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新时公室档案管理工作的

【摘要】本文基于新时代背景,以办公室档案管理工作为研究对象,首先对新时期办公室档案管理工作存在的问题进行了分析,研究发现,办公室档案管理工作缺乏信息风险意识、档案管理组织和管理机制不完善、档案管理工作的基础设施不完善.其次,针对出现的问题提出了办公室档案管理工作的创新措施,希望能够为新时公室档案管理的信息化建设带来帮助,为全面提升档案管理水平起到积极作用.

【关键词】办公室；档案管理工作；创新

21世纪是科技快速发展的信息时代,面对新的社会发展环境,企事业单位办公环境也发生了很大变化,尤其是单位的各项管理活动,各个部门、科室之间的职责越来越细化.作为企事业单位管理活动中的一项重要工作,档案管理工作在新时代背景下逐渐由手工管理状态进入到自动化管理状态.当前,在办公室档案管理工作中仍然存在一系列问题,严重阻碍了该项工作的顺利开展.本文将通过对这些问题的分析,提出新时公档案管理工作的创新性措施.

一、新时公室档案管理工作存在的问题

（一）办公室档案管理工作缺乏信息风险意识.新时代,办公室档案管理工作的环境在信息化社会呈现出更加开放的特性,而且在管理理念上也实现了一定性的突破.但是,随着网络技术的不断发展,攻击等恶意行为给办公室档案管理工作带来信息风险.由于办公室档案管理涉及到企业或单位各个部门的重要文件,一旦受到网络或者恶意攻击,会直接导致档案文件信息出现安全隐患,尤其是对于涉及到一些机密性文件的企业或单位来说,这种文件一旦泄密将会给企事业单位带来巨大的不可挽回的损失.但是,当前很多办公室档案管理工作人员并没有强烈的信息安全意识,再加上档案管理工作内容较为繁杂,因此导致档案管理信息泄露的事件时有发生.

（二）档案管理组织和管理机制不完善.据相关调查发现,很多企业或单位的办公室档案管理缺乏构建相对独立的管理运行组织人员,而是将档案管理工作交由行政部门进行兼管,再加上档案管理工作没有实施岗位责任制,管理制度体系不健全,从而导致档案管理工作出现推脱责任、相互扯皮现象,这直接造成档案管理工作缺失.另外,在档案管理的实际工作中,很多企业或单位并没有严格按照相关的“保密”规定去执行,从而导致档案文件流失,严重影响档案的应用效率.（三）档案管理工作的基础设施不到位.档案管理工作是一种系统性的、规模较大且耗时较长的工作,需要一定时间进行系统整理和长期摸索式的开展,同时需要一定的基础设施辅助.但是,当前很多办公室档案管理工作条件十分有限,部分办公室由于没有一定的投入,而缺乏设施,最终使得档案管理工作严重不到位,经常出现档案文件缺损或者丢失等情况,而这就严重影响了档案管理工作的有效开展.

二、新时公室档案管理工作的创新措施

（一）提高档案管理工作的信息安全管理意识,加强对信息安全技术的应用.首先,办公室档案管理工作必须树立信息安全管理的意识,并提高对档案管理工作的重视程度.尤其是在信息数字化数据库的大背景下,办公室档案管理工作针对信息泄漏问题,必须指定完备详细的信息安全策略来确保档案文件和信息的安全.第一,要正确评估和分析数字化档案信息安全风险,充分了解档案信息安全的需求,并加强档案信息安全的管理和组织,从而作出科学的信息安全保障规划,有效提升档案的信息安全程度.第二,办公室档案管理部门必须树立建立健全信息安全快速应对的机制,便于科学预测有可能发生的信息安全问题,进而针对问题快速制定出应对策略,保障档案信息的安全.

（二）建立健全办公室档案管理机制并构建安全的档案信息监管制度体系.首先,完善的制度化管理机制是企事业单位管理活动正常有序进行的基础,对于办公室档案管理工作来说同样重要.因此,对档案管理工作,必须加强对有关方面管理制度和机制体系的构建,促进档案管理工作创新成果的良好实现.在档案管理机制的构建过程中,相关规章制度的制定尤为重要,必须将其纳入到档案管理工作创新体系之中,避免其流于表面形式.其次,作为档案管理机构的上层领导人,为了确保档案管理工作能够在实践中按照规章制度具体执行,其必须构建一套信息监管制度体系,从而对档案管理活动产生政策向导或者制度约束作用.

（三）加大对办公室档案管理工作方面的投入,不断完善其信息化建设的物质基础.首先,根据新时代背景下办公室档案管理信息建设的新要求,要加大对该项工作相关方面的资金投入,不断完善和优化各种设备,为办公室档案管理工作的顺利开展提供坚实的基础条件.其次,加强构建办公室档案信息化管理系统以及网络平台,将数字化、专业化档案管理作为现时代档案管理工作的目标,从而有效提升档案管理工作的效率和质量.另外,要加大对人才引进的投资力度,构建一批具有专业管理能力的档案管理人才,从而形成优秀的人才团队和良好的组织文化.

三、结语

综上所述,作为企事业单位管理工作的重要一部分,办公室档案管理工作在一定程度上影响到各项工作的顺利开展.在新时代背景下,只有提高档案管理工作的信息安全管理意识,加强对信息安全技术的应用,建立健全办公室档案管理机制,并加大对办公室档案管理工作方面的投入,不断完善其信息化建设的物质基础,才能够有效提高档案管理工作效率,并全面提升档案管理现代化建设水平.

【参考文献】

[1]刘奇.浅析如何做好当前单位办公室档案管理创新[J].科技创新与应用,2013（05）.

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