数据资源信息准确地提供给企业发展的决策者,方便决策者能够在第一时间做出适当且有效的决策,来提升企业的应变能力.所以说,只有运用好现代化的档案信息化建设工作才能够真正地提高企业档案管理水平,才能够跟得上市场变化的步伐,才能够提升企业的应变能力.

企业的档案管理如果存在着问题,那么就一定会影响到企业的管理系统,同时也会影响到企业管理职能的作用发挥,档案信息化建设工作既是现代化科学技术发展的必然选择,同时也是企业现代化管理的需要；档案建设工作是一项非常复杂的工程,对于档案管理工作的改革创新需要一个漫长的过程,需要长期进行细致的调研分析,在实践操作中不断地进行完善,在工作方式方法的研究过程中,必须要长期地坚持实用性和时效性才能够符合企业的管理发展,只有将现代化信息建设工作的思想纳入到企业发展之中,才能够实现企业档案管理工作的历史性转折,有效地提高档案信息化建设的速度并与现代化企业管理发展保持同步,更好地为企业的发展提供方便、快捷、准确的档案服务工作.

1．2企业管理层缺乏对档案信息化建设的重视度

对于企业的发展,很多的企业管理者对企业的档案建设工作并不重视,对于企业档案信息化建设工作缺乏重视和支持,也正是因为缺乏重视和支持致使很多的管理工作很难能够落到实处；由于企业对档案信息化建设的重视度不够,导致认识不足,就使得很多的档案信息化建设工作的执行都很难得到相关领导和部门的配合,一些有关档案管理工作的开展效果也不理想,严重制约和影响着企业的发展.

1．3企业管理层对档案信息化建设的资金投入有限

对于一部分企业在档案信息化建设工作中投入的资金不够,使得很多有关档案信息化的硬件设施无法得到及时的更新维护,资金的匮乏致使工作的开展受到了阻碍,使得一些工作很难能够有效的落实,很多的企业管理工作以及工作的创新开展思路都停止在想法的初期,使得很多的工作其效率都非常低.

1．4企业的档案信息化管理建设工作存在安全隐患

在企业的档案信息化建设工作中,安全问题是必须要引起企业重视的.有一些企业对于档案的安全不够重视,很多档案管理工作人员的业务操作不够规范,对于档案数据信息的保护存在很多的缺失,对于档案的信息管理严重缺乏科学有效的设计方案,对于因操作失误而造成的信息丢失就很难对其进行数据信息的及时回复,这对于企业的档案管理工作来讲是非常严重的影响,其后果是不可估量的.

1．5档案管理人员的专业水平有待提升

对于目前的一些企业来讲,很多的档案管理工作人员没有接受过专业的培训,专业人员的结构比例不均衡,人员比例相对过高.档案管理人员对于现代化信息技术的了解和认识不够到位,很多的工作开展仍旧是采取手工操作形式,致使很多的系统和软件在使用和操作过程中都存在着失误,信息化的工作落实效果欠佳.

2现代化企业档案信息化建设的应用研究

企业档案信息化建设工作的实践研究需要专业的技术工作人员进行实践操作,这项工作的开展对于工作人员的专业素质、综合素养的要求非常的高.新时期档案信息化管理工作人员必须要具备非常专业的信息化建设的综合实践能力和档案管理能力,这样才能够更好地胜任档案管理工作开展的需求.

对于档案管理工作开展的要求和新时期现代化的档案管理工作,作为企业管理领导必须要高度重视对档案管理工作专业人员的培养；工作人员对于档案管理的信息化实践操作的具体工作方法和工作要求必须要结合企业的软硬件设施的实际情况进行升级完善,积极组织档案信息化工作人员进行技术操作和理论学习,并结合企业工作开展的实际特点和档案信息化管理的要求进行工作的二次开发和优化完善,只有对档案信息化相关的软硬件配套设施进行不断的完善才能够满足企业发展的需求,才能够保证档案信息化建设工作的顺利开展.

企业在发展实践中,必须对档案管理工作的开展明确工作目标和任务,通过对软硬件设施的开发,经常与档案信息化管理的工作人员进行沟通商议,才能够设计出符合企业发展的信息软件,这样就能够更好地提高企业档案信息化管理的利用效率；企业的网络化发展,更是提高企业档案信息化资源的有效利用和资源共享效果的重要改革研究发展方向,要通过不断构建并完善企业档案信息化网络管理平台,才能够为档案信息资源的远程查阅管理提供更好的服务.

3企业档案信息化建设实例分析

本钢集团为了使集团能够得到更好的发展,基于企业的实际发展现状和企业的发展战略,在通过对公司的购销、人员薪资、办公自动化等方面进行建设的基础上,实现了公司发展的档案信息化管理；从研发开始直到今日,他们通过对软件的实践操作、系统使用情况的调查研究、对系统进行深入的研究分析、对系统的升级设计、程序的完善更新等一系列的工作开展使得档案信息化管理工作正式成为了工作发展运营的主线,实现了档案信息化管理,工作人员可以通过OA办公自动化软件对企业工作开展的资料进行系统化的数据审核、数据检验、数据检索以及对错误数据进行删除、还原及数据信息的归档工作,同时还涉及大量的工作业务往来、薪酬以及办公设备等系统的导入与检索工作,其档案信息化管理系统不仅容量庞大,而且还能够兼容支持企业更多工作的开展,同时也解决了传统企业档案管理工作中的不足.

3．1档案信息检索、查询更加的方便快捷、档案的损坏和丢失问题得到了妥善的解决

传统的档案检查、查询、查阅工作非常的费时、费力,而且在档案查找过程中非常容易出现错误,在实施档案信息化建设之后,这项工作的操作变得更加的方便,操作起来更加的简单、快捷,还省去了传统档案管理中的及时催还,对于逾期不归还档案的借阅者在系统中就能够进行提醒并将数据档案材料进行回收.

传统的档案管理全部依靠手工操作,很多的档案在保管过程中就容易出现破损和损坏情况,尤其是一些工程的图纸等破损的概率更大,实施档案信息化管理之后这些破损和损坏的问题就能够有效地避免和解决.

3．2档案信息化建设为企业科研、决策工作提供了有效的服务

企业实施档案信息化管理之后,相关的技术人员可以在档案信息化管理系统中对自己所需要的资料进行查阅,有一些档案资料实施电子化之后能够方便科技工作人员的二次开发和利用,大大地提高了企业的工作效率和企业对外的竞争力.同时也减缓了档案工作人员的劳动力,不必再耗费大量的人力、物力和财力投入到档案材料的归档、装订和管理中；科技信息是企业最宝贵且无形的企业资产,更是一个企业的核心竞争力的体现,档案信息化管理能够更好地对企业档案进行高效的利用并为企业的决策提供最佳的依据.

4结语

对于企业发展而言,档案信息化建设工作的开展为企业的发展提供了新鲜血液和不竭的发展动力,档案信息化管理已经成为了目前信息化时代背景下企业必须要关心且关注的重要内容.一个企业想要更好地发展就必须要做好信息化建设工作,才能够保证企业自身具有充足的竞争力,才能够紧随时展的步伐,只有提高企业档案管理的工作效率、提高企业档案资源的利用率才能够促进企业管理决策水平和能力的提升.

主要参考文献

［1］李新霞．论新形势下企业档案信息建设［J］．机电兵船档案,2015（4）：23-25.

［2］张伊欣．工程公司档案管理的信息化应用研究［J］．机电产品开发与创新,2015,28（6）：143－145.

［3］李曼昕．企业档案信息化建设的几点思考［J］．卷宗,2017（13）.

［4］高丹．企业档案信息化建设中存在的问题及改善措施［J］．现代国企研究,2016（10）.

档案信息化论文范文结:

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5、档案杂志